Fichier des écritures comptables (FEC) : Notre Guide

Qu'est-ce que le FEC en comptabilité ?

Le Fichier des écritures comptables est un document reprenant toutes les écritures comptables qui se sont déroulées durant un exercice donné d'une entreprise. Il s'agit d'un document dématérialisé et normé par arrêté du ministre en charge du budget.

À quoi sert le fichier des écritures comptables ?

L'article 54 du Code Général des Impôts (CGI) requiert que le contribuable soit en mesure de fournir à l'administration fiscale tous les justificatifs nécessaires prouvant l'exactitude des bénéfices, déficits et rémunérations déclarés.

Ainsi, le FEC a été rendu obligatoire par l'article L47 A du Livre des procédures fiscales (LPF) et permet à l'administration de s'assurer de la concordance entre les éléments présents dans les comptes et des données reçues dans les déclarations fiscales.

Qui doit fournir un fichier FEC ?

Comme évoqué plus tôt, ce sont les contribuables tenus de tenir une comptabilité informatisée qui sont concernés par l'obligation de fournir le FEC.

Y sont soumis ceux passibles de l'impôt sur les sociétés, ou bien de l'impôt sur les revenus dans les catégories des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC), des bénéfices agricoles (BA) au régime réel.

Cette obligation intervient lors d'un contrôle fiscal, soit lorsque l'administration adresse un avis de vérification au contribuable.

Toutefois, certains contribuables ayant une activité professionnelle ou immobilière font l'objet d'une dispense de présentation du FEC. Il s'agit:

• Des micro-entrepreneurs : la dispense s'applique si le micro-entrepreneur (qu'il soit micro-BIC ou micro-BNC) qui suit ses recettes via un fichier papier ou tableur, mandate un tiers pour la tenue de la comptabilité et que cette dernière est saisie de façon centralisée au moins mensuellement.
• Des Sociétés Civiles Immobilières (SCI) : concernant la SCI, la dispense est plutôt restrictive car elle ne va concerner que les SCI déclarant des revenus fonciers et dont les associés sont intégralement des personnes physiques. Cela signifie que dès lors que l'activité relève des BIC, ou est à l'impôt sur les sociétés, ou dès lors que l'un des associés est une personne morale, alors la SCI tombe sous la même obligation que les autres contribuables.

Cela n'exonère pas de tenir à disposition de l'administration l'ensemble des documents justifiant les déclarations fiscales. Même ces activités peuvent faire l'objet d'un contrôle.

Quel est le format du FEC ?

Le FEC est un document informatisé dont les normes fixées par arrêté se trouvent à l'article A47 A-1 du Livre des Procédures fiscales. L'article définit notamment les deux modes possibles de transmission du FEC, à savoir:

• Fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
• Fichiers structurés et codés en XML

Dans les deux cas, des spécificités sont imposées.

Comment vérifier le FEC ?

Afin d'accompagner les entreprises face à cette obligation intervenue depuis 2014, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a élaboré un outil appelé TEST COMPTA DEMAT.

Cet outil permet notamment aux chefs d'entreprises de s'assurer de la validité de la structure du fichier. Il relève également toutes les anomalies. Ainsi, il est possible de procéder à des rectifications en amont des éventuels contrôles fiscaux.

Est-ce obligatoire d'avoir un Fichier des Ecritures Comptables ?

L'obligation de remettre le FEC est déterminée par l'article L47 A du Livre des Procédures fiscales (LPF) .Lorsque l'administration souhaite émet un avis de vérification, le contribuable qui n'accède pas à cette demande s'expose à des sanctions pénales.

Il en est de même pour le contribuable qui produit un FEC ne respectant par l'article précité du LPF. Les sanctions sont les suivantes:

• Une amende forfaitaire de 5 000 euros
• Une amende égale à 10% du montant des rectifications préconisées par l'administration à l'issue du contrôle si ces 10% sont supérieurs à l'amende forfaitaire.

Le contribuable s'expose aussi à une évaluation d'office de ses bases d'imposition.

Qu'y a-t-il dans le Fichier des Ecritures Comptables ?

Ce FEC reprend les données comptables, ainsi que toutes les écritures que l'on retrouve dans l'intégralité des journaux pour l'exercice concerné, y compris les écritures d'inventaire (amortissements, dépréciations, provisions, stocks, régularisations...) et les reprises de solde antérieur.

Le classement se fait par ordre chronologique. En revanche, ne sont pas concernées les écritures de solde des comptes de charges et de produits, ni les écritures de centralisation.

Le FEC compte 18 informations obligatoires pour chaque écriture comptable, parmi lesquelles on retrouve entre autres : le code journal, le libellé journal, la date de comptabilisation, le numéro de compte, le montant au débit/crédit, etc...

Selon que le contribuable est soumis à l'impôt sur le revenu, ou à l'impôt sur les bénéfices, qu'il tienne une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d'engagement, les FEC peuvent voir certains de leurs champs non utilisés, c'est-à-dire laissés à blanc.

Pour chaque information, il existe un nom de champ et pour chaque nom de champ, il existe un type de champ (numérique, alphanumérique ou date).

Lorsque les FEC sont remis à l'administration, une description est jointe avec des informations venant préciser des éléments concernant le FEC, à savoir :

• Le nom, la nature et la signification de chaque zone
• La signification des codes
• Plusieurs informations techniques pour procéder au bon traitement du FEC

Quand doit-on rendre un FEC ?

Le FEC doit être fourni lors de la réception de l'avis de vérification du contrôleur. Plusieurs supports sont possibles, physiques ou électroniques.

L'administration a notamment ouvert un serveur sécurisé pour la transmission de ces documents. Le fait de fournir ces documents de façon informatisée permet également au contrôleur de faire une partie de ses vérifications à distance, et non dans les locaux. La demande de pièces justificatives pouvant donc intervenir plus tard.