À tout moment, votre entreprise peut être soumise à un contrôle fiscal. Vous tenez une comptabilité informatisée, alors il est impératif de fournir au vérificateur votre comptabilité sous la forme d'un Fichier des Écritures Comptables (FEC).
C'est quoi le FEC ?
Selon la Loi de Finances rectificatives de 2012, depuis 2014, il est obligatoire de présenter un Fichier des Écritures Comptables (FEC). Un fichier regroupant toutes les informations comptables d'une entreprise sur une période donnée. Cette exigence s'applique aux entreprises qui tiennent leur comptabilité à l'aide d'un système informatisé. Celles-ci doivent présenter ces fichiers de manière dématérialisée lors d'un contrôle de l'administration fiscale, conformément à l'article L.47 A-I du livre des procédures fiscales.
Le Fichier d'Écriture Comptable est-il obligatoire ?
L'article L47 A du Livre des Procédures fiscales établit l'obligation de fournir le Fichier des Écritures Comptables (FEC). Il est vrai que cette obligation ne s'applique pas à toutes les entreprises. Toutefois, quand c'est le cas, les entreprises doivent veiller à ce que leur FEC soit conforme, faute de quoi elles encourent de lourdes sanctions.
Contrôle de la conformité
Un contrôleur des impôts est chargé de vérifier la conformité du fichier FEC. Il s'assurera que celui-ci respecte toutes les caractéristiques requises par la loi, et contrôlera également les comptes de votre entreprise. À noter, la non-conformité du FEC est considérée comme une tentative de fraude auprès des autorités.
Sanctions encourues
La lutte contre la fraude fiscale est devenue d'une importance capitale en termes de souveraineté et de rétablissement des comptes publics. Étant une condition essentielle pour assurer le respect du principe d'égalité devant l'impôt, si l'autorité constate que des éléments sont non conformes, l'entreprise est tenue de régler les sanctions:
Une amende forfaitaire de 5 000 €
Une amende égale à 10 % du montant des rectifications préconisées par l'administration fiscale
Qui doit fournir un FEC ?
L'obligation de tenir un Fichier des Écritures Comptables (FEC) concerne uniquement les entreprises qui utilisent une comptabilité en ligne. De plus, les entreprises assujetties à l'impôt sur les sociétés ou sur les revenus sont tenues de produire ce fichier, tels que
Les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC)
Les Bénéfices Non Commerciaux (BNC)
Les Bénéfices Agricoles (BA)
Certaines sociétés civiles immobilières (SCI)
Par déduction, les microentreprises gérant leurs recettes à l'aide d'un système de suivi papier ou d'un tableur, faisant appel à un tiers pour la tenue de leur comptabilité, et saisissent ces informations comptables mensuellement, sont exemptées de cette obligation.
Dans les faits, les professionnels libéraux en micro sont dispensés de FEC ainsi que les SCI non soumises à l'IS et détenues par des personnes physiques, puisque dû à un allègement de leur obligation, elles n'utilisent pas de logiciel comptable en ligne.
FEC et contrôle fiscal : les formalités à respecter
Que contient le FEC ?
L'entreprise est tenue de produire un Fichier des Écritures Comptables (FEC) répondant aux nombreuses exigences de l'administration, à la fois sur le plan technique et comptable.
Normes techniques
Les normes techniques établies par la DGFIP concernent notamment le format et la structure du fichier FEC. Celui-ci doit être dématérialisé et organisé sous forme de lignes et de colonnes. Aussi, selon l'article L. 47 A, les copies des fichiers peuvent être transmises, au choix, sous forme de fichier à plat à organisation séquentielle et structure zonée ou de fichier XML.
Normes comptables
Selon le régime d'imposition applicable, certaines conditions peuvent être facultatives. Néanmoins, selon l'article 54 du Code général des impôts, en ce qui concerne le format, le Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit respecter les critères suivants :
Le code journal de l’écriture comptable
Le libellé journal de l’écriture comptable
Le numéro de la transaction
La date de comptabilisation
Le numéro de compte
Le libellé de compte
Le numéro de compte auxiliaire
Le libellé de compte auxiliaire
La référence de la pièce justificative
La date de la pièce justificative
Le libellé de l’écriture comptable
Le montant au débit et au crédit
Le lettrage de l’écriture comptable
La date de lettrage
La date de validation de l’écriture
Le montant en devise
La nature de la devise
Quels sont les risques en cas de non-conformités du FEC ?
Lors d'une vérification de comptabilité sur le lieu d'activité, la remise du Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit avoir lieu dès l'intervention du vérificateur sur les lieux.
Lors d'un examen de comptabilité à distance, il est impératif de transmettre les Fichiers des Écritures Comptables (FEC) au contrôleur dans un délai de 15 jours à compter de l'avis de réception.
En cas de non-conformité du FEC ou en cas d'absence de remise du FEC, votre entreprise est passible d'une majoration de 10 % des droits fiscaux dus ou d'une amende de 5 000 €.
Quand faire le fichier FEC ?
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit être généré à la clôture de l'exercice comptable. La plupart des logiciels de comptabilité proposent une fonctionnalité permettant de produire un fichier conforme aux normes en vigueur.
Où trouver le fichier FEC ?
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) peut être généré à partir du logiciel de comptabilité utilisé par votre entreprise. Généralement, les logiciels proposent une fonctionnalité pour exporter le FEC conformément aux normes requises.
Comment vérifier un fichier FEC ?
En vertu de l'article L47 A, lorsque la comptabilité est faite à l'aide d'un système informatisé, il est demandé à l'entreprise de fournir une copie dématérialisée des fichiers des écritures comptables, conformément aux normes établies et du plan comptable général.
Afin de vérifier la conformité du fichier, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a développé un outil appelé TEST COMPTA DEMAT permettant aux d'entreprise de vérifier la validité de la structure du fichier et de détecter d'éventuelles anomalies. Ou bien, les agents de l'administration peuvent effectuer une vérification, en cas de contrôle fiscale, à l'aide du matériel comptable utilisé par l'entreprise.
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