Refacturer ses frais de déplacements à l’entreprise

L'article en brefLes frais de transport domicile/lieu de travail, les frais de déplacements professionnels, et les autres frais comme les péages sont déductibles pour les exploitants individuels (BIC ou BNC) et les dirigeants de sociétés commerciales (SARL, SAS). Pour les exploitants individuels, la déduction est limitée à 40 km par trajet domicile/lieu de travail, sauf justification d'éloignement. Les dirigeants peuvent déduire les frais liés aux déplacements professionnels, ainsi que les péages.

Pour les exploitants individuels BIC, si le véhicule est inscrit à l'actif de l'entreprise, les frais professionnels sont déductibles sans refacturation. Si le véhicule n'est pas inscrit, les frais d'assurance, d'entretien, de réparation, et de carburant sont déductibles pour leur part professionnelle. Les exploitants BNC peuvent choisir entre la déduction des frais réels ou l'évaluation selon le barème forfaitaire administratif, cette option étant annuelle et applicable à tous les véhicules utilisés à titre professionnel. Les dirigeants de sociétés commerciales doivent utiliser le barème forfaitaire administratif pour évaluer les frais déductibles.

Sommaire

Quels frais déductibles ?

Exploitant individuel (BIC ou BNC) :

les frais de transport domicile/lieu de travail dans la limite de 40 km par trajet (au-delà, il faut justifier l’éloignement)
les frais de déplacements qui ont un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
les autres frais (péages) sont également déductibles.

Dirigeant de société commerciale (type SARL, SAS) :

les frais de déplacements qui ont un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
les autres frais (péages) sont également déductibles.

Quel montant déductible ?

Exploitant individuel BIC

si le véhicule est inscrit à l’actif de l’entreprise : les frais sont déductibles pour la part professionnelle et il n’y a pas de refacturation par l’exploitant
si le véhicule n’est pas inscrit à l’actif de l’entreprise : les frais de prime d'assurance, entretien/réparation, essence et carburant sont déductibles pour leur quote-part professionnelle

Exploitant individuel BNC

Soit déduction d’après les montants réellement payés
Soit évaluation d’après le barème forfaitaire administratif (que l’exploitant soit propriétaire ou locataire du véhicule) : l’option pour ce forfait est annuelle et pour tous les véhicules utilisés à titre professionnel

Dirigeant de société commerciale (type SARL, SAS)

évaluation d’après le barème forfaitaire administratif

Quelles formalités ?

Liste des déplacements effectués (date, trajet, motif du déplacement, nombre de kilomètres)
Si déduction des frais réels : liste détaillée des frais et justification du pourcentage professionnel
Paiement :

- pas de formalisme particulier pour les exploitants individuels

- les dirigeants de sociétés commerciales font des notes de frais pour demander le remboursement à la société

En cas de contrôle :

- Pouvoir justifier le kilométrage professionnel (agenda, factures de réparation ou de contrôle technique indiquant le nombre de kilomètres)

- Pouvoir donner une copie de la carte grise du véhicule utilisé

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