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Déclarer un salarié

Mis à jour le 14/03/2014

La déclaration unique à l’embauche (DUE) a été remplacée par la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) qui permet d’effectuer auprès d’un seul interlocuteur et en une seule fois, 6 formalités liées à l’embauche. Depuis le 1er janvier 2012, les entreprises qui ont adressé plus de 1 500 déclarations d’embauche l’année précédente, ont l’obligation de dématérialiser leurs DPAE.
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Les obligations légales

La déclaration préalable à l'embauche permet de satisfaire aux obligations suivantes :

  • immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
  • immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ; 
  • affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
  • demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
  • demande d'examen médical d'embauche ;
  • liste des salariés embauchés pour le pré-établissement

La DPAE doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche.

Si la DPAE n’est pas correctement remplie, son traitement sera retardé et l’employeur risque des sanctions.

La procédure de déclaration

Les mentions à renseigner lors de l’établissement de la DPAE sont :

  • SIRET de votre établissement
  • Identification du Service de santé au travail
  • Numéro de Sécurité sociale du futur salarié
  • Type de contrat : CDI, CDD, contrat de travail temporaire
  • Durée en jours de la période d’essai
  • Date et heure prévisible d’embauche
  • Date de fin de contrat pour les CDD

La DPAE est adressée à l'Urssaf, soit par un formulaire daté et signé par l'employeur envoyé par La Poste ou par télécopie, soit par échange de données informatisées ou encore par Internet (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr). Dans ces deux derniers cas, la déclaration peut être effectuée en plusieurs fois, par ajout d'informations à la déclaration initiale.
En cas de transmission du formulaire par voie postale, la formalité du pli recommandé n'est pas exigée mais elle est préférable.
L'organisme adresse à l'employeur un document accusant réception de la déclaration
L'employeur doit conserver cet avis de réception jusqu'à l'accomplissement de la déclaration annuelle des salaires.

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