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Les formalités obligatoires liées à l’embauche

Mis à jour le 24/05/2018

L’embauche d’une personne entraîne un certain nombre de formalités obligatoires pour l’employeur, à commencer par la rédaction et la signature du contrat de travail, sauf pour l’embauche en CDI à temps complet où cette formalité d’embauche n’est pas obligatoire. L’employeur doit remplir le Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF et transmettre l’accusé de réception au salarié (sauf mention sur le contrat de travail). Il doit affilier le nouveau salarié à une caisse de retraite complémentaire, l’inscrire au Registre Unique du Personnel et organiser une visite médicale. Une entreprise relevant d’une activité commerciale, industrielle, artisanale ou des services qui embauche en CDD doit également transmettre au salarié le Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF).


La signature du contrat de travail

La première formalité d’embauche consiste à rédiger et signer un contrat de travail. Il comporte les clauses et les modalités de fonctionnement du poste (rythme, horaires, lieu, clause de mobilité, clause de non-concurrence...), le salaire et les avantages qui ont été négociés entre l’employeur et le collaborateur au cours de l’entretien d’embauche.

Le contrat de travail obligatoire, sauf en CDI à temps complet

Un contrat de travail écrit et signé est obligatoire pour tous les contrats, sauf en cas de CDI à temps complet.

En cas d’absence de contrat, le salarié est réputé travailler en CDI à temps complet.

La Déclaration Préalable à L’Embauche (DPAE)

Pour chaque nouvelle embauche, l’employeur remplit une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF. La DPAE permet de centraliser 6 obligations liées à l’embauche en une seule formalité, à savoir :

  • immatriculer l’employeur au régime général de la Sécurité sociale en cas de première embauche

  • faire adhérer l’employeur à un service de médecine du travail pour une première embauche

  • affilier l’employeur auprès du régime d’assurance chômage

  • immatriculer le salarié à la CPAM

  • notifier une demande d’examen médical pour le salarié

  • préremplir la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS)

La DPAE doit être adressée dans les 8 jours qui précèdent la date d’embauche. Notez qu’elle remplace la DUE (Déclaration Unique d’Embauche).

Adresser la DPAE à l’inspection du travail

En cas de première embauche, la DPA doit être adressée à l’inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception.

Adresser la DPAE au salarié

Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF doit être remise par l’employeur au nouveau collaborateur au moment de l’embauche. Par défaut, la DPAE est considérée comme remise lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail signé faisant mention de l’organisme destinataire.

L’affiliation du salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Chaque nouveau salarié doit être affilié à une caisse de retraite complémentaire. Cette formalité d’embauche est accomplie par l’employeur :

  • auprès de l’ARRCO pour tous les salariés

  • auprès de l’AGIRC pour les salariés au statut-cadre

Inscription du salarié dans le Registre Unique du Personnel

Tout salarié nouvellement embauché doit être inscrit par l’employeur dans le Registre Unique du Personnel.

La Visite d’Information et de Prévention (VIP)

L’employeur est tenu d’organiser une première visite médicale à destination de son nouveau collaborateur. Ce rendez-vous sert à vérifier l’état de santé général du salarié, mais aussi à l’informer sur les risques liés à son poste. Cette première visite à la médecine du travail s’appelle la Visite d’Information et de Prévention (VIP). Elle doit intervenir dans les 3 mois qui suivent la prise de poste et elle est renouvelée tous les 5 ans. Une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l’employeur à l’issue de chaque visite médicale.

Notez qu’un suivi individuel renforcé s’adresse aux personnes exerçant un poste de travail considéré comme risqué, aux personnes reconnues handicapées ou titulaires d’une pension d’invalidité.

Pour l’embauche en CDD : le Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF)

En cas d’embauche en CDD (Contrat à Durée Déterminée) pour une entreprise dans le secteur du commerce, de l’industrie, des services ou de l’artisanat (champ d’application de l’ANI étendu du 05.12.03), l’employeur doit remettre au salarié le Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF) en même temps que le contrat de travail signé. Ce document l’informe sur les droits à la formation professionnelle continue. L’entreprise obtient le BIAF auprès de son organisme paritaire collecteur.

Notez que les entreprises d’autres secteurs remettent le BIAF à l’issue du CDD.