FEC et contrôle fiscal : êtes vous en règle ?

L'article en brefToute entreprise peut faire face à un contrôle fiscal et, si elle utilise une comptabilité informatisée, elle doit fournir un Fichier des Écritures Comptables (FEC) au vérificateur. Ce fichier, obligatoire depuis 2014 pour les entreprises concernées, regroupe toutes les informations comptables sur une période donnée. Sa non-conformité peut entraîner des sanctions sévères, telles qu'une amende forfaitaire de 5 000 € ou une amende égale à 10% du montant des rectifications fiscales.

Le FEC doit répondre à des normes techniques et comptables précises, incluant le format et la structure du fichier, et divers éléments comptables spécifiques. Il est généralement généré par le logiciel de comptabilité de l'entreprise et doit être présenté lors d'un contrôle fiscal, que ce soit sur place ou à distance. En cas de non-conformité ou d'absence de remise du FEC, l'entreprise encourt des majorations ou amendes. La vérification de la conformité du FEC peut se faire via un outil développé par la DGFIP ou par les agents de l'administration fiscale lors d'un contrôle.
Temps de lecture : 3minDernière mise à jour : 22/01/2024
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Ecrit par Justine DROUVOTComptable chez L-Expert-Comptable.com
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Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
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À tout moment, votre entreprise peut être soumise à un contrôle fiscal.  Vous tenez une comptabilité informatisée, alors il est impératif de fournir au vérificateur votre comptabilité sous la forme d'un Fichier des Écritures Comptables (FEC).

C'est quoi le FEC ?

Selon la Loi de Finances rectificatives de 2012, depuis 2014, il est obligatoire de présenter un Fichier des Écritures Comptables (FEC). Un fichier regroupant toutes les informations comptables d'une entreprise sur une période donnée. Cette exigence s'applique aux entreprises qui tiennent leur comptabilité à l'aide d'un système informatisé. Celles-ci doivent présenter ces fichiers de manière dématérialisée lors d'un contrôle de l'administration fiscale, conformément à l'article L.47 A-I du livre des procédures fiscales.

Le Fichier d'Écriture Comptable est-il obligatoire ?

L'article L47 A du Livre des Procédures fiscales établit l'obligation de fournir le Fichier des Écritures Comptables (FEC). Il est vrai que cette obligation ne s'applique pas à toutes les entreprises. Toutefois, quand c'est le cas, les entreprises doivent veiller à ce que leur FEC soit conforme, faute de quoi elles encourent de lourdes sanctions.

Contrôle de la conformité

Un contrôleur des impôts est chargé de vérifier la conformité du fichier FEC. Il s'assurera que celui-ci respecte toutes les caractéristiques requises par la loi, et contrôlera également les comptes de votre entreprise. À noter, la non-conformité du FEC est considérée comme une tentative de fraude auprès des autorités. 

Sanctions encourues

La lutte contre la fraude fiscale est devenue d'une importance capitale en termes de souveraineté et de rétablissement des comptes publics. Étant une condition essentielle pour assurer le respect du principe d'égalité devant l'impôt, si l'autorité constate que des éléments sont non conformes, l'entreprise est tenue de régler les sanctions: 

  • Une amende forfaitaire de 5 000 €

  • Une amende égale à 10 % du montant des rectifications préconisées par l'administration fiscale

Qui doit fournir un FEC ?

L'obligation de tenir un Fichier des Écritures Comptables (FEC) concerne uniquement les entreprises qui utilisent une comptabilité en ligne. De plus, les entreprises assujetties à l'impôt sur les sociétés ou sur les revenus sont tenues de produire ce fichier, tels que

  • Les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC)
  • Les Bénéfices Non Commerciaux (BNC) 
  • Les Bénéfices Agricoles (BA)
  • Certaines sociétés civiles immobilières (SCI) 

Par déduction, les microentreprises gérant leurs recettes à l'aide d'un système de suivi papier ou d'un tableur, faisant appel à un tiers pour la tenue de leur comptabilité, et saisissent ces informations comptables mensuellement, sont exemptées de cette obligation.

Dans les faits, les professionnels libéraux en micro  sont dispensés de FEC ainsi que les SCI non soumises à l'IS et détenues par des personnes physiques, puisque dû à un allègement de leur obligation, elles n'utilisent pas de logiciel comptable en ligne.

FEC et contrôle fiscal : les formalités à respecter

Que contient le FEC ?

L'entreprise est tenue de produire un Fichier des Écritures Comptables (FEC) répondant aux nombreuses exigences de l'administration, à la fois sur le plan technique et comptable.

Normes techniques 

Les normes techniques établies par la DGFIP concernent notamment le format et la structure du fichier FEC. Celui-ci doit être dématérialisé et organisé sous forme de lignes et de colonnes. Aussi, selon l'article L. 47 A, les copies des fichiers peuvent être transmises, au choix, sous forme de fichier à plat à organisation séquentielle et structure zonée ou de fichier XML.

Normes comptables 

Selon le régime d'imposition applicable, certaines conditions peuvent être facultatives. Néanmoins, selon l'article 54 du Code général des impôts, en ce qui concerne le format, le Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit respecter les critères suivants :  

  1. Le code journal de l’écriture comptable
  2. Le libellé journal de l’écriture comptable 
  3. Le numéro de la transaction 
  4. La date de comptabilisation 
  5. Le numéro de compte 
  6. Le libellé de compte
  7. Le numéro de compte auxiliaire 
  8. Le libellé de compte auxiliaire 
  9. La référence de la pièce justificative 
  10. La date de la pièce justificative 
  11. Le libellé de l’écriture comptable 
  12. Le montant au débit et au crédit 
  13. Le lettrage de l’écriture comptable 
  14. La date de lettrage 
  15. La date de validation de l’écriture 
  16. Le montant en devise 
  17. La nature de la devise

Quels sont les risques en cas de non-conformités du FEC ?

Lors d'une vérification de comptabilité sur le lieu d'activité, la remise du Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit avoir lieu dès l'intervention du vérificateur sur les lieux. 

Lors d'un examen de comptabilité à distance, il est impératif de transmettre les Fichiers des Écritures Comptables (FEC) au contrôleur dans un délai de 15 jours à compter de l'avis de réception.

En cas de non-conformité du FEC ou en cas d'absence de remise du FEC, votre entreprise est passible d'une majoration de 10 % des droits fiscaux dus ou d'une amende de 5 000 €.

Quand faire le fichier FEC ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit être généré à la clôture de l'exercice comptable. La plupart des logiciels de comptabilité proposent une fonctionnalité permettant de produire un fichier conforme aux normes en vigueur.

Où trouver le fichier FEC ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) peut être généré à partir du logiciel de comptabilité utilisé par votre entreprise. Généralement, les logiciels proposent une fonctionnalité pour exporter le FEC conformément aux normes requises. 

Comment vérifier un fichier FEC ?

En vertu de l'article L47 A, lorsque la comptabilité est faite à l'aide d'un système informatisé, il est demandé à l'entreprise de fournir une copie dématérialisée des fichiers des écritures comptables, conformément aux normes établies et du plan comptable général.

Afin de vérifier la conformité du fichier, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a développé un outil appelé TEST COMPTA DEMAT permettant aux d'entreprise de vérifier la validité de la structure du fichier et de détecter d'éventuelles anomalies. Ou bien, les agents de l'administration peuvent effectuer une vérification, en cas de contrôle fiscale, à l'aide du matériel comptable utilisé par l'entreprise.