DPAE : qu’est-ce que c’est exactement et quel est le processus à suivre pour être dans les règles ?

L'article en brefLa Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), qui remplace la Déclaration Unique d’Embauche, est un mécanisme incontournable pour tout employeur avant l'intégration d'un nouveau salarié. Cette procédure permet de signaler l'embauche aux organismes tels que l'URSSAF ou la MSA, rassemblant six démarches administratives essentielles, de l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale à la mise en place de la visite médicale obligatoire. Effectuée en ligne ou via un formulaire papier, la DPAE assure la protection sociale du salarié dès son premier jour et évite les sanctions liées au travail dissimulé.

La flexibilité de cette déclaration s'étend à divers types de contrats et d’employeurs, y compris les structures temporaires et les particuliers employeurs. Tout retard dans cette démarche peut engendrer des conséquences graves, incluant des pénalités administratives et pénales. De plus, l'article souligne l’importance de la déclaration électronique pour les entreprises dépassant les 50 DPAE annuelles, simplifiant ainsi le processus tout en assurant la conformité aux régulations en vigueur.
Temps de lecture : 5minDate de publication : 13/11/2015Dernière mise à jour : 02/05/2024
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Ecrit par Emilie NAUDINAccompagnateur de freelances chez L-Expert-Comptable.com
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Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
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DPAE

Définition de la DPAE

Lors d’un recrutement, l’employeur doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui informe l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) ou la mutualité sociale agricole (MSA) du recrutement d’un salarié.

C’est une formalité obligatoire avant l’embauche, elle rassemble 6 formalités.

C’est une procédure nominative pour chaque salarié que l’entreprise à l’intention d’embaucher. L’employeur doit effectuer la DPAE au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard la veille de l’embauche.

À quoi sert exactement La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ? 

Elle remplace la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Elle constitue les formalités déclaratives liées à l’embauche d’un salarié auprès des organismes sociaux concernés. Elle est obligatoirement remplie et transmise par l’employeur, au maximum 8 jours avant l’embauche.

La DPAE vous permettra :

  • D’ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,

  • D’être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,

  • De bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,

  • Ainsi de satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent et éviter toutes sanctions liées au travail dissimulé.

Qui fait la DPAE ?

La DPAE est obligatoire pour tous les employeurs quels que soient la forme juridique de votre entreprise, son secteur d’activité, la taille et de la durée du contrat de votre salarié.

Pour une entreprise de travail temporaire, vous êtes assujetti à la DPAE pour le personnel permanent et le personnel intérimaire. Pour le personnel intérimaire l’entreprise utilisatrice n’est pas soumise à cette obligation déclarative : vous devez effectuer une déclaration à chaque mission, lors de la prévision d’embauche du salarié.

Les associations peuvent être également soumises à la DPAE.

En revanche, des dispositions particulières sont prévues pour les départements d’Outre-mer, les entreprises de travail temporaire, les assistantes maternelles.

Quel est le processus de déclaration de la DPAE ? Comment faire sa DPAE ?

La DPAE en ligne : saisir une DPAE

Pour réaliser la DPAE, vous pouvez vous rendre sur le site de l’URSSAF ou sur le net-entreprise.fr puis le transmettre par voie électronique ou par formulaire papier rempli et adressé à l’URSSAF par fax ou par LRAC.

Bon à savoir : si un employeur réalise plus de 50 DPAE par an, il a obligation de réaliser ses DPAE par voie dématérialisée à l'URSSAF.

DPAE formulaire :

La DPAE, vous permet de faire une déclaration pour six formalités liées à l’embauche :

  • Immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, lors de l’embauche du premier salarié

  • Immatriculation du salarié embauché à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM)

  • Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, Pôle emploi

  • Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail

  • Demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’embauche, service de santé au travail

  • Pré-établissement de liste des salarié embauchés pour établir la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS)

CERFA DPAE

L’URSSAF envoie à l’employeur, dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE, un accusé de réception dont un volet détachable sera remis au salarié dès réception.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont réalisé 50 DPAE au cours de l’année civile précédente.

Quelles sont les mentions obligatoires de la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • La dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification, s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;

  • Date et heure d'embauche ;

  • Nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d'essai éventuel pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

Quand faire une DPAE ?

La déclaration doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les huit jours précédant la date de l’embauche.

Quand faire une DPAE CDD ?

