Quelles pièces comptables pour établir le bilan d’une entreprise ?

Pour établir un bilan comptable fiable, l’entreprise doit s’appuyer sur un ensemble de pièces comptables justificatives. Ces documents permettent de retracer l’activité, de justifier les écritures comptables et de présenter une situation financière conforme à la réalité.

Les différentes pièces comptables nécessaires pour dresser le bilan d’une entreprise

À l’approche de la clôture de votre exercice comptable, il convient de préparer convenablement l’établissement du bilan comptable de votre entreprise.

Différentes pièces comptables vous seront nécessaires parmi lesquelles :

• Les factures clients et fournisseurs
• Les bulletins de paie ou informations figurant dans le livre de paie
• Votre contrat de prêt et le tableau de remboursement de l’emprunt
• Le tableau des amortissements, immobilisations et dépréciations
• Le tableau des filiales et participations
• Le tableau des variations de capitaux propres
• Le compte de résultat

Le bilan d’entreprise : un document établi à partir des pièces comptables

Le bilan en comptabilité fait partie des comptes annuels obligatoires de l’entreprise, aux côtés du compte de résultat et des annexes. Il est établi chaque année à la clôture de l’exercice à partir des pièces comptables, qui permettent de justifier chaque élément figurant à l’actif et au passif.

• L'Actif recense ce que l'entreprise possède (immobilisations, stocks, créances clients, trésorerie).
• Le Passif détaille ce qu'elle doit (dettes fournisseurs, emprunts bancaires) ainsi que ses ressources propres (capital social, réserves).

Les pièces comptables ne figurent pas directement sur le bilan. Elles permettent de déterminer les montants des actifs, des passifs et du résultat de l’entreprise.

Le bilan est ensuite déposé au greffe du tribunal de commerce et certaines données issues des pièces comptables sont reportées dans la liasse fiscale transmise à l’administration pour le calcul de l’impôt.

Les pièces comptables servant à l’établissement du bilan doivent être conservées pendant 10 ans, y compris lorsqu’elles sont dématérialisées.

Comment établir un bilan comptable ?

Avant d’établir le bilan comptable, plusieurs opérations doivent être réalisées :

• Constater les provisions
• Réaliser l’inventaire des stocks et des en-cours
• Calculer les amortissements et établir le tableau des amortissements
• Enregistrer les opérations dans les journaux comptables du Plan Comptable Général (PCG)
• Réviser les comptes
• Établir le compte de résultat afin de déterminer le résultat de l’exercice, qui sera intégré au bilan

Une fois ces étapes réalisées, les montants sont répartis dans les principales rubriques du bilan :

• L’actif immobilisé
• L’actif circulant
• Les capitaux propres
• Les dettes

Le recours à un expert-comptable permet de sécuriser l’établissement du bilan et des comptes annuels.

Les charges et produits figurent dans le compte de résultat. Le bilan présente la situation financière de l’entreprise à la clôture.

Explication des différentes pièces comptables

Les pièces comptables regroupent l’ensemble des documents permettant de justifier les opérations financières de l’entreprise et de produire des documents de synthèse comme le bilan comptable.

Les factures clients et fournisseurs : Il s’agit de documents obligatoires établis lors de la livraison d’un bien ou à la fin de l’exécution d’une prestation. Elles vous permettent de saisir les écritures d’achat, de vente et de TVA au sein de votre bilan.

Les bulletins de paie ou informations figurant dans le livre de paie : Ces documents vous permettent de saisir les écritures de paie consistant à enregistrer les salaires et cotisations sociales.

Votre contrat de prêt et le tableau de remboursement de l’emprunt : Ces documents permettent la saisie des écritures d’emprunt. Les échéances sont comptabilisées au moment où elles apparaissent en banque.

Le tableau des amortissements, immobilisations et dépréciations : Ce tableau justifie les mouvements des différents postes de l’actif immobilisé correspondant aux comptes de la classe 2, mais aussi des postes d’amortissements et de dépréciations correspondant aux comptes des classes 28 et 29.

Le tableau des filiales et participations : Il permet de visualiser les différentes filiales et participations détenues par une société, quelle que soit sa taille.

Le tableau des variations de capitaux propres : Ce tableau montre les différences entre la variation des capitaux propres au cours de l’exercice et le résultat de ce même exercice.

Le compte de résultat : Ce document permet de constater la marge dégagée sur les coûts variables et d’identifier le seuil de rentabilité de votre entreprise.

Le rapprochement bancaire est une étape clé avant l’établissement du bilan. Il permet de s’assurer que les écritures comptables correspondent bien aux opérations figurant sur les relevés bancaires.

Les pièces comptables au format numérique c'est possible ?

Les pièces comptables n’ont plus l’obligation d’être conservées exclusivement sous format papier. La réglementation autorise la conservation dématérialisée, sous certaines conditions.

Les factures clients, factures fournisseurs ou relevés bancaires peuvent être conservés au format numérique dès lors que leur conservation garantit :

• l’authenticité de l’origine,
• l’intégrité du contenu,
• la lisibilité dans le temps.

Des logiciels de gestion conformes à la réglementation, comme Tiime, permettent de centraliser les pièces comptables, de conserver les justificatifs sous format numérique et de faciliter leur transmission à l’expert-comptable.

Lorsqu’elles respectent ces conditions, les pièces comptables dématérialisées ont la même valeur que les documents papier et sont admises par l’administration fiscale en cas de contrôle.

FAQ : Quelles pièces comptables pour établir le bilan d’une entreprise ?

Quel est le délai de conservation des pièces comptables ?

Toutes les pièces justificatives (factures, bons de commande, relevés bancaires) doivent être conservées pendant 10 ans après la clôture de l'exercice. Cette obligation est à la fois commerciale et fiscale.

Peut-on dresser un bilan comptable sans expert-comptable ?

Certaines entreprises peuvent établir leur bilan sans expert-comptable. Toutefois, le recours à un professionnel permet de sécuriser les comptes, d’éviter les erreurs et de s’assurer du respect des obligations comptables et fiscales.

Les pièces comptables doivent-elles obligatoirement être conservées sur papier ?

Non, les pièces comptables peuvent être conservées sous format numérique, à condition que leur conservation garantisse l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité dans le temps. Les documents dématérialisés ont valeur de pièces justificatives s’ils respectent ces conditions.

Le rapprochement bancaire est-il obligatoire pour établir le bilan ?

Le rapprochement bancaire n’est pas une obligation légale formelle, mais il constitue une étape essentielle avant l’établissement du bilan comptable. Il permet de vérifier la concordance entre les écritures comptables et les opérations figurant sur les relevés bancaires.

Références et sources

Service-public.fr - Obligations comptables du commerçant