Quand et pourquoi doit-on faire approuver ses comptes ?

Mis à jour le 21/11/22
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    Vous êtes dirigeant d’une SARL, EURL ou SAS ? Vous êtes donc tenu de déposer vos comptes annuels au tribunal de greffe. Mais, avant cette étape, les associés de la société doivent approuver ces comptes. Encore trop peu connue, l’approbation des comptes correspond à une démarche obligatoire dans la comptabilité de votre entreprise. En effet, les exercices comptables ont une date limite précise. De cette manière, les associés peuvent comparer un exercice à un autre et ont un contrôle sur les décisions prises par le dirigeant de l’entreprise. Si vous ne savez pas comment procéder, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous expliquons quand et pourquoi vous devez faire approuver vos comptes et les étapes à effectuer pour le rédiger en toute légalité.

    Qu’est-ce que l’approbation des comptes en entreprise?

    Chaque année, les comptes annuels que sont les bilans comptables, les comptes de résultat et l’annexe légale doivent être arrêtés à la fin de l’exercice comptable, déterminé pour chaque société dans ses statuts.

    L’approbation des comptes est une décision prise par les associés d’une société, qui consiste à approuver la bonne gestion qui en a été faite par le représentant légal chargé de prendre les décisions pour sa gérance au quotidien. L’approbation des comptes consiste également à fixer la rémunération du représentant légal et à décider de l’ affectation du résultat de la société : la distribution de dividendes ou mise en réserve du bénéfice.

    L’approbation des comptes est une décision prise en assemblée générale , après lecture des comptes annuels, de l’inventaire annuel et du rapport de gestion qui a été rédigé et transmis au préalable par le représentant légal.

    Les comptes annuels et la décision d’approbation des comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans un délai d’un mois suivant la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes, soit au maximum 7 mois après la clôture des comptes annuels.

    Les EURL et les SASU sont dispensées de déposer la décision d’approbation des comptes au greffe du tribunal de commerce, mais devront la conserver dans un registre.

    Pourquoi doit-on faire approuver ses comptes ?

    Les normes comptables établissent la manière dont les comptes annuels doivent être présentés. Cela permet de comparer les comptes d’une année à l’autre et de garantir aux différentes parties d’une société une image fidèle de son exercice. L’approbation des comptes permet donc à tous les partis d’avoir un regard clair et partial sur la société.

     

    Cette lecture simplifiée des comptes permet aux investisseurs de connaître les performances économiques de la société et ainsi calculer leur retour sur investissement. Les banques, les salariés et les fournisseurs ont un aperçu de la solidité financière (ou non) de l’entreprise. Enfin, l’État est donc en mesure de calculer le montant exact de l’impôt à collecter.

     

    Quelles sont les étapes antérieures à l’approbation des comptes ?

    Définir ses comptes annuels

    Lorsque vous clôturez votre exercice comptable, vous devez également clôturer votre exercice social. Ce dernier correspond à une période de cycle complet dans l’activité de l’entreprise, en général de 12 mois. Cette date est la même chaque année et se définit dans vos statuts. À cette date, vous disposez de six mois pour effectuer et faire approuver vos comptes annuels.

    Gardez à l’esprit que cette procédure est assez complexe. Nous vous recommandons de faire appel à un expert-comptable pour définir vos comptes annuels. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande devis.

    Établir votre rapport de gestion

    Lorsque vous avez clôturé vos comptes, le gérant de votre entreprise ou la direction de votre société se doit de rédiger un rapport de gestion. Elle doit ensuite être communiquée aux associés. Ces derniers sont donc informés de la gestion de la société et peuvent se projeter pour l’exercice suivant (évolutions économiques, risques éventuels…). Pour les SAS et les SASU, le rapport de gestion est rédigé par le président. Pour les SARL et EURL, il est rédigé par le gérant de votre société.

     

    Le rapport de gestion n’est pas obligatoire pour les petites entreprises dont :

     

    • le total du bilan ne dépasse pas 4 millions d’euros ;

    • le chiffre d’affaires n’excède pas 8 millions d’euros ;

    • le nombre maximal d’employés durant l’entreprise ne dépasse pas 50.

    Ce rapport est régi par l’article L232-1 du code du commerce.

     

    Vous devez y faire figurer :

     

    • votre situation de l’année écoulée, c’est-à-dire les difficultés que vous avez pu avoir ainsi que vos progrès. Techniquement, vous résumez de manière succincte l’exercice de l’entreprise ;

    • Les résultats de votre société, en reprenant les informations essentielles de vos comptes annuels ;

    • Le montant de vos charges somptuaires. Ce sont les charges non déductibles de vos impôts ;

    • Les projets d’avenir de la société ainsi que les risques liés ;

    • Le montant des dividendes versés lors des trois derniers exercices de votre société ;

    • Les activités annexes de la société, comme les succursales existantes ou les filiales ;

    Bien rédiger, ce rapport facilitera votre approbation des comptes.

