En SARL ou SAS, la tenue d’une assemblée générale oblige la rédaction du résumé des débats dans un procès-verbal (PV) d’assemblée générale. Chaque procès-verbal doit être obligatoirement rédigé sur une feuille préalablement paraphée et cotée par le greffe du tribunal de commerce (ou un juge du tribunal d’instance ou le maire de la commune du siège de la société) et conservé pendant 6 ans minimum au lieu du siège de la société. Pour respecter ces règles de forme, l’achat en libraire spécialisée d’un registre spécial des assemblées générales est recommandé pour une SARL ou une SAS. Comptez un tarif de 4 euros pour parapher votre registre au greffe du tribunal de commerce.
Le procès-verbal d’assemblée générale
Le PV d’assemblée générale de société : les règles de forme
Au préalable à la tenue de l’assemblée générale, la feuille qui sert de support à la rédaction du procès-verbal doit avoir été paraphée et cotée par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance ou le maire de la commune du siège social. À l’issue de l’assemblée générale, le procès-verbal doit être signé et paraphé par le gérant et/ou l’associé désigné président de l’assemblée (selon la forme juridique de la société).
La durée de conservation du PV d’assemblée générale
La consignation des procès-verbaux d’assemblée générale est obligatoire pour toutes les sociétés. Le contenu de ces documents doit être maintenu en bon état au lieu du siège social de la société pendant une durée minimum de 6 ans. La non-conservation des procès-verbaux d’assemblées générales peut entraîner une faute de gestion pour le représentant légal.
Le registre spécial de l’assemblée générale
Ainsi, pour ordonner et conserver vos procès-verbaux, vous pouvez vous munir d’un registre spécial d’assemblée générale sur lequel vous rédigerez directement le compte rendu des assemblées. Ce registre se compose de feuilles mobiles préalablement numérotées, cotées et paraphées par les autorités compétentes. Ces feuilles seront postérieurement signées et paraphées par les acteurs de l’assemblée titulaires de ce droit. Les registres spéciaux d’assemblées générales s’achètent dans les librairies spécialisées des domaines juridiques.
Le registre de l’assemblée générale est-il obligatoire ?
Le registre de l’assemblée générale en SARL et en SAS
S’il est obligatoire de conserver les procès-verbaux d’assemblée générale, il n’est pas obligatoire pour une société de se munir d’un registre spécial des assemblées générales. Vous pouvez écrire vos procès-verbaux directement sur des feuilles mobiles, indépendamment de tout registre., mais elles devront avoir été numérotées, cotées et paraphées par les autorités compétentes en amont de la réalisation de l’assemblé générale, dans les mêmes conditions que la tenue d’un registre spécial. Vous pouvez conserver ces documents dans un classeur simple (sans qu’il soit obligatoire de coter ou parapher le classeur). En général, le procès-verbal est saisi sur informatique, imprimé et dupliqué par photocopie. Attention, ce procédé est autorisé sous réserve que le papier utilisé ait été préalablement numéroté, coté et paraphé dans les conditions précitées. Ceci peux être important pour la création d'une SAS.
Le registre de l’assemblée générale en EURL et en SASU
L’associé unique d’une EURL ou d’une SASU doit, dans les mêmes conditions que pour une société pluripersonnelle, inscrire ses décisions sur un registre spécial préalablement coté et paraphé par les autorités compétentes, mais les obligations de forme sont simplifiées. On ne parle pas d’établissement d’un « procès-verbal » en tant que tel, mais uniquement de la rédaction de la décision prise.
Le registre de l’assemblée générale et la paraphe
Pour résumer, l’achat d’un registre spécial « officiel » est recommandé pour pouvoir respecter la procédure légale, à savoir rédiger les procès-verbaux sur des feuillets préalablement cotés et paraphés par les autorités compétentes.
Le registre de l’assemblée générale au greffe
Vous pouvez faire parapher vos livres de commerce par le greffe. Comptez environ 4 euros par livre plus 8 à 10 euros de frais d’envoi.
Avec plus de 3 ans d'expérience en gestion de comptes et expertise comptable chez L-Expert-Comptable.com, ainsi qu'un DUT en Gestion et Management des Organisations, Eve-Marie CANTIGET est une accompagnatrice d'entrepreneurs reconnue pour son sens aigu des responsabilités et son expertise en comptabilité.
