Débours : Comment refacturer les frais de débours à ses clients en freelance ?

Qu'est-ce qu'un débours ?

Les frais de débours sont des sommes qui sont avancées dans l'intérêt et pour le compte d'autrui. Ce terme est principalement utilisé pour désigner les avances que font les auxiliaires de justice (avocat, officiers ministériels et les mandataires) qui ne sont pas pris en compte dans leurs honoraires.

Dans un contexte plus large, les débours désignent toute situation où un prestataire ou vendeur paie une dépense au nom de son client, qui devra ensuite le rembourser.

Par exemple, lorsqu’un auto-entrepreneur est sollicité pour une prestation, il communique le montant de ses honoraires (rémunération de son travail). Toutefois, pendant l’exécution de la mission, il peut être amené à réaliser des achats spécifiques pour le compte de son client. Ces frais, appelés débours, seront ensuite remboursés à l’euro près, sans marge. 

Précision sur la forme des notes de débours

Les notes de débours ne sont pas considérées comme des charges comptables pour les indépendants. Il s'agit simplement d'avances de trésorerie, qui doivent toutefois être déclarées à l’administration fiscale.

La dépense engagée doit obligatoirement être facturée au nom du client (et non du prestataire). Ce dernier pourra ainsi récupérer la TVA, contrairement à une note de frais classique.

C'est en cela que la note de débours diffère radicalement d'une note de frais.

Une note de frais est utilisée lorsque la facture est au nom du prestataire, qui souhaite ensuite refacturer la dépense à son client. Il peut alors intégrer une marge et récupérer la TVA, si son statut le permet.

Dans le cas d’une note de débours, aucune marge ne peut être appliquée, et les factures doivent être exclusivement au nom du client.

Que doit contenir une note de débours ?

Lorsqu'un prestataire de services ou vendeur prépare une note de débours , il doit présenter plusieurs éléments :

• Le détail de l'ensemble des frais engagés par la société pour le compte de son client.
• Les coordonnées du prestataire (émetteur).
• Les coordonnées du client (destinataire).
• Le détail de la prestation réalisée ainsi que du prix.
• Le montant des débours remboursables.
• Le délai et le mode de règlement.

Exemple de débours : achat d’un billet de train pour le client, ou d’un équipement spécifique (flyers, hébergement web, etc.) nécessaire à la réalisation de la mission.

Les débours, la solution la plus adaptée pour les auto-entrepreneurs

La facturation des frais de débours représente un avantage considérable pour les micro-entrepreneurs.

Selon l'article 267 du code général des impôts en France, les frais de débours ne sont pas compris dans la base d'imposition de TVA. Ils ne sont donc pas pris en compte dans le chiffre d’affaires, ce qui présente deux avantages majeurs :

• Réduction des cotisations sociales : puisque ces frais ne figurent pas dans le chiffre d’affaires, vous ne paierez pas de charges dessus.
• Préservation du plafond de chiffre d’affaires : utile pour rester dans les seuils autorisés par le régime micro-entrepreneur.

Ainsi, vous évitez d’augmenter artificiellement votre chiffre d’affaires en intégrant les dépenses effectuées pour le client.

En réalisant les achats au nom du client, vous devenez un simple intermédiaire, et donc non responsable des produits achetés.

La marche à suivre pour la facturation des frais de débours.

Pour être en conformité, le prestataire de service qui souhaite se faire rembourser des débours doit respecter un processus strict :

1. Obtenir l’accord écrit du client

Ce document doit mentionner clairement :

• Le montant maximal alloué aux dépenses,
• La nature de l’achat,
• Et être annexé au contrat de prestation.

Les deux documents doivent être signés par le client et le prestataire. Cela protège le professionnel en cas de contestation.

2. Les achats doivent être facturés au nom du client

Chaque dépense effectuée dans le cadre des débours doit comporter :

• Les coordonnées complètes du client,
• Et aucune mention du prestataire comme payeur officiel. Un achat réalisé au nom du prestataire ne pourra pas être remboursé en tant que débours. Il devra être refacturé sous forme de note de frais, avec TVA et potentiellement marge.

3. Respecter le montant réel

Le remboursement doit correspondre exactement au montant avancé. Le prestataire ne peut pas majorer le montant des débours.

4. Conserver tous les justificatifs

Toutes les preuves d’achat (factures, tickets, bons de commande…) doivent :

• Être remises au client pour vérification
• Être archivées en cas de contrôle fiscal

En conclusion

Les frais de débours représentent un avantage significatif pour les auto-entrepreneurs :

• Pas soumis aux cotisations sociales
• Hors du chiffre d’affaires
• Responsabilité du matériel transférée au client

Les professions qui utilisent le plus les débours sont les avocats, juristes, consultants, graphistes, ou tout autre freelance.

Cependant, le remboursement des débours n’est pas automatique. Il doit respecter des conditions strictes (accord écrit, facturation au nom du client, justificatifs...). En l'absence de ces éléments, les dépenses peuvent être requalifiées et imposées.

Sources & références

Légifrance : Remboursement des frais et débours

CCI : Frais de débours