Fichier des écritures comptables (FEC) : Notre Guide

Quelle est la signification de Fichier des Écritures Comptables ?

Le Fichier des écritures comptables est un document reprenant toutes les écritures comptables qui se sont déroulées durant un exercice donné d'une entreprise. Il s'agit d'un document dématérialisé et normé par arrêté du ministre en charge du budget.

À quoi sert le fichier des écritures comptables ?

L'article 54 du Code Général des Impôts (CGI) requiert que le contribuable soit en mesure de fournir à l'administration fiscale tous les justificatifs nécessaires prouvant l'exactitude des bénéfices, déficits et rémunérations déclarés.

Ainsi, le FEC a été rendu obligatoire par l'article L47 A du Livre des procédures fiscales (LPF) et permet à l'administration de s'assurer de la concordance entre les éléments présents dans les comptes et des données reçues dans les déclarations fiscales.

Qui doit fournir un fichier FEC ?

Comme évoqué plus tôt, ce sont les contribuables qui sont tenus de tenir une comptabilité informatisée et qui sont concernés par l'obligation de fournir le Fichier des écritures comptables.

Y sont soumis ceux passibles de l'impôt sur les sociétés, ou bien de l'impôt sur les revenus dans les catégories des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC), des bénéfices agricoles (BA) au régime réel.

Cette obligation intervient lors d'un contrôle fiscal, soit lorsque l'administration adresse un avis de vérification au contribuable.

Toutefois, certains contribuables ayant une activité professionnelle ou immobilière font l'objet d'une dispense de présentation du FEC. Il s'agit:

• Des micro-entrepreneurs : la dispense s'applique si le micro-entrepreneur (qu'il soit micro-BIC ou micro-BNC) qui suit ses recettes via un fichier papier ou tableur, mandate un tiers pour la tenue de la comptabilité et que cette dernière est saisie de façon centralisée au moins mensuellement.
• Des Sociétés Civiles Immobilières (SCI) : concernant la SCI, la dispense est plutôt restrictive car elle ne va concerner que les SCI déclarant des revenus fonciers et dont les associés sont intégralement des personnes physiques. Cela signifie que dès lors que l'activité relève des BIC, ou est à l'impôt sur les sociétés, ou dès lors que l'un des associés est une personne morale, alors la SCI tombe sous la même obligation que les autres contribuables.

Cela n'exonère pas de tenir à disposition de l'administration l'ensemble des documents justifiant les déclarations fiscales. Même ces activités peuvent faire l'objet d'un contrôle.

Quel est le format du Fichier des Écritures Comptables ?

Le FEC est un document informatisé dont les normes fixées par arrêté se trouvent à l'article A47 A-1 du Livre des Procédures fiscales. L'article définit notamment les deux modes possibles de transmission du FEC, à savoir :

• Fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
• Fichiers structurés et codés en XML

Dans les deux cas, des spécificités sont imposées.

Comment vérifier le FEC ?

Afin d'accompagner les entreprises face à cette obligation intervenue depuis 2014, la direction générale des Finances publiques (DGFIP) a élaboré un outil appelé "Test Compta Demat".

Cet outil permet notamment aux chefs d'entreprise de s'assurer de la validité de la structure du fichier. Il relève également toutes les anomalies. Ainsi, il est possible de procéder à des rectifications en amont des éventuels contrôles fiscaux.

Est-ce obligatoire d'avoir un FEC en comptabilité ?

L'obligation de remettre le FEC est déterminée par l'article L47 A du Livre des Procédures fiscales (LPF). Lorsque l'administration souhaite émet un avis de vérification, le contribuable qui n'accède pas à cette demande s'expose à des sanctions pénales.

Il en est de même pour le contribuable qui produit un FEC ne respectant par l'article précité du LPF. Les sanctions sont les suivantes :

• Une amende forfaitaire de 5 000 euros
• Une amende égale à 10% du montant des rectifications préconisées par l'administration à l'issue du contrôle si ces 10% sont supérieurs à l'amende forfaitaire.

Le contribuable s'expose aussi à une évaluation d'office de ses bases d'imposition.

L'administration fiscale considère la non-conformité du FEC comme une tentative de fraude. Un contrôleur fiscal est en droit de refuser un fichier ne respectant pas les spécifications de l'article A47 A-1 du LPF, et d'en tirer les conséquences sur la suite du contrôle. Veiller à la conformité technique du fichier avant tout avis de vérification est donc une précaution essentielle.

