Répondre à un appel d'offre public : Notre guide

Mis à jour le 05/08/22

Chaque année, le marché public représente 1 500 milliards d'euros que se partagent des entreprises de toutes tailles. Les démarches, pour être retenu par un acheteur public, peuvent être lourdes mais s'y préparer à l'avance avec une méthodologie efficace comprenant un dossier de candidature complet et l'aide de votre expert-comptable peut considérablement augmenter vos chances de succès

Sommaire
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    Répondre à un appel d'offre public

    Qui peut répondre à un appel d'offre public ?

    Par principe, toutes les entreprises peuvent répondre aux appels d'offres, quelles que soient leur forme juridique et leur taille pourvu que leur objet social et leur champ d'activité corresponde à la demande formulée par l'acteur public. En pratique, les exigences en terme de formalisme et de cahier des charges peuvent en décourager plus d'une.

    Bien connaître son interlocuteur

    Pour vous voir attribuer un marché public il vous faut connaître votre interlocuteur. C'est celui-là même qui décidera de vous accorder ou non sa confiance. On l'appelle l'acheteur public ou encore le pouvoir adjudicateur lorsqu'on parle de personne morale. Il peut représenter l'État, les établissements publics (hôpitaux, universités) ou les collectivités locales.

    La prise de contact

    Selon l'importance de l'appel d'offre, il existe plusieurs procédures pour prendre contact avec l'acheteur public :

    Procédure du marché des travaux

    • En dessous de 40 000 €, il n’y a pas de publicité obligatoire
    • Au-dessus de 40 000 € et jusqu’à 89 999.99 €, la publicité est libre ou adaptée
    • De 90 000€ à 5 381 999.99 €, la publicité au BOAMP ou dans un JAL est obligatoire
    • Au-delà de5 382 000 € la publicité est au BOAMP et au JOUE

    Marché des fournitures et de services

    Procédures Marché de gré à gré Marchés à procédure adaptées
    (MAPA) Appels d'offres formalisés Seuil pour les marchés d'Etat :

    • 40 000€ HT, la publicité est non obligatoire
    • De 40 000 € à 749 999.99 €, la publicité est libre ou adaptée
    • Au-delà de750 000 € la publicité est au JOUE

    Marché des services sociaux et spécifiques 

    • En dessous de 40 000 € la publicité est non obligatoire
    • De 40 000€ à 749 999,99 € la publicité est libre ou adaptée
    • Au-delà de 750 000 €, la publicité est au JOUE.

    Les MAPA permettent aux acheteurs publics de définir plus librement les modalités de mise en concurrence pour les marchés de taille moyenne.

    Pour les appels d'offres formalisés, OSEO met à votre disposition ce site qui publie l'ensemble des appels d'offres

    Comment postuler à un appel d'offre ?

    Constituer un bon dossier pour répondre à appel d'offre et le gagner

    Il est indispensable de préparer un dossier de candidature complet et à jour pour que votre entreprise puisse être retenue par l'acheteur public.

    Votre expert-comptable peut vous apporter sur ce point une aide précieuse.

    Ce dossier doit notamment comporter :

    • Un Kbis de moins de 3 mois
    • Une copie des attestations d'assurance
    • Un RIB
    • Une présentation de votre entreprise (organisation, clients, ressources, effectifs, moyens techniques, CV de ses intervenants, fournisseurs, avantages concurrentiels, certifications et références)
    • Les attestations annuelles prouvant que l'entreprise remplit ses obligations fiscales et sociales (a demander auprès du Trésorier Payeur Général et à l'URSSAF).

    Afin de formaliser les dossiers des candidats répondant aux appels d'offre, les acheteurs publics ont coutume de demander des formulaires précis comme le formulaire dc1 servant à l'offre et à la candidature. Les formulaires les plus utilisés sont les suivants :

    • DC4 : lettre de réponse à l'appel d'offre (candidat seul ou groupement d'entreprises)
    • DC5 : présentation de votre entreprise
    • DC6 : lutte contre le travail dissimulé
    • DC7 : état annuel des certificats sociaux et fiscaux reçus
    • DC8 : acte d'engagement à accepter les clauses de l'acheteur public.

