Débours : Comment refacturer les frais de débours à ses clients en freelance ?

L'article en brefLes débours représentent une somme avancée par des professionnels tels que les avocats et auto-entrepreneurs pour leurs clients, un geste qui n'impacte pas directement leurs honoraires mais qui doit être remboursé. L'article explore le concept des débours à travers les pratiques courantes, mettant en lumière leur nature non comptable comme charges mais nécessitant une déclaration fiscale. Cette approche spécifique permet aux professionnels de réclamer ultérieurement le remboursement sans augmenter artificiellement leur chiffre d'affaires, évitant ainsi des cotisations sociales plus élevées.

Pour les micro-entrepreneurs, les débours offrent un avantage fiscal non négligeable puisqu'ils ne sont pas inclus dans la base d'imposition. L'article détaille la procédure de facturation de ces frais, insistant sur la nécessité d'une facture émise au nom du client pour permettre un remboursement efficace et exempt de taxes. En fournissant une feuille de route claire sur la gestion des débours, l'article aide les prestataires de services à naviguer entre les obligations légales et les meilleures pratiques pour sécuriser leurs finances sans risquer des conflits avec les clients.
Temps de lecture : 3minDate de publication : 12/10/2021Dernière mise à jour : 19/04/2024
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Ecrit par Maxime SERRAAccompagnateur d'entrepreneurs en création d'entreprise et comptabilité chez L-Expert-Comptable.com
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Guillaume DELEMARLE
 
Expert-comptable avec plus de 9 ans d'expérience. Spécialisé dans l'accompagnement des TPE et créateurs d'entreprise.
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Débours : Comment refacturer les frais de débours à ses clients en freelance ?

Qu'est-ce qu'un débours ?

Les débours sont les sommes qui sont avancées dans l'intérêt et pour le compte d'autrui. Ce terme est souvent utilisé pour utiliser les avances que font les auxiliaires de justice ( avocat, officiers ministériels et les mandataires ) qui ne sont pas pris en compte dans leurs honoraires.

Dans d'autres contextes, les débours caractérisent plus largement le fait qu'un vendeur ou un prestataire de services vers une somme d'argent pour le compte d'un de ces clients, qui devra par la suite rembourser cette somme d'argent.

En soit, le client sollicite un service de la part d'un auto-entrepreneur. Ce dernier va donc lui indiquer le montant de ces honoraires ( le coût de cette prestation ), qui bien entendu ne couvrira que les charges du service rendu.

Puis, lors de la réalisation du service, l'auto entrepreneur va dès lors engager certains achats qui seront facturés au client plus tard, au titre du remboursement.

Précision sur la forme des notes de débours

Les notes de débours ne représentent pas des charges comptables pour les indépendants. Il s'agit seulement d'une avance de trésorerie. Cependant, cette avance doit être tout de même déclarée auprès de l'administration fiscale.

Le freelance doit de plus bien comprendre que s'agissant d'une simple avance de trésorerie, la facture doit être établie normalement au nom du client. C'est donc ce dernier qui pourra ainsi récupérer la TVA.

C'est pourquoi la note de débours est à ce titre très différent d'une note de frais.

En effet, un prestataire de services va créer une note de frais quand la facture est à son nom et qu'il souhaite la refacturer à son client.

Dans ce cas, c'est tout à fait possible pour ce prestataire de récupérer la TVA sur cette note de frais. Le prestataire a aussi la possibilité, mélangé à une note de débours , d'affecter une marge sur cette note.

Que doit contenir une note de débours ?

Lorsqu'un prestataire de services ou vendeur prépare une note de débours , il doit présenter plusieurs éléments :

  • le détail de l'ensemble des frais engagés par la société pour le compte de son client.

  • les coordonnées de l'émetteur.

  • les coordonnées du destinataire.

  • le détail du prix de la prestation réalisée.

  • le détail du frais de débours qui vous est dû.

  • le délai de règlement ainsi que le mode de règlement attendu.

Les débours, la solution la plus adaptée pour les auto-entrepreneurs

La facturation des frais de débours représente un avantage considérable pour les micro-entrepreneurs. Selon l'article 267 du code général des impôts en France, les frais de débours auto-entrepreneur ne sont pas compris dans la base d'imposition.

En effet, en tant qu'auto-entrepreneur vous allez payer des cotisations sociales appliquées sur votre chiffre d'affaires. Envisagez vos frais à votre prix de vente global, vous prenez le risque de gonfler de manière artificielle votre chiffre d'affaires.

Ainsi, vos cotisations seront plus importantes et vous pourrez atteindre les plafonds plus rapidement.

En effet, vous évitez toute mauvaise surprise en facturant vos frais de débours :

  • Les débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d'affaires, ainsi ils ne seront donc pas pris en compte dans le calcul de vos cotisations.

  • En effectuant certains achats au nom du client, l'auto-entrepreneur devient un simple intermédiaire entre le client et le fournisseur, déclinant ainsi toute responsabilité sur ce matériel.

Ce fonctionnement justifie clairement le fait que la plupart des les auto-entrepreneurs utilisent beaucoup les débours.

La marche à suivre pour la facturation des frais de débours.

En tant que prestataire de service, si vous souhaitez récupérer la somme que vous avez avancé pour le compte de votre client, vous devez respecter certaines conditions :

  • La règle principale pour le fabricant des frais de débours est d'avoir l'accord écrit de client. Ce document formalise la demande de réaliser un achat et informer sur le budget alloué.

Celui-ci doit être annexé au contrat de prestation. Les deux documents doivent être signés par l'auto-entrepreneur et le client, d'abord par bon sens qui impose que l'autre partie doit toujours être informée d'une toute activité ou dépense la concernant.

De plus, par mesure de précaution, en cas de contestation du client, ce contrat a pour effet d'obliger le client à rembourser lesdits frais.

  • La prestation ou achat doit être facturé au nom du client ( coordonnées complètes). C'est à dire en clair que, sur chaque facture concernant l'achat d'un équipement destiné à la prestation du client, ne doit être mentionné que les données personnelles et coordonnées du client ou du mandataire.

En effet, le remboursement ne pourra pas se faire sous forme de débours si vous achetez en votre nom.

  • La facturation des frais de débours doit être effectuée au centime près. Un prestataire ne peut pas demander un remboursement d'un montant supérieur à celui qu'il a avancé pour son client.

  • Le prestataire de service doit absolument conserver toutes les preuves d'achat. Une copie des documents doit être remise au client pour le remboursement.

De plus, ces mêmes pièces doivent être soigneusement conservées pour servir de justificatifs en cas de contrôle fiscal, au risque de se voir imposer sur lesdits frais qui en sont normalement exonérés.

En conclusion :

Les frais de débours représentent un avantage significatif pour les auto-entrepreneurs. Tout d'abord pour leur exonération fiscale et pour leur responsabilité limitée face au matériel. En soit les activités qui ont le plus recours au frais de débours sont entre autres : les avocats et juristes, les freelances et prestataires de services.

Cependant les frais de débours ne sont pas toujours les remboursements par les clients. Pour assurer leur remboursement, il y a des conditions très strictes à respecter (citées ci-dessus) ,qui permettent ainsi de prévenir d'une éventuelle protestation.

C'est pourquoi les auto-entrepreneurs doivent impérativement se tenir informés des éventuels changements des conditions.

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