L'inventaire physique permet à l'entreprise de contrôler les écarts (pertes/vols/dépréciation) par rapport au niveau de stock théorique (informatique) et de s'assurer d'une homogénéité de la valeur des stocks entre les exercices comptables. Il doit être effectué régulièrement. La comptabilité générale le préconise au minimum une fois par exercice. Voici quelques conseils pour organiser, établir et contrôler son inventaire physique
Inventaire physique des stocks : organisation
Inventaire physique des stocks : les procédures
En tout premier lieu, une procédure d'inventaire physique des stocks écrite doit être établie afin d'être communiquée et expliquée aux équipes de comptages. Ces dernières doivent être composées de deux personnes au minimum, l'une compte, l'autre note. Les équipes de comptage doivent être réparties dans les différentes zones de stockage. Elles doivent être en mesure d'identifier clairement les produits. La présence d'un élément externe au magasinage est importante pour que la procédure d'inventaire des stocks soit la plus fiable possible. La supervision de la procédure d'inventaire et le comptage par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes peut être rassurante.
Lire l'article L'essentiel à savoir sur le commissaire aux comptes
Inventaire physique des stocks et activité
Inventaire physique des stocks : coté pratique
L'arrêt de l'activité pendant l'inventaire physique des stocks est fortement recommandé afin de limiter les mouvements (réception, expédition...) et la détérioration des stocks. A défaut, une procédure devra être mise en place.
Le rangement des stocks et le découpage des lieux de stockages permettent une meilleure facilité de comptage. Parmi cela, il faut distinguer :
- Les différentes zones de stock (magasin, atelier, réserve...),
- Les différents types de produits (triés par référence, code...),
- Les stocks obsolètes, endommagés à ranger à part,
- Les stocks détenus pour des tiers à ranger à part.
Avant de commencer le comptage, il faut s'assurer du contenu des emballages tant en quantité qu'en qualité.
Lire l'article : Apprendre à gérer son stock
Inventaire physique des stocks : le déroulement
Inventaire physique des stocks : les documents
Lors de l'inventaire physique, les stocks relevés doivent être annotés sur des feuilles pré-numérotées au stylo. Elles doivent contenir la localisation de l'article, sa description, son unité de mesure et le nom des personnes effectuant le comptage. Afin d'éviter l'oubli de produits, il est préférable de mettre une démarcation sur chaque produit déjà compté. Un double comptage est nécessaire pour limiter le risque d'erreur. Il doit être effectué de préférence par une équipe de comptage différente du premier.
Inventaire physique des stocks : consolidation
A la fin de l'inventaire, les feuilles de comptage doivent être transmises au service comptabilité qui les comparera avec l'inventaire permanent, s'il en est tenu un.
Pour conclure, un inventaire physique des stocks réussi est avant tout un inventaire bien organisé.
Avec un Master en Conseil & Audit de NEOMA Business School et plus de 3 ans d'expérience en comptabilité chez L-Expert-Comptable.com et KPMG, Jeanne Mulot est une experte en accompagnement des entrepreneurs, maîtrisant à la fois le suivi comptable et l'optimisation fiscale.
