Comptabilisation des indemnités journalières de l'assurance maladie

L'article en brefL'assurance maladie, pilier du système de sécurité sociale français, assure à tout travailleur, salarié ou indépendant, des indemnités journalières en cas d'arrêt de travail. Que ce soit pour maladie, accident ou événements familiaux tels que la maternité ou la paternité, les modalités de calcul et de versement de ces indemnités varient sensiblement selon le statut professionnel et la nature de l'arrêt. Ce dispositif permet ainsi de compenser la perte de revenus durant les périodes d'absence, avec des spécificités comme la subrogation employeur, où l'entreprise perçoit directement les indemnités pour maintenir le salaire de l'employé.

En 2023, les règles de calcul des indemnités journalières ont été ajustées, suivant notamment la revalorisation du SMIC. Les indemnités, qui reposent sur une base de 50% du salaire journalier, peuvent atteindre 66,66% sous certaines conditions, avec un plafond dépendant du revenu de l'assuré. Les professionnels non-salariés doivent, eux, intégrer ces indemnités dans leur comptabilité d'entreprise, ce qui demande une gestion comptable spécifique. Cette gestion inclut des ajustements en fin d'exercice, surtout si des modifications comptables surviennent, comme la suppression annoncée du compte 791 du plan comptable général.
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Article rédigé et certifié par Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
Temps de lecture : 5minDernière mise à jour : 17/04/2024
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Indemnité - assurance maladie

L'assurance maladie est obligatoire mais quelques questions méritent d'être soulevées. Qu’est-ce que l’assurance-maladie ? Comment est-elle financée ? A quels droits ouvre t’elle ?

Les indemnités journalières : Définition

Chaque personne en activité professionnelle, qu’elle soit salariée ou à son compte, est assujettie à des cotisations versées à l’URSSAF. On y retrouve les salariés, les artisans, les commerçants et les personnes exerçant en libéral. Dans le cadre d’un arrêt de travail en cas de maladie, qu’il soit professionnel ou non, découle d’un congé de maternité, de paternité ou d’adoption, ces travailleurs ont droit à percevoir des indemnités journalières. Pour les salariés, ces indemnités journalières de la sécurité sociale, sont versées aux concernés en direct. Il existe certaines exceptions quand l’entreprise verse le salaire à son salarié en arrêt, alors les indemnités, sont reversées à l’employeur. Dans ce cas, la pratique se nomme une subrogation de l’employeur. Les travailleurs non-salariés perçoivent également les indemnités journalières directement. Il faut savoir que s’ils travaillent sous la forme d’une entreprise individuelle, ils devront, cependant, constater les IJ dans leur comptabilité d’entreprise.

Ces prestations financières versées par la sécurité sociale, permettent de compenser la perte de salaire quand un travailleur est en arrêt de travail portant sur :

  • L’accident
  • La maladie professionnelle
  • L’accident de travail
  • Le congé de maternité
  • Le congé de paternité
  • Le congé d’adoption
  • Le deuil

Par contre, leur calcul est totalement différent en fonction de la situation professionnelle de la personne en arrêt et de la cause de cet arrêt. Ainsi, en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident, les IJ sont versées pour une durée déterminée et après un délai de carence. Elles sont soumises à condition de période minimale d’affiliation au régime de base et/ou complémentaire. Leur montant varie en fonction de la profession exercée, mais il existe aussi des plafonds qui sont différents en fonction de l’activité professionnelle et du régime. En cas de longue durée, ou ALD, l’indemnisation est renforcée. Les indemnités en cas d’accident de travail, de trajet, ou de maladie professionnelle, bénéficient d’une protection également renforcée. Les indemnités journalières versées pour congé maternité ou paternité sont variables en fonction du nombre d’enfants à naître (naissances gémellaires) ou de l’état de santé de la mère et/ou de l’enfant. Pour bénéficier de ces indemnités journalières, l’assuré doit remplir certaines conditions pour les percevoir. Leur montant est variable en fonction des revenus de la personne concernée. S’il existe une convention collective, les IJ peuvent être plus élevées. Il en est de même pour les congés de paternité pour les pères ou personnes vivant avec la mère et selon le nombre d’enfants à naître. Là, encore, le congé paternité peut être indemnisé par l’organisme d’assurance maladie de l’assuré sous condition qu’il respecte certaines conditions.

Les IJSS suite à un arrêt en 2023

Quand une personne en activité professionnelle est arrêtée pour une maladie, un congé maternité, paternité ou d’adoption, un accident du travail ou un deuil, la perte de ses revenus est compensée par des indemnités journalières versées par sa caisse d’assurance maladie. Au 1er janvier 2023, le SMIC a été augmenté et les IJSS ont été revalorisées. Ces indemnités journalières sont dues pour chaque jour calendaire suite à un arrêt de travail établi par un médecin. Elles sont versées toutes les deux semaines. Les travailleurs indépendants, les professionnels exerçant en libéral et les salariés du secteur privé, subissent un délai de carence pendant les trois premiers jours de l’arrêt maladie. Dans la fonction publique, ce délai de carence est réduit d’une seule journée non rémunérée.

Bon à savoir : si un employeur opte pour le maintien du salaire de son employé pendant l’arrêt maladie, alors l’employé reçoit son salaire dans son intégralité et c’est l’employeur qui reçoit les indemnités journalières versées par la Caisse primaire d’assurance maladie.