Déclaration préalable à l'embauche URSSAF

La DPAE est obligatoire pour chaque embauche 8 jours avant la date effective d’emploi et au plus tard, avant que l’emploi ne débute. En cas de retard, il peut être considéré par l’administration qu’il s’agit de travail dissimulé. Le CDD est encadré par la loi pour limiter les emplois précaires surtout si un même salarié effectue des CDD successifs.

Ainsi, si un CDD est renouvelé, c’est qu’il repousse le contrat à une date ultérieure. Dans ce cas précis, comme il s’agit du même salarié, dans le même emploi, seule la date de fin du contrat est changée. Il n’y a donc pas de DPAE pour la période de prolongation. Un avenant écrit suffit dans cette situation.

La DPAE ne doit donc être remplie que pour un nouveau salarié à la signature d’un nouveau contrat qu’il s’agisse d’un CDI ou d’un CDD.

DPAE sans contrat de travail

Après un entretien d’embauche, un salarié peut travailler sans avoir forcément signé un contrat de travail. Par contre, dans certains cas, le contrat de travail est obligatoire en cas de :

  • CDD ou contrat à durée déterminée

  • CTT ou contrat de travail temporaire

  • Contrat d’apprentissage

  • Contrat de professionnalisation

  • Contrats uniques d’insertions

Pour le CDD, le contrat doit obligatoirement être rédigé et signé par l’employeur et le salarié au moins deux jours avant l’embauche effective. Le contrat de travail est une preuve juridique. Il peut servir à chaque partie en cas de litige.

Quand un employé travaille en CDI dans une entreprise, il n’y a pas d’obligation de contrat, car il peut être oral. Par contre, l’employeur doit remettre au moins au salarié en CDI un document l’informant des spécificités de son poste.

Les mêmes éléments figurent sur la DPAE adressée à l’URSSAF dans ce cas. Cette forme d’embauche n’est pas souvent réalisée et la plupart des salariés en CDI sont embauchés avec un contrat de travail dans la langue d’origine de l’employé.

Attention, toutefois, car pour que le contrat soit considéré comme un document juridique, il doit aussi être rédigé en français.

Est-il possible d’être exonéré de la DPAE ?

La DPAE est non assujettie pour les employeurs bénéficiant de formalités simplifiées: les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) et un particulier employeur qui embauche un particulier à domicile.

Si vous êtes un particulier employeur et que vous avez embauché un particulier à domicile pour ses fonctions :

  • des travaux de construction,

  • de réfection ou d’aménagement d’immeubles,

  • d’installation ou de dépannage d’équipements domestiques,

  • ou de secrétariat particulier.

Alors vous serez assujetti à la DPAE.

Notamment d’autres catégories de personnel sont exonérées de DPAE :

  • stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié.

  • bénévoles, le temps fourni par un bénévole, ne donne lieu à aucune rémunération, et aucun lien de subordination de nature salariale. La DPAE doit être établie pour l’embauche d’un salarié.

  • volontaires du service civique.

Quelles peuvent être les sanctions si l’on ne fait pas correctement la DPAE ?

Les sanctions, si vous n’effectuez pas la DPAE, sont les suivantes:

  • des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale du fait de l’absence de déclaration.

  • des sanctions administratives :L’article L. 1221-11 le non-respect de l’obligation de DPAE entraîne une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

  • des sanctions pénales: l’absence volontaire de DPAE constitue un délit dissimulation d’emploi salarié.

En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique,

  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Il est ainsi rappelé que la DPAE est une formalité obligatoire pour la plupart des employeurs de droit privé lorsqu’ils embauchent un nouveau salarié. La DPAE est aussi obligatoire pour tous les types de contrat de travail quand le salarié relève du régime général de la sécurité sociale.

Cependant, il existe quelques dérogations comme :

  • Un CDD si les contrats successifs chez le même employeur sont effectués par le même salarié pour le même poste

  • Une mission effectuée par un intérimaire ou s’il s’agit d’un salarié mis à la disposition d’une entreprise par une autre entreprise

  • Un adhérent au titre emploi service entreprise ou TESE, au titre firmes étrangères ou TFE, au titre de chèque emploi association ou CEA

  • Pour certains travaux lorsque l’employeur est un particulier

  • Pour les bénévoles, les volontaires au service civil et les stagiaires

Pour le reste, la DPAE est obligatoire, mais attention, cette formalité ne peut pas être substituée par un autre document comme le formulaire A1, par exemple.

Si après une DPAE remplie, le salarié ne se présente pas à son travail, il suffit simplement d’en avertir l’URSSAF.

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