Le retard de paiement : définition et conséquences

Qu’est-ce que le retard de paiement ?

Définition

Le retard de paiement est une durée anormalement longue et non prévue par le contrat, voire une absence totale de règlement des prestations. Il constitue un poids pour les entreprises, quel que soit le domaine ou secteur d’activité, il est très souvent présent et il ne faut surtout pas y céder. A cet effet, il est d’ailleurs conseillé de contracter un prêt afin de payer ses fournisseurs à temps pour éviter les situations de litige en payant ses factures avec du retard.

Les différentes causes du retard de paiement

Du point de vue du client

Les causes de retard de paiement du client peuvent être multiples. Parmis elles, on retrouve notamment :

• L’oubli

• La complexité et la durée des processus de validation des factures qu’on trouve souvent dans les grands groupes

• Les litiges ou désaccords sur la nature, l’objet ou le volume de marchandise ou prestation différents de la commande initiale

A noter que plus de 70% des retards de paiement sont dû à une erreur de commande

• La mauvaise foi

• La difficulté financière

Du point de vue de l’entreprise

Mais l’entreprise a parfois également son rôle à jouer dans les retards de paiement :

• Erreur de livraison ou facture erronées

• Manque de temps ou de ressources dédié au suivi des commandes et à la réclamation des paiements

• Absence d’information centralisée et mauvaise communication au sein de l’entreprise

• Peur de réclamer pour préserver la relation avec les clients

• La non-connaissance des procédures quant à la mise en demeure et contentieux pour gérer les factures impayées

Nous verrons par la suite quelles mesures peuvent être prises afin d’anticiper et de limiter les retards de paiement.
 

L’impact sur les relations entreprise-fournisseurs

La première conséquence du retard de paiement est la pénalité de retard qui peut être réclamée sans justification, mais ce n'est pas la seule.

De plus, un fournisseur peut poursuivre en justice un client ayant des retards de paiement s'il subit un préjudice. C'est-à-dire que s'il a par exemple un trou dans sa caisse, car le paiement de son client n'a pu être encaissé et qu'il ne peut poursuivre son activité, le client devra sans doute payer des dommages et intérêts. Ne payez donc jamais vos factures en retard !

Face à un retard de paiement de vos clients, nous vous conseillons de le contacter deux ou trois fois dont une fois par lettre recommandée pour trouver une solution à l’amiable. N'engagez pas de procédures dès qu'un client a trois jours de retard.

Rappelez-vous que le but est que le client paye et continue à se fournir chez vous ; ne perdez pas de clients inutilement ! Si par contre vous vous trouvez dans une situation où le mauvais payeur n'est et ne sera plus un client, vous pouvez tout de même entamer des procédures de recouvrement de créances via des cabinets spécialisés.

Les délais de paiement selon le type de produit

Cas général

Les différents types de délais de paiement

Le délai de paiement doit obligatoirement et systématiquement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).

Il y a plusieurs délais de paiement possible :

• Paiement au comptant : paiement le jour de la livraison ou de la réalisation

• Paiement à réception : paiement après au moins une semaine suivant la réception de la facture

• Paiement avec délai par défaut : paiement avec délai de 30 jours suivant la réception ou réalisation

• Paiement avec délai négocié : paiement pouvant aller jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture ou 45 jours fin de mois à partir de la date d’émission de la facture. Ces modalités doivent figurer dans le contrat et précisées dans les CGV.
   

Pénalités de retard

Le taux d’intérêts prévu par les conditions générales de vente correspond généralement au taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne (BCE) en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet.

Exemple : 10,25% (0,00 + 10) pour les pénalités dues depuis le 1er juillet

Néanmoins, il peut être inférieur du taux minimal de 2,37% (à partir du 1er janvier 2021), correspondant à 3 fois le taux de l’intérêt légal (= 3 * 0,79%).

Ce taux peut également être converti en taux journalier. On le multiplie alors par le nombre de jours écoulés entre la date de l’échéance et la date d’encaissement. Il est appliqué sur le montant TTC.

Ces pénalités ne sont pas soumises à la TVA et il n’est pas nécessaire d’envoyer une lettre recommandée avant de réclamer les pénalités de retard de paiement.
 

