Comptabilité auto entrepreneur : Comment faire sa compta ?

Vous avez décidé de créer votre activité en auto-entrepreneur ? Sachez que vous devez tenir une comptabilité allégée et simplifiée. Cependant, même en tant que micro-entrepreneur, vous avez des obligations comptables à respecter. Voici notre guide pour vous aider !

Est-il obligatoire d'avoir un comptable / expert-comptable quand on est auto-entrepreneur ?

En tant qu'auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) vous n'êtes pas obligé de faire appel à un expert-comptable pour votre comptabilité de votre micro-entreprise.

En effet vous bénéficiez d'une comptabilité allégée et simplifiée (pas comme les sociétés). Il n'y a donc pas de bilan annuel à présenter en fin d'exercice comptable, ni de liasse fiscale à établir, mais vous devez respecter certaines règles, obligations comptables.

Comment tenir et faire la comptabilité d'une auto-entreprise (ou micro-entreprise) ? (Bilan, compte de résultat…)

Les auto-entrepreneurs sont dispensés d'une comptabilité complexe comme les sociétés. Il n'y a pas besoin d'avoir recours à un comptable ou expert-comptable, de présenter un bilan annuel de fin d'année ni d'être redevable de la TVA (sauf option). Le micro-entrepreneur doit tenir une comptabilité allégée et simplifiée de sa micro-entreprise.

Une comptabilité allégée

En tant qu'auto-entrepreneur, vous n'êtes pas obligé d'être redevable de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). En effet, le micro-entrepreneur bénéficie du régime de la franchise en base de TVA, sauf option, vous pouvez choisir d'être redevable de la TVA.

Dans le cas de la franchise en base de TVA, vous n'avez pas besoin d'établir de déclaration de TVA puisque vous ne collecterez pas de TVA sur vos ventes et vous ne déduirez pas de TVA sur vos achats professionnels.

Si vous facturez sans TVA, il faut préciser sur la facture la mention "TVA non applicable, art 293 B du CGI".

Par ailleurs, l'auto-entrepreneur bénéficie du régime micro fiscal et micro social.

Pour le régime micro fiscal : L'auto-entrepreneur choisira entre deux régimes (soit le régime classique soit le régime optionnel de versement libératoire). Le montant annuel du chiffre d'affaires brut pour les BIC ou le montant des recettes pour les BNC devra être inscrit sur la déclaration complémentaire de revenu (n°2042-C Pro).

Il n'y a donc qu'une déclaration à établir et aucune liasse fiscale à éditer (la liasse fiscale auto-entrepreneur n'existe pas). Ainsi un abattement forfaitaire sera applicable sur le chiffre d'affaires afin de pouvoir calculer le bénéfice imposable.

Pour le régime micro-social : Ce régime s'applique en fonction du chiffre d'affaires réalisé. Ainsi "pas de chiffre d'affaires, pas de cotisation". Ce régime permet au micro-entrepreneur de payer ses cotisations en fonction de son chiffre d'affaires.

Un taux de cotisation sera appliqué sur le chiffre d'affaires réalisé et selon l'activité exercée. Cependant, pour bénéficier de ce régime micro-social, l'auto-entrepreneur doit respecter un certain seuil de CAHT (Chiffre d'Affaires Hors Taxes) annuel.

Une comptabilité simplifiée

Rien de plus simple pour un auto-entrepreneur pour tenir une comptabilité simplifiée. Il suffit de tenir un livre de recettes et un registre des achats professionnels.

Tenir un livre de recettes

L'auto-entrepreneur a pour obligation de tenir un livre des recettes encaissées de façon chronologique et sans rature. Attention, ce livre de recettes doit comporter certaines obligations :

• Le nom du client, origine des recettes
• Le numéro de la facture
• Le montant de la facture
• Le mode de règlement (espèces, chèques, carte bancaire, virement…)
• Les références des pièces justificatives.

Tenir un registre des achats

Comme pour le livre des recettes, le micro-entrepreneur doit tenir un registre des achats professionnels par ordre chronologique et sans rature. Ce registre doit faire apparaître le détail des achats professionnels effectués sur l'année concernant l'activité de l'auto-entrepreneur :

• Le nom du fournisseur
• Le montant de l'achat
• Le mode de règlement (espèces, chèques, carte bancaire, virement…)
• Les références des pièces justificatives.

Le registre des achats est obligatoire pour les activités de vente de marchandises, de fournitures et de denrées à consommer sur place ou à emporter ou aux activités de prestation d'hébergement.

L'auto-entrepreneur peut choisir différentes formes et de modèle pour son livre de recettes et son registre des achats, du moment que les écritures ne sont pas modifiables une fois leur enregistrement :

• Acheter plusieurs livres comptables dans le commerce (inclut livre de recettes et registre des achats).
• Télécharger des modèles officiels
• Utiliser un logiciel comptable spécifique.

Les livres et registres peuvent être sous forme électronique. En cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de présenter des documents clairs au contrôleur fiscal.

Gardez toujours vos factures, vos justificatifs. Cela permet de sécuriser sa comptabilité en cas de panne informatique…

Ouvrir un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise

Si le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 10 000€ pendant 2 années consécutives, alors la loi indique que l'auto-entrepreneur doit ouvrir un compte bancaire dédié à son entreprise. Ce compte doit être utilisé pour :

• Encaisser ses recettes
• Dépenser pour les achats professionnels en lien avec l'activité
• Effectuer des prélèvements pour sa rémunération vers son compte personnel
• Utiliser un moyen de paiement au nom commercial de son entreprise (terminal de paiement de carte bancaire, chéquier…)
• Demander et obtenir un crédit.

