Est-ce que tout chef d’entreprise peut déduire les frais de déplacements payés personnellement ? Si oui, de quelle façon ?
La réponse dépend de son statut (exploitant individuel, dirigeant de société) et du régime fiscal (BIC, BNC).
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Quels frais déductibles ?
Exploitant individuel (BIC ou BNC) :
- les frais de transport domicile/lieu de travail dans la limite de 40 km par trajet (au-delà, il faut justifier l’éloignement)
- les frais de déplacements qui ont un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
- les autres frais (péages) sont également déductibles.
Dirigeant de société commerciale (type SARL, SAS) :
- les frais de déplacements qui ont un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
- les autres frais (péages) sont également déductibles.
Quel montant déductible ?
Exploitant individuel BIC
- si le véhicule est inscrit à l’actif de l’entreprise : les frais sont déductibles pour la part professionnelle et il n’y a pas de refacturation par l’exploitant
- si le véhicule n’est pas inscrit à l’actif de l’entreprise : les frais de prime d'assurance, entretien/réparation, essence et carburant sont déductibles pour leur quote-part professionnelle
Exploitant individuel BNC
- Soit déduction d’après les montants réellement payés
- Soit évaluation d’après le barème forfaitaire administratif (que l’exploitant soit propriétaire ou locataire du véhicule) : l’option pour ce forfait est annuelle et pour tous les véhicules utilisés à titre professionnel
Dirigeant de société commerciale (type SARL, SAS)
évaluation d’après le barème forfaitaire administratif
Quelles formalités ?
- Liste des déplacements effectués (date, trajet, motif du déplacement, nombre de kilomètres)
- Si déduction des frais réels : liste détaillée des frais et justification du pourcentage professionnel
- Paiement :
- pas de formalisme particulier pour les exploitants individuels
- les dirigeants de sociétés commerciales font des notes de frais pour demander le remboursement à la société
- En cas de contrôle :
- Pouvoir justifier le kilométrage professionnel (agenda, factures de réparation ou de contrôle technique indiquant le nombre de kilomètres)
- Pouvoir donner une copie de la carte grise du véhicule utilisé
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Julien accompagne les équipes et les indépendants depuis de nombreuses années... Le Win Win Win : son obsession ! Son arme secrète : la bonne humeur !
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