DUE : Déclaration Unique d'Embauche - Définition

DUE : Définition

La DUE ou déclaration unique d’embauche était un document obligatoire qui devait être rempli par un employeur dès l’instant où il employait une personne. Cette DUE a été remplacée par la DPAE (voir paragraphe suivant). C'est une formalité qui s’applique à tous les secteurs d’activité, toutes les durées d’engagement et toutes les conditions d’exercice du travail. Il existe quelques rares exceptions comme par exemple, celle du particulier qui emploie un salarié de maison. Dans ce cas, la DUE n’est pas demandée. Si ce salarié est employé par un intermédiaire comme une entreprise de travail temporaire, alors l’entreprise doit faire les démarches auprès de l’URSSAF. Cette déclaration unique d'embauche peut être faite directement par l'employeur ou par un tiers déclarant pour lui comme, par exemple, un expert-comptable. Attention, en 2022, la DUE ou déclaration unique d'embauche se nomme désormais la DPAE ou déclaration préalable à l'embauche.

Quand faire une DUE ou DPAE en 2022 ?

Déclaration préalable à l'embauche :

La déclaration unique d’embauche ou DUE devenue DPAE ou déclaration préalable à l'embauche, doit être obligatoirement souscrite avant que l’employé ne commence son travail, et ce, que la prise de fonction soit indéterminée ou s’il s’agit d’une période d’essai. Dans les deux cas, la DUE doit être déposée au moins 8 huit jours avant la date du premier jour de travail du salarié. Si le délai n’est pas respecté, l’inspection du travail peut se retourner contre l’employeur. Quand une personne utilise les services d’un expert-comptable, il est conseillé de lui confier cette mission dont il a l’habitude.

Comment faire une DUE devenue DPAE ?

net-entreprise ou urssaf.fr en ligne par employeur

En 2022, la DUE ou déclaration unique d’embauche, est devenue la DPAE ou déclaration préalable à l’embauche. Cette obligation déclarative a été allégée afin de soulager les employeurs. Maintenant, pour remplir la DPAE anciennement DUE, il faut se rendre en ligne sur les sites de www.net-entreprises.fr ou www.urssaf.fr pour remplir le formulaire directement en ligne à chaque recrutement ou pour déposer le fichier provenant d’un logiciel de paie ou SIRH sur le premier site ou sur celui de l’URSSAF s’il s’agit du premier employé afin de pouvoir créer un compte employeur. Un expert-comptable peut également être missionné pour remplir cette déclaration à la place de l’employeur. Dès que le formulaire est rempli, alors l’employeur reçoit immédiatement un accusé de réception validant la DPAE. Depuis le 1er janvier 2022, il n’est plus possible d’envoyer la DUE ou DPAE par e-mail ou de la transmettre par flux CFT. La transmission électronique est réalisée par l’Api DPAE ou via l’upload. Il faut se tourner vers les prestataires comme l’expert-comptable afin de mettre en place la solution convenant le mieux à la situation ou à l’employeur. En effet, pour mieux gérer les déclarations sociales, selon les besoins RH, ou encore les spécificités d’une activité, il est nécessaire d’avoir l’outil nécessaire pour l’ensemble des obligations déclaratives.

Les formalités accomplies par la déclaration unique d'embauche (DUE)

La DUE devait être faite pour chaque nouveau salarié, au plus tôt 8 jours avant le début du contrat de travail et au plus tard avant la fin de la période d'essai. Avec la DPAE, comme dit plus haut, depuis le 1er juillet de l'année 2022, la procédure a été simplifiée et se fait en ligne.

L'objet de la déclaration unique d'embauche devenue DPAE, est de simplifier les démarches administratives relatives à l'embauche d'un salarié. Le simple (pour une fois ce n'est pas un abus de langage) fait de remplir la déclaration renseigne les 7 formalités suivantes :

• Demande d'immatriculation du salarié auprès de la Sécurité sociale.
• Déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail pour la visite médicale obligatoire.• Demande d'immatriculation de l'employeur à la Sécurité sociale, s'il s'agit du premier employé.
• Déclaration préalable à l'embauche au nom du futur employé (DPAE).
• Demande d'affiliation à l'assurance chômage s'il s'agit du premier salarié.
• Demande d'adhésion à un service de santé au travail.
• Compléter la liste des embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Les éléments à remplir dans la déclaration unique d'embauche (DUE)

Afin de remplir au mieux cette déclaration DUE se nommant maintenant la DPAE, il était nécessaire pour le futur employeur de se munir des éléments suivants :

• Numéro de SIRET.
• Numéro de Sécurité Sociale du futur salarié.
• Le code, le nom et l'adresse du centre de santé au travail (disponible auprès de l'URSSAF).
• Effectif (avant embauche du nouveau salarié) de la société.
• Durée du travail mentionné dans le contrat.

