Que faire en cas d'absence d'un salarié ?

Mis à jour le 08/03/2018

Quelque soit le motif, les absences répétées d'un salarié représentent un coût non négligeable pour l'entreprise en terme de chiffre d'affaires, de qualité, etc, surtout si l'entreprise est une très petite structure. il n'y a pas de bonne solution, mais vous pouvez commencer par une procédure dite à l'amiable en essayant de rentrer en contact oral (téléphone, sms, e-mail) avant de lui envoyer une lettre de mise en demeur. Si après cela, votre salarié ne vous répond toujours pas, vous pouvez lancer la procédure plus dur : convocation à un entretien en vu d'un licenciement. Le salarié qui est mis à pied, ne peut pas prétendre aux allocations et ne pourra pas forcément obtenir d'indemnité licenciement, si l'entreprise décide de ne jamais le licencier. Il est important de bien réfléchir avant de ne plus répondre, ni se présenter. 


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Quels sont les principaux motifs d'absence d'un salarié? 

Les motifs d'absence justifiés les plus courants sont les suivants :

  • Absence pour des raisons familiales
  • Absence pour maladie
  • Absence justifiée par un projet de formation

Par exemple dans le cadre des absences justifiées par des événements familiaux, tout salarié bénéficie de jours de congés pour :

  • Son mariage (4 jours), celui de ses enfants (1 jour)
  • Naissance d'un enfant (3 jours)
  • Décès du conjoint (2 jours)

Cependant les absences des salariés ne sont pas toujours justifiées. Plusieurs catégories d'absences injustifiées peubent être envisagées :

  • Le salarié est absent sans demande préalable
  • Le salarié prolonge sans justification une période de congés payés
  • Le salarié s'absente alors que sa demande à été refusée par son employeur. 

Quelque soit le cas, si le salarié ne justifie pas son absence alors il peut être sanctionné par son employeur.
En outre, si l'absence non justifiée du salarié est nuisible à l'activité de l'entreprise alors l'absence injustifiée peut entrainer le licenciement pour cause réelle et sérieuse. Toutefois les absences répétées ne constituent pas nécessairement une faute grave entrainant le licenciement.

Que faire en cas d'absence répétée non justifiée  par le salarié?

En cas d'absence non justifiée, il est important de ne pas agir dans la précipitation. En effet dans la situation où le salarié est absent pour maladie, il a 48 heures pour donner son arrêt de travail.

En outre il ne faut jamais considérer que cette absence est un acte de démission de la part du salarié. En effet la démission est une décision qui doit être exprimée de façon claire et non équivoque par le salarié.

Lorsque les 48 heures de délai ont été dépassées et qu'aucune justification n'a été apportée alors il est important d'agir vite. L'employeur envoie un courrier en recommandé avec accusé de réception pour mettre en demeure le salarié de justifier son absence ou de reprendre son poste au sein de l'entreprise. Dans ce courrier l'employeur peut également prévenir le salarié des différentes sanctions qu'il risque.  

A la suite de cette mise en demeure trois cas se présentent :

Le salarié a repris son poste et a envoyé un justificatif

Le salarié est en tort car il n'a pas donné dans les temps un document justifiant son absence. La sanction la plus adaptée est le blâme ou l'avertissement.

Le salarié a repris son poste mais n'a pas envoyé de justificatif

Il est indispensable de convoquer rapidement le salarié et de le sanctionner. Selon le déroulement de l'entretien et les raisons évoquées par le salarié la sanction peut aller du simple avertissement au licenciement pour faute grave.

Le salarié n'a toujours pas repris son poste malgré la mise en demeure

L'absence ne pouvant être interprétée comme une démission l'employeur doit licencier le salarié en respectant bien évidemment la procédure :

  • Convocation du salarié à un entretien préalable en vue d'un licenciement. Même si le salarié ne se présente pas à l'entretien la procédure de licenciement continue.
  • Notification du licenciement au salarié. L'employeur doit veiller attentivement à la rédaction de la lettre de licenciement.

Ces considérations nécessitent toutefois de prendre obligatoirement en compte les paramètres suivants :

En cas de sanctions disciplinaires envers le salarié il est important de respecter deux règles :

  • L'acte fautif d'un salarié ne peut être sanctionné qu'une seule fois. Ainsi, le fait de prononcer un avertissement pour un acte fautif ne permet plus de prononcer par la suite une mesure de licenciement pour ce même acte
  • Les absences injustifiées ont un délai de prescription de deux mois. L'employeur ne peut donc prononcer un avertissement pour une absence injustifiée plus de deux mois après. Toutefois si les absences non justifiées se répètent l'employeur peut prendre en compte les absences antérieures pour prononcer une sanction plus sévère en vers le salarié.

En tout état de cause, il faut agir avec prudence lors de la sanction d'une absence injustifiée.
Ainsi, et particulièrement si malgré l'absence de justification l'employeur est conscient du mauvais état de santé du salarié en question, la sanction pourrait être considérée comme discriminatoire.