DPAE : qu’est-ce que c’est exactement et quel est le processus à suivre pour être dans les règles ?

Mis à jour le 13/11/15

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) remplace la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Elle constitue les formalités déclaratives liées à l’embauche d’un salarié auprès des organismes sociaux concernés. Elle est obligatoirement remplie et transmise par l’employeur, au maximum 8 jours avant l’embauche.

Tout savoir sur la DPAE

Définition de la DPAE

Lors d’un recrutement, l’employeur doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui informe l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) ou la mutualité sociale agricole (MSA) du recrutement d’un salarié. C’est une formalité obligatoire avant l’embauche, elle rassemble 6 formalités. C’est une procédure nominative pour chaque salarié que l’entreprise à l’intention d’embaucher. L’employeur doit effectuer la DPAE au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard la veille de l’embauche.

A quoi sert exactement la DPAE

La DPAE vous permettra :

  • D’ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,
  • D’être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
  • De bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,
  • Ainsi de satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent et éviter toutes sanctions liées au travail dissimulé.

Qui est concerné par la DPAE ?

La DPAE est obligatoire pour tous les employeurs quels que soient la forme juridique de votre entreprise, son secteur d’activité, la taille et de la durée du contrat de votre salarié.

Pour une entreprise de travail temporaire, vous êtes assujetti à la DPAE pour le personnel permanent et le personnel intérimaire. Pour le personnel intérimaire l’entreprise utilisatrice n’est pas soumise à cette obligation déclarative : vous devez effectuer une déclaration à chaque mission, lors de la prévision d’embauche du salarié.

Les associations peuvent être également soumises à la DPAE.

En revanche, des dispositions particulières sont prévues pour les départements d’Outre-mer, les entreprises de travail temporaire, les assistantes maternelles.

Quel est le processus de déclaration de la DPAE ?

Comment déclarer sa DPAE ?

Pour réaliser la DPAE, vous pouvez vous rendre sur le site de l’URSSAF ou sur le net-entreprise.fr puis le transmettre par voie électronique ou par formulaire papier rempli et adressé à l’URSSAF par fax ou par LRAC.

La DPAE, vous permez de faire une déclaration pour six formalités liées à l’embauche :

  • Immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, lors de l’embauche du premier salarié
  • Immatriculation du salarié embauché à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM)
  • Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, Pôle emploi
  • Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail
  • Demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’embauche, service de santé au travail
  • Pré-établissement de liste des salarié embauchés pour établir la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS)

L’URSSAF envoie à l’employeur, dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE, un accusé de réception dont un volet détachable sera remis au salarié dès réception.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont réalisé 50 DPAE au cours de l’année civile précédente.

Quelles sont les mentions obligatoirs de la DPAE

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • La dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;
  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification, s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
  • Date et heure d'embauche ;
  • Nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d'essai éventuel pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

Quand doit être fait la DPAE

La déclaration doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les huit jours précédant la date de l’embauche.

Est-il possible d’être exonéré de la DAPE ?

La DPAE est non assujettie pour les employeurs bénéficiant de formalités simplifiées: les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) et un particulier employeur qui embauche un particulier à domicile.

Si vous êtes un particulier employeur et que vous avez embauché un particulier à domicile pour ses fonctions:

  • des travaux de construction,
  • de réfection ou d’aménagement d’immeubles,
  • d’installation ou de dépannage d’équipements domestiques,
  • ou de secrétariat particulier.

Alors vous serez assujetti à la DPAE.

Notamment d’autre catégories de personnel sont exonérées de DPAE :

  • stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié.
  • bénévoles, le temps fourni par un bénévole, ne donne lieu à aucune rémunération, et aucun lien de subordination de nature salariale. La DPAE doit être établie pour l’embauche d’un salarié.
  • volontaires du service civique.

Quelles peuvent être les sanctions si l’on ne fait pas correctement la DPAE ?

Les sanctions si vous n’effectuez pas la DPAE sont les suivantes:

  • des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale du fait de l’absence de déclaration.
  • des sanctions administratives :L’article L. 1221-11 le non-respect de l’obligation de DPAE entraîne une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.
  • des sanctions pénales: l’absence volontaire de DPAE constitue un délit dissimulation d’emploi salarié.

En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique,
  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
A propos

Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.

Nos petits plus : des outils innovants, des tarifs bienveillants, des sourires constamment.

En savoir plus