Que contient le Fichier des écritures comptables ?

Le FEC reprend l'intégralité des données comptables de l'exercice concerné. Concrètement, il compile toutes les écritures des journaux comptables, classées par ordre chronologique.

Les écritures incluses dans le FEC

Le fichier intègre notamment :

• Les écritures d'inventaire (amortissements, dépréciations, provisions)
• Les écritures de stocks et régularisations
• Les reprises de solde antérieur

Les écritures de solde des comptes de charges et produits ainsi que les écritures de centralisation ne sont pas incluses dans le FEC.

Les 18 champs obligatoires du FEC

Chaque écriture comptable doit comporter 18 informations obligatoires. Voici les principales :

Structure technique des champs

Pour chaque information, la structure est normalisée selon trois types de champs :

• Numérique : pour les montants et codes
• Alphanumérique : pour les libellés et références
• Date : pour les dates de comptabilisation et validation

Selon votre régime fiscal (IR ou IS) et votre type de comptabilité (trésorerie ou engagement), certains champs peuvent rester vides.

Les informations complémentaires à joindre

Lors de la remise du FEC à l'administration, une description détaillée doit accompagner le fichier avec :

• Le nom, la nature et la signification de chaque zone
• La signification des codes utilisés
• Les informations techniques nécessaires au traitement informatique du fichier

Quand doit-on rendre un FEC ?

Le FEC doit être fourni lors de la réception de l'avis de vérification du contrôleur. Plusieurs supports sont possibles, physiques ou électroniques.
L'administration a notamment ouvert un serveur sécurisé pour la transmission de ces documents. Le fait de fournir ces documents de façon informatisée permet également au contrôleur de faire une partie de ses vérifications à distance, et non dans les locaux. La demande de pièces justificatives peut donc intervenir plus tard.

Pour être prêt, il est essentiel de bien anticiper cette étape en amont. Découvrez notre article sur la clôture comptable : focus sur une formalité obligatoire, un préalable incontournable à l’édition d’un FEC conforme.

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L’analyse du FEC est une étape essentielle pour toute entreprise soumise à l’obligation comptable. Devenir un FEC expert, c’est aussi savoir détecter les erreurs avant un contrôle fiscal. Que vous utilisiez un FEC provisoire sous Sage 100 ou un fichier définitif, respecter la réglementation FEC est crucial pour éviter les sanctions.

FAQ - Questions fréquentes sur le fichier des écritures comptables

Peut-on transmettre le FEC par voie électronique ?

Oui. La DGFIP a ouvert un serveur sécurisé permettant la transmission dématérialisée du FEC. Cette modalité présente un avantage pratique : elle permet au contrôleur d'effectuer une partie de ses vérifications à distance, ce qui peut retarder une intervention physique dans vos locaux. La demande de pièces justificatives complémentaires intervient alors dans un second temps.

Pendant combien de temps faut-il conserver les fichiers FEC ?

Le délai de prescription fiscale est en principe de 6 ans pour les entreprises soumises au régime réel. Vous devez conserver votre FEC pour chaque exercice pendant toute cette durée. En cas de contrôle portant sur des exercices antérieurs, l'incapacité à fournir le fichier correspondant expose l'entreprise aux mêmes sanctions que l'absence de remise.

Un FEC établi sous un régime de comptabilité de trésorerie est-il différent de celui d'une comptabilité d'engagement ?

Le contenu structurel du FEC reste le même dans les deux cas. Certains champs peuvent toutefois rester vides selon votre régime fiscal. Par exemple, les informations relatives au lettrage ou aux comptes auxiliaires ne seront pas renseignées si votre comptabilité ne les utilise pas. Ces champs vides ne constituent pas une non-conformité, à condition que cela corresponde effectivement à votre mode de comptabilisation.

La remise du FEC déclenche-t-elle automatiquement un contrôle fiscal ?

Non. La remise du FEC n'est pas en elle-même un contrôle fiscal : elle peut en constituer le point de départ. Une fois le fichier transmis, l'administration l'analyse et peut, en fonction des anomalies détectées, décider d'engager une procédure de vérification de comptabilité. Disposer d'un FEC conforme et préalablement vérifié via l'outil Test Compta Demat réduit significativement ce risque.

Sources & références

Impots.gouv.fr - Fichiers standards des écritures comptables

Légifrance - Article L47 A - Livre des procédures fiscales

Ministère de l'Économie - Outil de test des fichiers des écritures comptables (FEC)