Refacturer ses frais de déplacements à l’entreprise

Mis à jour le 21/01/2015

Est-ce que tout chef d’entreprise peut déduire les frais de déplacements payés personnellement ? Si oui, de quelle façon ? La réponse dépend de son statut (exploitant individuel, dirigeant de société) et du régime fiscal (BIC, BNC).

Quels frais déductibles ?

Exploitant individuel (BIC ou BNC) :

  • les frais de transport domicile/lieu de travail dans la limite de 40 km par trajet (au-delà, il faut justifier l’éloignement)
  • les frais de déplacements qui ont un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
  • les autres frais (péages) sont également déductibles.

Dirigeant de société commerciale (type SARL, SAS) :

  • les frais de déplacements qui ont un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
  • les autres frais (péages) sont également déductibles.

Quel montant déductible ?

Exploitant individuel BIC

  • si le véhicule est inscrit à l’actif de l’entreprise : les frais sont déductibles pour la part professionnelle et il n’y a pas de refacturation par l’exploitant
  • si le véhicule n’est pas inscrit à l’actif de l’entreprise : les frais de prime d'assurance, entretien/réparation, essence et carburant sont déductibles pour leur quote-part professionnelle

Exploitant individuel BNC

  • Soit déduction d’après les montants réellement payés
  • Soit évaluation d’après le barème forfaitaire administratif (que l’exploitant soit propriétaire ou locataire du véhicule) : l’option pour ce forfait est annuelle et pour tous les véhicules utilisés à titre professionnel

Dirigeant de société commerciale (type SARL, SAS) 

évaluation d’après le barème forfaitaire administratif

Quelles formalités ?

  • Liste des déplacements effectués (date, trajet, motif du déplacement, nombre de kilomètres)
  • Si déduction des frais réels : liste détaillée des frais et justification du pourcentage professionnel
  • Paiement :
- pas de formalisme particulier pour les exploitants individuels
- les dirigeants de sociétés commerciales font des notes de frais pour demander le remboursement à la société
  • En cas de contrôle :
- Pouvoir justifier le kilométrage professionnel (agenda, factures de réparation ou de contrôle technique indiquant le nombre de kilomètres)
- Pouvoir donner une copie de la carte grise du véhicule utilisé
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