Tout savoir sur la facturation : les mentions obligatoires, avec ou sans TVA, en en France, Europe ou hors Europe. La facturation est un point essentiel et obligatoire pour tout échange commercial, qu’il s’agisse d’achat ou de vente. Celle-ci est encadrée par la législation. Il est important de connaître toutes les règles en vigueur et de les appliquer, sous peine d’amende pouvant être lourde pour la société qui ne respecterait pas ces obligations fiscales et commerciales.
Les grands principes de la facturation
Définition
La facture permet de détailler une transaction et lui apporte un cadre légal. Elle peut être établie sous format papier ou électronique. Ce nouveau mode de transmission, la dématérialisation, est possible si le client l’accepte.
La dématérialisation du processus de facturation représente une performance supplémentaire pour la société, que cela soit en termes de temps, de contrôle du respect des mentions obligatoires mais aussi sur le plan écologique.
Dans la plupart des cas, elle doit être transmise au client au moment de la réalisation de la vente ou de la prestation. Toutefois, des factures périodiques ou différées peuvent être réalisées dans certaines situations.
Elle doit être établie en deux exemplaires, un exemplaire pour le vendeur et un pour l’acheteur. La numérotation des factures doit être chronologique et sans rupture. C’est pourquoi, il n’est pas possible de supprimer une facture, un avoir doit être édité. En revanche, il est possible de rectifier ou d’annuler une facture, il est cependant nécessaire de préciser la facture concernée sur la nouvelle édition.
Les factures sont des pièces comptables, elles doivent être conservées 10 ans par l’entreprise. Sur le plan de la fiscalité, elles doivent être conservées 6 ans à compter de la date d’établissement.
Les mentions obligatoires d’une facture
La législation est stricte en matière de facturation et celle-ci doit comporter des mentions obligatoires :
Date de la facture : date d’émission
Numéro de facture : permet de respecter la séquentialité, elle doit être chronologique et continue. Une facture ne peut être supprimée
Date de réalisation de la vente ou de la prestation de service
L’identité du vendeur ou du prestataire de services comportant sa dénomination sociale, son n°siren ou siret, code NAF, adresse du siège social et de facturation si celle-ci est différente, sa forme juridique et capital social pour les sociétés ainsi que son n° RCS et ville du greffe d’immatriculation pour les commerçant ou n° au répertoire des métiers et département d’immatriculation pour les artisans
L’identité de l’acheteur regroupant sa dénomination sociale pour les professionnels ou nom pour un particulier, adresse du client et adresse de facturation et de livraison si différentes. Le client particulier peut s’opposer à ce que figure son adresse personnelle sur la facture
Numéro du bon de commande si préalablement établi par l’acheteur
Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si le client est assujetti à TVA. La mention du n° de TVA n’est pas obligatoire si le montant de la facture est inférieur ou égale à 150€ hors taxe
La désignation et le décompte des produits ou services rendus : nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d'œuvre pour les prestations. La dénomination doit être précise, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais si appliqués
Le prix catalogue : prix unitaire hors TVA pour les produits vendus ou taux horaire hors TVA pour les services rendus
Le(s) taux de TVA appliqué(s) : il est important de distinguer les taux de TVA s’il y en a plusieurs
Réduction de prix : rabais, ristourne, remise à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escomptes non prévues sur la facture
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Les mentions particulières dans une facture
Suivant la particularité de la transaction, il peut y avoir des mentions spécifiques à l’opération commerciale :
Si le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque ou par carte bancaire est accepté”
Si le vendeur a un régime en base de TVA : “TVA non applicable, art.293 B du code général des impôts”
Le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) : "auto-liquidation de la TVA” et qu’il s’agit d’un “montant hors taxe”
Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire “noter l’assurance souscrite au titre de l’activité”
Les mentions en lien avec le paiement
Les caractéristiques du paiement doivent être mentionnées :
La date ou le délai de paiement
Les taux de pénalités en cas de non paiement à la date de règlement inscrite sur la facture
Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40€)
Les factures électroniques sont soumises à la même législation et doivent appliquer sur leur facture ces mentions obligatoires.
Les pénalités
En cas de non respect de ces règles de facturation, la société s’expose à une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte. Cependant, le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
Depuis le 1er octobre 2019, les professionnels réalisant des opérations commerciales avec d’autres professionnels, ne respectant pas ces obligations commerciales seront sanctionnés par une amende. Les amendes encourues iront de 75000€ pour une personne physique et de 375000€ pour une personne morale. Cette amende sera doublée en cas de récidive de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction.
La facturation entre professionnels : B to B
Avec ou sans TVA ?
En France
Tout dépend de l’activité et du régime de TVA auquel est soumise la société. Généralement, toute opération commerciale est soumise à TVA au taux de 20% si aucun taux réduit n’est applicable.
Au sein de l’Union Européenne
Les opérations commerciales réalisées avec un pays membre de l’UE sont intitulées “livraisons intracommunautaires”. Ces opérations sont exonérées de TVA pour le vendeur Français si elle a lieu avec un professionnel assujetti à la TVA de son pays, dans ce cas la vente ou prestation est facturée hors taxe.
Ces transactions au sein de l’UE impliquent de réaliser chaque mois une déclaration administrative auprès du service des Douanes.
Une déclaration d’échanges de biens (DEB)
Une déclaration Européenne de services (DES)
Ce site vous apportera les détails nécessaires à l’élaboration de ces déclarations. https://www.douane.gouv.fr/
Hors Union Européenne
Il s’agit d’export. Pour les ventes de marchandises, celles-ci sont exonérées de TVA mais des frais de dédouanement s’appliquent sur les produits exportés.
Pour les prestations de services, la taxation dépend de l’activité et du pays du preneur.
La facturation entre un professionnel et un particulier : B to C
Avec ou sans TVA ?
En France
Tout dépend du domaine d’activité, si aucun taux réduit de TVA n’est applicable alors le taux de 20% est appliqué.
Au sein de l’ Union Européenne
La transaction est soumise à la TVA française jusqu’à certains seuils de chiffre d’affaires par pays membre de l’UE. Dès lors qu’un seuil est dépassé, ce sera la TVA du pays du preneur qui sera appliquée.
Hors Union Européenne
Lorsque la prestation de service est réalisée avec un particulier hors UE, celle-ci est soumise à la TVA Française.
En revanche, s’il s’agit de vente de marchandises, il s’agit d’exportation, de ce fait la vente est exonérée de TVA.
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