    Comment rédiger une réponse à un appel d'offre ?

    Établissement du mémoire et chiffrage

    Votre mémoire technique doit suivre rigoureusement les demandes formulées par l'acheteur public dans le règlement de consultation et dans l'avis d'appel public à la concurrence (lorsqu'il y en a un).

    Pour être retenu par l'acheteur public, vous devez expliquer votre méthodologie, fournir un planning précis prévu pour exécuter la mission et les moyens qui lui sont affectés. Notez qu'un acheteur public d'Etat n'exigera pas de garanties tandis qu'elles seront nécessaires pour répondre à un appel d'offre émis par les collectivités territoriales.

    Ce mémoire doit également détailler les compétences des intervenants pour la mission (pour étayer ces éléments il est donc crucial que leurs CV soient à jour et complets).

    Enfin pour être annexé à votre dossier, le mémoire doit être paraphé et signé pour que votre réponse soit jugée acceptable.

    N'oubliez pas qu'une avance de 5% est prévue à condition que vous la demandiez. Cette avance a même été portée à 20% dans le cadre du plan de relance pour les marchés publics d'achats de État.

    Facturation

    Vous êtes maintenant retenu pour réaliser la mission. Vous pouvez envoyer vos factures tout au long de la réalisation de la mission en suivant l'échéancier établi par l'acheteur public.

    Financement

    OSEO met à la disposition des entreprises des aides et outils pour leur assurer un accès plus facile aux marchés publics :

    • Avances de trésorerie pour financer les délais de paiement des acheteurs publics
    • Garanties financières pour les acheteurs publics
    • Service en ligne « e-treso » sur www.oseo.fr pour le suivi du financement (position du compte, réserve de crédit, portefeuille de créances cédées, paiements reçus)

    Comment répondre à un appel d'offre dématérialisé ?

    Depuis 2018, la plupart des appels d’offres sont dématérialisées et ont obligation de l’être. Il est donc très important d’adapter son environnement de travail avec au moins, plusieurs éléments dont deux écrans de travail avec cette modalité de transmission. Ainsi, il est possible de travailler sur plusieurs documents et éléments à la fois sans avoir besoin de les imprimer.

    La connexion Internet doit également être assez puissante pour télécharger des DCE ainsi que ses réponses. Il est encore souhaitable de choisir des critères de sélection permettant de faire le tri dans les annonces de marchés publics, car il est possible de les créer sur des plateformes de dématérialisation.

    L’adresse email a aussi un caractère primordial afin de s’inscrire sur les différents profils d’acheteurs et permettre de correspondre avec les acheteurs publics. Il faut aussi tester la configuration de son poste, car elle permet de vérifier les prérequis.

    Enfin, il faut savoir réaliser une signature électronique grâce à une certificat électronique respectant la règlementation. Cette signature électronique fait ainsi foi de votre authenticité et de la date du dépôt.

    Enfin, il faut penser à réaliser une copie de sauvegarde de l’appel d’offre dématérialisé. Elle doit être sur un support physique papier ou sur une clé USB.

    Appel d'offre en ligne dans le détail :

    Lorsqu’une TPE ou une PME veut répondre à un appel d’offre, ce n’est pas facile à cause de la complexité administrative. Toutefois, avec la transmission électronique et la signature électronique des pièces contractuelles, elles peuvent davantage répondre à ces appels d’offres et peuvent ainsi remporter 30% du marché.

    Voici les principales étapes à franchir pour répondre à un appel d’offre public ou privé :

    • Avoir connaissant des annonces des marchés publics et les recevoir
    • Télécharger le DCE ou dossier de consultation des entreprises sur une plateforme de dématérialisation
    • Analyser le DCE ainsi que la publicité ou AAC
    • Travailler une réponse, la signer à l’aide d’un certificat de signature puis envoyer la réponse par la plateforme

    L’analyse de la candidature se fait par l’acheteur public en même temps que les autres.

    Mail de réponse à un appel d'offre informatique :

    Dans le mail de réponse dématérialisée à un appel d’offre, il est toujours nécessaire de prendre en considération qu’il existe beaucoup de concurrence sur le marché.