Indemnité pour frais de recouvrement

Une indemnité forfaitaire de 40€ peut également être ajoutée à ces pénalités de retard. Elle vaut pour la totalité de la facture et non pour chaque jour de paiement. Cependant, elle s’applique à chaque facture payée en retard et non à l’ensemble des factures concernées. Elle n’est toutefois pas inclue dans la base de calcul des pénalités.
 

Cas particulier

Il existe de nombreux cas particuliers avec leurs délais de paiement et leurs pénalités propres. Alimentation/boissons, transport, secteur saisonnier ou encore achats en franchise de TVA. Cela montre bien que ce phénomène touche malheureusement tous les secteurs d’activité. Vous pouvez retrouver les différentes modalités qui vous intéressent ici.

Comment l’éviter ?

Culture du cash saine : quels processus mettre en place ?

Afin d’éviter ou du moins de limiter ces retards de paiement, les dirigeants et chefs d’entreprise doivent mettre en place des processus internes rigoureux comme par exemple :

• Se renseigner au préalable sur ses clients (solvabilité)

• Définir précisément et clairement les conditions de facturation et de règlement (connaître les clauses commerciales utiles)

• Rédiger correctement les documents contractuels, comptables et commerciaux (préciser clairement les CGV en mentionnant le délais de paiement des factures ainsi que les pénalités de retard)

• S’assurer rigoureusement du suivi des paiements (être organisé et rigoureux, faire des dossiers et les ranger précisément)

Bien que ces mesures peuvent prendre du temps et de nombreuses adaptations, elles sont néanmoins très efficaces et peuvent vous empêcher d’avoir de mauvaises surprises au moment du paiement.
 

Les astuces pour ne plus avoir de retards de paiements et d’impayés

Relancer ses clients

Soyez ferme. Vous avez fourni à vos clients des produits ou services et vous devez être payé pour ça. Tout travail mérite son dû. N’hésitez pas à relancer vos clients avant qu’il ne soit trop tard. Vous pouvez également leur rappeler la date d’échéance (présente sur les factures) et introduire le sujet des pénalités de retard afin de les faire réagir.

Vous pouvez dès lors envoyer des lettres de relance, des mails, passer des appels téléphoniques ou encore envoyer des lettres de mise en demeure.

Attention toutefois à rester ferme mais agréable et faire preuve parfois de patience. Il serait malvenu de perdre un client surtout s’il est un habitué. Il vaut mieux être calme et expliquer les choses posément afin de garder une bonne relation.
 

Souscrire à une assurance-crédit

Si vous ne voulez pas gérer les étapes administratives et de suivi mais que vous voulez vous assurer d’être bien payé pour votre travail, vous pouvez souscrire à une assurance-crédit. Celle-ci vous protège des risques d’impayés avec des experts de l’assurance crédit qui vous accompagnent afin d’évaluer vos clients et de recouvrer vos impayés.

Si le recouvrement n’arrive pas à son terme, l’assurance crédit vous indemnise.
 

Réclamer des pénalités de retard

Ces pénalités de retard sont dues de plein droit. Les différentes modalités sont plus haut dans l’article. Il ne faut toutefois pas omettre de bien les mentionner dans les conditions générales de vente ainsi que sur la facture.
 

Demander des acomptes

Pour être sûr que votre travail soit, au moins partiellement, rémunéré, vous pouvez demander des acomptes. Cela vous permet de financer les différentes étapes de réalisation (achat de matériel, paiement des salaires, recherche et temps de travail passé sur le projet) mais également d'avoir une première avance sur le paiement et de vous assurer de ne pas travailler gratuitement .

Aussi, en demandant un acompte, vous fidélisez votre client. En effet, il y a peu de chance qu'il aille chez un de vos concurrents s'il a déjà réglé des sommes chez vous.
 

Envoyer une injonction de payer

L'injonction de payer est une procédure judiciaire permettant de recouvrer les créances relativement rapidement (en 2 et 8 mois). Elle est régie par l'article 1405 du Code de procédure civile. Pour cela, adressez-vous à un(e) juge ou un(e) huissier(ère). Vous devrez également demander une requête au juge du tribunal compétent.