Taux des indemnités journalières versées par la caisse assurance maladie en 2023

Taux de remboursement

Les IJSS comportent 50 % du salaire journalier de base d’un employé qui peut s’élever à 66,66 % de ce salaire dans certaines conditions, mais son montant est limité par un plafond annuel qui suit la valeur du SMIC chaque année. En cas d’arrêt maladie, le calcul de l’IJ ne dépasse pas 1.8 le SMIC mensuel. Prenons ainsi un salaire brut de 3076.71 € comme exemple. Le montant de l’indemnité journalière maximal sera de 50.58 € en brut. S’il s’agit d’une indemnité journalière pour maternité, paternité, adoption ou deuil, le montant maximal sera de 95.22 € par jour avant les déductions de charges. S’il s’agit d’indemnités journalières versées suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle, le montant journalier maximum sera de 220.17 € pendant 28 jours et de 293.51 € par jour dès le 29e jour. Ces IJSS peuvent être assorties d’un éventuel complément de salaire prévu par une convention collective et en fonction de sa situation personnelle. Dans ce cas, le salarié peut arriver à percevoir 100 % de son salaire. Quand il y a une augmentation générale des salaires et si un salarié est arrêté au-delà de trois mois, le montant des IJSS peut être revalorisé.

Comment comptabiliser les indemnités journalières sur le plan comptable ?

La comptabilisation de cotisation des IJSS en cas de subrogation

Si un employeur n’effectue pas de subrogation pour les indemnités journalières de son salarié, il n’existe pas d’écriture comptable à enregistrer. Elle est simplement constatée dans les écritures de paie avec une diminution du salaire brut correspondant aux IJSS de l’employé pour le temps de son absence. En effet, c’est le salarié qui perçoit les indemnités journalières directement. Si l’employeur maintient le salaire de son employé, alors elle est subrogée dans les droits du salarié. Dans ce cas c’est l’entreprise qui va toucher les indemnités journalières pour son salarié à qui elle va reverser son salaire. Voici donc comme s’effectue la comptabilisation

Pour les salariés

Subrogation sécurité sociale :

En cas de subrogation de l’employeur, le salaire de l’employé est maintenu. Pendant sa période d’absence, la créance est alors détenue par l’entreprise et elle doit être comptabilisée ainsi :

  • Le compte 4387 Organismes sociaux -Produits à recevoir est débité
  • Le compte 641 Rémunération du personnel est crédité

Quand le remboursement des indemnités journalières intervient, la comptabilisation s’effectue ainsi :

  • Compte 512 Banque est débité
  • Compte 4387 Organismes sociaux – Produits à recevoir est crédité

Pour les cas de subrogation, si le décalage entre la constatation de créance et le remboursement de la somme se situe dans le même exercice comptable, il n’est pas obligatoire de régulariser l’avance des cotisations sur les IJSS, car elles seront ensuite automatiquement régularisées avec la diminution des charges sociales au paiement de ces indemnités journalières, sauf pour la CSG/CRDS. Par contre, s’il existe une clôture de l’exercice pendant ce laps de temps, il va falloir ajuster par une écriture comptable dans les charges à récupérer comme suit :

  • Le compte 486 Charges constatées d’avance est débité
  • Les subdivisions du compte 645 Charges sociales sont créditées

Pour les non-salariés

Numéro comptabilisation :

Pour les travailleurs non-salariés, la comptabilisation des indemnités journalières est différente, car dans certains cas, ils doivent réintégrer les montants perçus dans leur comptabilité. Ainsi, les écritures comptables doivent s’effectuer ainsi :

  • Le compte 108 Compte exploitant concernant les chefs d’entreprises individuelles, est débité
  • Le compte 791 Transfert de charges d’exploitation est crédité

S’il s’agit d’une société à l’Is ou impôt sur les sociétés, les IJ reçus par le dirigeant, ne sont pas intégrées au bénéfice imposable de la société, même si les cotisations font l’objet d’une prise en charge par la société. Ces IJ sont imposables à l’impôt sur le revenu, et c’est le dirigent concerné, qui doit les déclarer à titre personnel.

Fonctionnement du compte 791

Le compte 791 Transfert de charges d’exploitation est utilisé quand il faut annuler une charge d’exploitation, car il n’est pas connu de contrepartie lors de la saisie comptable. Il s’agit d’un compte qui permet de transférer des charges de façon générale. Le compte 791 est un compte intermédiaire du plan comptable général. Il n’a pas à être soldé et il est nécessaire de débiter le compte banque par le crédit du compte 791. Le compte 791 est ensuite soldé en fin d’exercice tout comme les autres comptes pour déterminer le résultat d’une entreprise. Il faut souligner que l’Autorité des Normes Comptables ou ANC a approuvé un projet de règlement de modification du plan comptable général pour le moderniser afin de faciliter la digitalisation des comptes annuels et de simplifier les modèles de comptes annuels et leur nomenclature. La nouvelle définition porte sur le résultat exceptionnel essentiellement correspondant aux produits et charges liés à un événement inhabituel et exceptionnel pour les changements de méthode en résultat, pour les corrections d’erreurs et les écritures comptables fiscales. Ainsi, le compte 791 ou Transfert de charges avec les comptes 796 et 797 seraient supprimés et remplacés par de nouvelles modalités d’enregistrement.

Les conséquences de la suppression du compte 791

Au nouvel article n° 1221 du Plan Comptable Général, il est indiqué que lorsqu’une charge n’est pas inscrite dans le compte adapté, son affectation en matière de dépense est à imputer à nouveau en fin d’exercice en la notant dans le compte de charge approprié et à son débit puis dans le compte de charge utilisé en premier et à son crédit.

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