    Ainsi, répondre à un appel d’offres doit être parfaitement étudié. Tout d’abord, il est nécessaire de présenter son entreprise avec ;

    • Ses activités principales
    • Ses collaborateurs
    • Ses points forts
    • Ses domaines d’expertise
    • Ses prestations
    • Ses diverses références professionnelles

    Il est ensuite nécessaire de préciser la stratégie à développer pour être le mieux placé pour répondre à la demande, le budget prévisionnel et le délai de réponse. Le résumé de l’appel d’offres doit être retranscrit et reformulé dans la réponse. La technique à employer indique aussi la capacité à répondre la demande.

    Il faut également être efficace et concis tout en donnant des exemples pour que la réponse soit la plus pertinente possible. Il faut aussi annoncer des délais raisonnables et présenter un tableau sous forme de calendrier. Le budget prévisionnel doit aussi être rigoureux et méthodique, car il sera à négocier dans un second temps.

    Comment remporter un appel d'offre ?

    Tous les ans, la commande passant par les appels d’offres, est l’équivalent de plusieurs milliards d’euros. Par contre, les marchés publics ne sont pas régis de la même façon que les règles des ventes classiques ou que celle du commerce.

    La procédure est stricte et doit être impérativement suivie. La première étape est d’établir un appel d’offre pour avoir un maximum de propositions afin de sélectionner celle qui semblera le mieux.

    Afin de remporter un appel d’offre, il existe des astuces pouvant augmenter les chances d’une entreprise à remporter un appel d’offre.

    Dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier un appel d’offre au plus tôt afin de gagner du temps pour pouvoir y répondre.

    Lorsque les offres sont mises en ligne, on les trouve sur :

    • BOAMP ou bulletin officiel des annonces des marchés public
    • Achatpublic.com
    • DoubleTrade

    Il est aussi possible d'orienter ses recherches vers les journaux d'annonces légales ou un autre type de procédure traditionnelle et y répondre par voie postale

    Il faut réaliser la création d'un compte afin de pouvoir accéder aux offres de marché. Penser toujours à vérifier la date limite de dépôt pour avoir le temps de répondre à l'offre.

    Il est essentiel de choisir les bons mots-clés afin de ne rater aucune des offres intéressantes et de tester les meilleures plateformes en les comparant.

    Il est ensuite nécessaire de sélectionner les appels d’offres pouvant être remporter par l’entreprise dans son secteur d'activité puis de faire connaître auprès des émetteurs de demandes ses capacités professionnelles, ses chiffres d'affaires sur plusieurs exercices et en les contactant pour leur poser des questions et établir une communication de confiance grâce aux échanges d'informations. Le dossier à déposer doit ensuite indiquer les caractéristiques principales et la zone géographique pour être le mieux adapté au projet en cours. Dans ce cas, il est aussi nécessaire de répondre au maximum d’attentes du lanceur d’appel d’offre.

    Pour se démarquer de la concurrence, il est également nécessaire d’utiliser des solutions logicielles de dernière génération, permettant d’envoyer des rapports au demandeur et prouver ainsi ses compétences et son professionnalisme. Après le dépôt du dossier, il est intéressant de revenir vers le responsable du marché afin de se renseigner sur les premières impressions. En restant assez discret, cela prouve aussi que l’interlocuteur puisse être rassuré et mettre aussi une entité en face de lui.

    Une fois que le demandeur a fait son tri, un oral est souvent nécessaire avant qu’il fasse son choix définitif. Il est donc important de se préparer à ses attentes en préparant des brochures, des documents spécifiques une présentation du projet, un plan sur papier si le matériel informatique ne fonctionne pas et préparer le maximum de réponses aux éventuelles questions. Il faut aussi négocier pour placer un produit tout en prenant conscience des attentes du demandeur, mais aussi de ses limites.

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    Déborha VINDIOLET

    Accompagnatrice de freelances chez L-Expert-Comptable.com

    Bienveillante et dynamique Deborha est toujours disponible pour ses collègues.Elle sait faire preuve d'écoute et adore former son équipe telle une maman qui prendrait soin de ses enfants !