Qu'est-ce que la subrogation ? Impact et fonctionnement

Qu'est-ce que la subrogation ?

Définition générale de la subrogation

La subrogation est un concept juridique permettant à une personne (physique ou morale) de se substituer à une autre dans un rapport juridique, tout en conservant les termes du contrat. Cela signifie qu'une entité peut prendre la place d'une autre dans l’exercice de certains droits ou obligations, sans changer le cadre du rapport établi.

La subrogation protège le créancier en offrant un moyen de recouvrement plus rapide et sûr. Dans certains cas, le créancier peut être payé par une tierce personne, comme un assureur, ce qui sécurise le remboursement de sa créance.

Distinction entre subrogation et maintien de salaire

Le maintien de salaire est une obligation légale pour l’employeur, qui consiste à verser une indemnisation journalière en complément des indemnités de base. La subrogation, quant à elle, est optionnelle : elle doit être mise en place par l'employeur pour qu’il puisse recevoir directement les indemnités journalières normalement versées au salarié.

Subrogation et indemnités journalières

Une fois que la Sécurité Sociale a accepté la subrogation, elle verse les indemnités journalières directement à l'employeur, et non au salarié. Cela permet à l’employeur de compenser le maintien du salaire versé au salarié pendant son arrêt de travail.

La subrogation permet au salarié de recevoir son salaire complet sans interruptions. Cela évite les démarches administratives pour percevoir les indemnités, ce qui est un gain de temps et de simplicité.

Pour l’employeur, la subrogation présente plusieurs avantages :

• Évite les doubles versements : le salarié perçoit son salaire habituel, tandis que l’employeur récupère les IJSS de la Sécurité Sociale.
• Renforce le lien avec le salarié : en facilitant la gestion de l’absence, l’employeur maintient une relation positive avec son salarié.
• Améliore l’image de l’entreprise : la subrogation est perçue comme un avantage social, valorisant l’entreprise.

Pour que la subrogation soit mise en place, il est généralement nécessaire d’avoir un accord entre l'employeur et la Sécurité Sociale. Cet accord peut être stipulé dans la convention collective, un accord d’entreprise, ou le contrat de travail.

1. Déclaration de l’arrêt de travail : Le salarié ou l’employeur déclare l’arrêt auprès de la Sécurité Sociale.
2. Méthode de déclaration : La déclaration peut se faire via le téléservice de la Sécurité Sociale ou par envoi d’un formulaire spécifique.
3. Versement des IJSS : Une fois la demande traitée, la Sécurité Sociale verse directement les indemnités journalières à l’employeur, qui les utilise pour compenser partiellement le salaire maintenu au salarié.

Principe de fonctionnement

Une fois la demande de subrogation acceptée par la caisse d’assurance maladie, l’employeur reçoit directement les indemnités journalières.

L’employeur a la possibilité de :

• Maintenir l’intégralité du salaire : si les indemnités journalières couvrent 80 % du salaire, l'employeur peut compléter les 20 % restants pour atteindre un versement à 100 % du salaire.
• Couvrir partiellement le salaire : si les indemnités couvrent 70 % du salaire, mais que la convention collective prévoit 80 %, l'employeur ajoute une indemnisation complémentaire de 10 %. Cet écart peut être lié à un délai de carence.

Les options de couverture salariale permettent à l’employeur de maintenir un soutien financier adéquat pour le salarié, en respectant les dispositions de la convention collective.

Quel est l'intérêt de la subrogation ?

Simplification des versements pour le salarié

Avec la subrogation, l'employeur continue de verser le salaire au salarié comme à l'accoutumée, tout en recevant directement les indemnités journalières de la Sécurité Sociale. Cela dispense le salarié de toute gestion des demandes d'indemnités ou des échanges administratifs avec la Sécurité Sociale.

Facilitation de la gestion comptable pour l'employeur

L’employeur prend en charge toutes les démarches administratives liées aux indemnités journalières, incluant les demandes de remboursement auprès de la Sécurité Sociale. Cela permet de suivre avec précision la durée totale de l'arrêt de travail et de prévoir un budget adapté aux absences.

La subrogation simplifie non seulement les formalités pour le salarié, mais elle optimise également la gestion financière et administrative pour l’employeur.