    Quand faire approuver ses comptes ?

    Dans le cadre d’une SARL

    Pour une SARL, l’assemblée générale d’approbation des comptes doit avoir lieu au maximum dans les six mois qui suivent la clôture des comptes annuels, avant le 1er juillet de l’année suivant la clôture des comptes si celle-ci intervient au 31 décembre.

    La lettre de convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes doit être envoyée aux associés au moins 15 jours avant la date fixée, accompagnée des documents nécessaires : rapport de gestion rédigé par le représentant légal, inventaire et comptes annuels.

    Approbation des comptes EURL

    Dans une EURL, l’associé unique, également représentant légal de sa société, doit approuver les comptes annuels au maximum dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice puis consigner sa décision dans un registre.

    Approbation des comptes SAS

    En SAS, l’approbation des comptes est une décision prise en assemblée générale dans des conditions fixées librement par les statuts de la société (notamment des conditions de délai). Cependant, la loi impose le versement des dividendes dans un délai maximum de 9 mois suivant la clôture de l’exercice ; ce qui diminue la liberté des actionnaires quant à l’organisation de l’assemblée générale d’approbation des comptes.

    Approbation des comptes SASU

    Dans une SASU, l’actionnaire unique également représentant légal de sa SASU doit approuver les comptes annuels au maximum dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice puis consigner sa décision dans un registre.

    Comment approuver ses comptes ?

    Lorsque les actionnaires sont réunis, le dirigeant de votre entreprise doit soumettre son rapport et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes. Les associés décident alors d’approuver, de modifier ou de rejeter des comptes sociaux par un vote à la majorité. Les comptes sont généralement validés, sauf en cas de fraude ou lorsque les rapports ne semblent pas clairs.

     

    Puis, ils décident de l’affectation du résultat, qu’il soit positif ou négatif. Ils peuvent ainsi affecter une partie de leur bénéfice aux réserves ou bien le verser sous forme de dividendes. Toutes ces décisions sont à mentionner dans un procès-verbal qui sera transmis au greffe et marque la fin de l’approbation des comptes.

     

     

    Que se passe-t-il après l’approbation des comptes ?

     

    Le dépôt au greffe

    Lorsque l’assemblée générale a eu lieu, vous devez transmettre dans le mois qui suit votre approbation au greffe. Cette étape est obligatoire pour les SARL et SAS. En cas de défaut, vous risquez une amende de 1500 € par le tribunal de commerce. Cette étape s’effectue donc 7 mois après la clôture de vos comptes. Cette formalité est payante, entre 47,50 € et 95,28 €, par chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce ou par Carte bancaire pour les dépôts en ligne.

     

    Le greffe doit recevoir en doubles exemplaires :

     

    • Vos comptes sociaux annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexes comptables) ;

    • Votre rapport de gestion ;

    • Le PV d’approbation des comptes de la SARL ou SAS avec affectation des résultats.

     

    Vous avez la possibilité cependant de demander une propagation des délais d’approbation. Cependant, nous vous recommandons vivement d’effectuer votre demande auprès du président du tribunal dont dépend votre société avant l’expiration du délai initial. Vous devrez alors renseigner une estimation du délai souhaité.

     

     

     

    L’annonce au bulletin des annonces civiles et commerciales (Bodacc)

     

     

     

    La mention de votre dépôt au greffe apparaît au bulletin des annonces civiles et commerciales, sauf si vous avez rédigé une déclaration de confidentialité des comptes annuels. Si les comptes ont été refusés, le dirigeant dépose un extrait du procès-verbal faisant mention de ce refus.

     

     

    À noter : l’option de confidentialité ne s’applique pas à toutes les entreprises.

     

     

     

    L’approbation des comptes est donc un élément clé de votre société. Nous vous conseillons de l’anticiper, car généralement, elle arrive très vite après la création de votre société. Vous devez donc :

     

     

    • Définir vos comptes annuels ;

    • Rédiger votre rapport de gestion ;

    • Le soumettre à votre assemblée pour les SAS et SARL ;

    • Le déposer au greffe.

    Cet exercice correspond à une procédure longue et fastidieuse. Faites appel à nos services ! Chez L-Expert-Comptable.com, nous gérons tous les aspects administratifs de votre société.

     
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    Aurélia HEY
    Accompagnement des freelances chez L'Expert-Comptable.com

    Aurélia est une personne franche qui sait se faire apprécier de ses collègues. Forte de ses 9 ans d'expérience, Aurélia sait se montrer pédagogue et bienveillante pour former les nouveaux arrivants !