Depuis le 1er janvier 2022, la DPAE ayant remplacé la DUE, doit contenir les éléments suivants :

• Les noms et prénom de l’employeur ou la dénomination sociale
• Le code d’activité principale exercée ou APE nommé encore NAF
• Le numéro de SIRET ou système informatique pour le répertoire des entreprises sur le territoire ou la liasse émise par le CFE ou centre de formalité des entreprises lorsqu’une entreprise est en cours d’immatriculation
• L’adresse de l’employeur ou de l’établissement
• Le service de santé où va être rattaché le futur employé
• Les noms et prénom du salarié ainsi que ses coordonnées et son numéro de sécurité sociale
• La date et l’heure de la prise de travail
• Toutes les informations en rapport avec le contrat de travail comme la durée, les différentes modalités, etc.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE anciennement DUE est une des obligations dans la convention collective, devant être honorée impérativement par l’employeur. Il fait sa déclaration à l’URSSAF par le biais de l’un des deux sites qui sont mentionnés plus haut dans ce texte ou missionne un expert-comptable pour la faire à sa place. Cette déclaration permet d’ouvrir les droits sociaux du nouveau salarié, d’être couvert en cas d’accident du travail, de bénéficier de certaines exonérations quand l’entreprise est éligible et d’être en règle avec la loi et les administrations pouvant exécuter un contrôle. La DPAE est donc obligatoire pour embaucher un salarié qu’il s’agisse d’un CDD, d’un CDI, d’un contrat d’apprentissage, d’un travail temporaire ou une période d’essai. Seuls les bénévoles, volontaires du service civique et les stagiaires échappent à cette obligation ainsi que les adhérents de titre emploi service entreprise ou TESE, les titres firme étrangère ou TFE ainsi que les chèques emploi associatif ou CEA. Seules les entreprises de travail temporaire, les assistantes maternelles et les territoires d’Outre-mer ont des conditions particulières.

Les risques en cas de non-déclaration d'un salarié

Si un employeur ne remplit pas une DPAE avant d’embaucher un salarié, il encourt plusieurs risques. Il faut savoir que réaliser une DPAE dans ce cas est obligatoire. De plus, une copie doit être remise au salarié. Si un employeur ne fait pas cette déclaration, il s’expose à des sanctions, qui peuvent être :

• La régularisation des cotisations auprès de l’URSSAF
• Des pénalités pouvant aller jusqu’à 300 fois le taux horaire du minimum garanti
• Si l’oubli est qualifié d’ « intentionnel » par l’administration, l’employeur est alors coupable de dissimulation d’emploi salarié

Dans le dernier cas, il risque 45 000 € d’amende et 3 ans de prison si la personne est physique (micro-entrepreneur, entreprise individuelle, libéral, indépendant)

225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales pouvant être des sociétés par actions simplifiées, des sociétés unipersonnelles ou des sociétés anonymes.

Tout ce qu’il faut savoir et retenir sur la DPAE en résumé

Si une embauche ne se concrétise pas, il faut que l’employeur informe rapidement l’URSSAF afin que l’ouverture du compte employeur soit cessée. Depuis le 1er janvier 2022, comme évoqué plus haut, la DPAE ne peut plus être adressée par mail ni par la transmission par flux CFT qui cesse à la fin de l’année 2022. Il existe d’autres solutions comme l’Api DPAE, l’upload. L’employeur a tout intérêt de contacter son éditeur de logiciel de paie ou son expert-comptable si c’est lui qui transmet la DPAE à l’URSSAF, afin de trouver et de choisir quelle est la solution la plus adaptée à sa situation. L’Api DPAE est l’interface permettant au logiciel de paie de l’employeur de pouvoir s’identifier pour le dépôt sans avoir pour autant à naviguer sur Net-entreprises ou sur l’Urssaf. Grâce à ce système de gestion, il est possible de déposer un grand nombre de déclarations et de recevoir en retour, des accusés de réception des enregistrements ainsi que des certificats de conformité ou encore des bilans de traitement provenant de l’Urssaf. Quoi qu'il en soit, il ne faut jamais oublier de déclarer un salarié 8 jours avant son entrée effective dans une entreprise au risque de s'exposer à de lourdes sanctions. Il est fortement recommandé de missionner un cabinet d'expertise-comptable pour s'occuper de ces déclarations DPAE quand on est chef d'entreprise pour ne manquer à aucune obligation déclarative.