Il peut-être : de caisse, de versement, d'enlèvement, d'expédition ou de groupage, mais de quoi peut-il bien s'agir ? Non, vous n'êtes pas dans Fort Boyard, ceci n'est pas une énigme du Père-Fouras, nous parlons bien d'un bordereau de caisse.
Le bordereau de caisse est un document où sont indiquées toutes les opérations (encaissements et décaissements) de la journée une par une. La caisse devant être tenue quotidiennement, chaque jour de l'année civile possède son bordereau. Et oui, à chaque jour suffit sa peine... et son bordereau !
Le bordereau de caisse permet donc aux gérants étourdis de noter toutes leurs opérations quotidiennement sur un même document et donc de ne pas « perdre » une opération et trouver ainsi un solde de caisse faux en fin de journée...
Attention : en aucun cas le solde du bordereau de caisse ne peut être négatif.
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En principe, le livre de caisse ne doit enregistrer que les opérations en espèces. Cependant, on peut y mettre la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d'encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires...)
Les activités ayant un nombre important d'opérations à comptabiliser ont besoin d'un document synthétisant toutes ces opérations, et c'est exactement l'utilité du bordereau de caisse.
De plus, insistons sur le fait que ce bordereau permet de facilité la conservation des pièces justificatives de la caisse qui peuvent-être demandées pendant une durée de 6 ans.
Le bordereau de caisse prend souvent la forme d'un agenda de caisse sur lequel les recettes et les dépenses sont inscrites au fur et à mesure de la journée pour en ressortir un solde à la fin de la journée.
Concrètement, chaque matin on y inscrit le solde initial d'espèces en caisse, puis on y ajoute les recettes et on y soustrait les dépenses, ce qui nous donne en fin de journée un solde final, celui-là même qui se transformera en solde initial dès le lendemain matin.
A la fin de la journée, le commerçant a donc, le solde (théorique) sur son bordereau de caisse et les espèces (réelles) en sa possession. Il peut ainsi opérer un rapprochement, et ces deux soldes doivent être identiques sauf cas particuliers (erreurs de saisie, vols...). Il peut donc suivre méticuleusementl'état de son solde d'espèces.
Malgré tout l'intérêt que présente le bordereau de caisse, ce dernier se trouve menacé, tout comme la Galinette cendrée, mais ça c'est une autre histoire... En effet, comme beaucoup d'outils papiers, le bordereau de caisse tend à être remplacé par des logiciels.
De nombreux éditeurs de logiciels proposent des outils gratuits et performants pour la tenue de votre caisse.
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Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.
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