Qui a droit à la subrogation ? Les conditions pour en bénéficier

Exigences contractuelles et conventionnelles

Le contrat de travail peut inclure des clauses spécifiques sur les arrêts de travail, les conditions de maintien du salaire et les modalités de gestion des absences. Par exemple, il peut préciser si l'employeur s'engage à maintenir le salaire intégral pendant un arrêt de travail ou définir les conditions d'un complément de salaire pour le salarié.

La convention collective fixe des normes minimales pour les conditions de travail, incluant les règles sur les absences, les indemnités journalières et les compléments de salaire. Elle peut offrir des conditions plus favorables que celles établies par la législation nationale.

Le maintien du salaire, en totalité ou en partie, garantit au salarié une continuité de revenu pendant son arrêt de travail, ce qui est essentiel pour couvrir les besoins de base tels que le logement et la nourriture. En outre, ce maintien est souvent une exigence légale ou conventionnelle, assurant le respect des droits du salarié, ce qui contribue à éviter les litiges et à garantir la conformité à la législation du travail.

Procédures et démarches pour la mise en place

À la Sécurité Sociale

L'employeur doit signaler les arrêts de travail à la Sécurité Sociale ou à l'organisme compétent. Cela implique de transmettre le certificat médical fourni par le salarié et de renseigner la période d'absence.

• Délai de déclaration : Un délai spécifique est souvent imposé pour cette déclaration, variant en fonction des réglementations locales.
• Certificat médical : Ce document doit être transmis dans un délai défini. Selon les pays, la transmission peut se faire électroniquement, par envoi postal ou via une déclaration en ligne.
• Accord de subrogation : Si l'employeur opte pour la subrogation, il doit établir un accord avec la Sécurité Sociale pour percevoir directement les indemnités journalières. Ce processus suit une procédure définie pour obtenir l’autorisation de la subrogation.

Formulaire de demande de subrogation

Pour mettre en place la subrogation, il est nécessaire de remplir un formulaire de demande, disponible sur le site de la Sécurité Sociale ou auprès de l’organisme compétent.

Les informations suivantes doivent être incluses dans le formulaire :

• Identité de l'entreprise : nom, adresse, SIRET, etc.
• Coordonnées bancaires : RIB pour le versement des indemnités.
• Identité du salarié : nom, prénom, numéro de Sécurité Sociale.
• Détails des arrêts de travail concernés.

Subrogation et implications financières

Impact sur le salaire du salarié

Les indemnités journalières sont calculées en fonction de la moyenne des salaires bruts des trois mois précédant l’arrêt de travail (ou des 12 derniers mois si le salarié a moins de trois mois d'ancienneté). Cette moyenne est divisée par 91,25 pour obtenir le montant journalier, en tenant compte des jours ouvrés et non ouvrés.

Avantages pour le salarié et l’employeur

• Maintien de revenu : Assure la stabilité financière du salarié pendant son arrêt de travail.
• Respect des obligations : Garantit la conformité aux conventions collectives et aux obligations légales.
• Renforcement des relations : Améliore la motivation du salarié et réduit les risques de conflit.
• Facilitation de la gestion : Simplifie la gestion des absences et limite les abus potentiels.
• Aspect comptable : Assure une gestion précise des paiements et des remboursements.

Considérations comptables pour l’employeur

Pour une gestion comptable efficace, l’employeur doit :

• Envoyer les documents nécessaires : Assurer la transmission des certificats médicaux et autres documents requis.
• Vérifier les remboursements : Contrôler les paiements et les relevés de compte pour garantir l’exactitude des remboursements.

Sur la fiche de paie, l’employeur doit inclure :

• Indemnités journalières : Afficher les indemnités reçues de l’Assurance Maladie.
• Complément de salaire : Mentionner le montant du complément versé par l’employeur.
• Détails des absences : Indiquer les dates et la durée des absences, ainsi que la répartition des montants.
• Cotisations sociales : Ajuster en fonction des indemnités et du complément de salaire.
• Impact sur les droits : Prendre en compte l’impact des absences sur les congés et autres droits.

Exemple pratique : Assurez-vous que la fiche de paie détaille précisément tous les montants dus et les ajustements pour une transparence totale. Conformité et clarté garantissent une meilleure compréhension pour le salarié.

Quelles différences entre IJSS, maintien de salaire et subrogation ?

Ces mécanismes peuvent s’articuler ensemble : par exemple, la subrogation permet à l’employeur de percevoir les IJSS et d’ajuster le maintien ou le complément de salaire en conséquence.