Attention, ce compte ne doit pas être utilisé pour vos transactions personnelles.

Quelles sont les obligations pour un auto-entrepreneur ?

En plus d'être obligé de tenir un livre de recettes et un registre des achats, l'auto-entrepreneur a d'autres obligations à respecter.

Obligation de déclarer son chiffre d'affaires

Le micro-entrepreneur est dans l'obligation de déclarer son chiffre d'affaires de sa micro-entreprise sur le site de l'URSSAF. Il a le choix entre déclarer son chiffre d'affaires de manière mensuelle ou trimestriellement.

Même si vous présentez un chiffre d’affaires nul, vous devez mentionner 0€ sur la période concernée.

Le chiffre d'affaires à déclarer est égal à la somme des recettes encaissées, et non facturées, sur l'année.

Attention, si vous ne déclarez pas ou si vous déclarez en retard votre chiffre d'affaires, vous risquez une pénalité de 52€ par déclaration manquante.

Obligation de facturation

Lorsque vous facturez à un client, vous êtes dans l'obligation de remettre une facture à chaque vente de bien ou de prestation. Vous devez suivre les règles communes de facturation.

Chaque facture que vous éditez devra comporter des mentions obligatoires que vous pourrez retrouver sur notre article.

Nous vous proposons un outil de facturation gratuit pour les auto-entrepreneurs : facturation et registre gratuit pour micro-entreprise.

Nos conseils d'experts-comptables pour ne plus se perdre dans sa compta en tant que micro-entrepreneur

Choisir des outils adaptés

Gérer sa comptabilité sous Excel peut rapidement entraîner une perte de temps, ressource très précieuse pour un chef d’entreprise. L’acquisition de logiciels adaptés à la gestion administrative d’une société apparaît comme incontournable.

Commencez par analyser vos besoins pour suivre le développement de votre entreprise afin de déterminer l’outil numérique qui y répond :

• un logiciel de facturation pour améliorer l’émission de vos devis et factures ;

• un logiciel de gestion de trésorerie pour contrôler vos flux entrants et sortants ;

• une application pour centraliser les notes de frais de vos salariés.

Bien que vous bénéficiiez d’une exemption de la tenue d’une comptabilité commerciale, vous pouvez opter pour la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’engagement afin de mieux maîtriser l’évolution de votre activité et le patrimoine de votre entreprise. Dans ce cas, choisissez une solution de comptabilité en ligne complète qui intègre une automatisation des écritures comptables.

Faire preuve de rigueur

En fonction du régime sélectionné lors de la constitution de votre entreprise, vous déclarez votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’URSSAF pour vous acquitter de vos cotisations sociales. N’attendez pas le dernier jour pour classer vos documents comptables et calculer vos recettes.

Astreignez-vous à une routine administrative rigoureuse pour éviter toute erreur ou omission :

• Ouvrez votre courrier quotidiennement ;

• Consultez vos e-mails 2 à 3 fois par jour ;

• Vérifiez vos soldes bancaires de façon hebdomadaire ;

• Rangez vos pièces comptables après numérisation tous les mois.

De plus, pour conserver votre statut de micro-entrepreneur et le régime de la franchise en base de TVA vous ne devez pas dépasser les seuils réglementaires. Faute de quoi, vous risquez une requalification et la perte des avantages liés à ces régimes.

Conserver précieusement ses documents

La gestion de vos pièces comptables s’avère cruciale pour établir votre comptabilité et piloter votre entreprise. Mais également parce que vous devez les conserver pendant 10 ans et être en mesure de les présenter en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Anticipez les éventuelles pertes de justificatifs et prenez de bonnes habitudes dès votre première année en tant que travailleur indépendant. Effectuez une copie numérique lors de la réception ou de l’émission d’un document comptable et sauvegardez là précieusement :

• Dans un système de stockage à distance de type cloud ;

• Sur un disque dur externe.

Même si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA, gardez les factures pour les achats relatifs à votre activité professionnelle. En cas de dépassement de seuil au cours de l’exercice comptable, vous pourrez récupérer la TVA déboursée sur ces dépenses.

Faire appel à un expert-comptable

Contrairement à l’intervention des commissaires aux comptes, la loi n’impose pas le recours à un expert-comptable pour la tenue de votre comptabilité. Néanmoins, un professionnel vous apporte une plus-value pour le pilotage de votre activité.

En tant qu’entrepreneur, développer votre société reste votre priorité. Consacrer du temps à la gestion de la comptabilité vous éloigne de vos objectifs et n’assure pas la pérennité de votre business. Confier votre comptabilité à un expert-comptable vous libère de cette tâche et réduit le risque d’erreurs.

Le rôle d’un expert-comptable ne se cantonne pas à la saisie des écritures comptables, il vous apporte des conseils avisés sur la fiscalité et la législation. En tant qu’intervenant externe, il porte un regard objectif sur votre entreprise et vous accompagne dans son développement.

Pour vous aider dans la prise de décisions stratégiques, il vous fournit des tableaux de bord adaptés. Vous bénéficiez ainsi d’une image fidèle du patrimoine de votre société et évaluez sa santé financière.

Afin d’éviter toute déconvenue, assurez-vous que le cabinet d’expertise comptable est enregistré auprès de l’Ordre des experts-comptables et consultez les avis des clients avant d’arrêter votre choix.