Écritures de paie: définition, enregistrement comptable

L'écriture de paie correspond à l'enregistrement des salaires et des cotisations sociales sur le bulletin de paie et les bordereaux de charges chaque mois.

Qu'est-ce qu'une écriture de paie ?

La saisie d'une écriture de paie consiste à enregistrer les salaires et les cotisations sociales. Les documents servant à la comptabilisation des opérations de paie sont les bulletins de paie (ou les informations récapitulatives figurant dans le livre de paie) et les bordereaux de charges.

Passer les écritures de paie

Les écritures de paie sont enregistrées en 2 temps :
 

 1) Comptabilisation du bulletin de paie

L'écriture à saisir est la suivante en prenant l'exemple d'un salaire brut de 2 000 €, des charges salariales pour 400 € et des cotisations patronales pour 800 € :
 

 Numéros de compte   Libellé écriture de jj/mm/aaaa   Débit  Crédit 
641 Salaire brut du mois   2000,00   
421 Salaire net du mois    1600,00 
645 Charges salariales     400,00

2) Comptabilisation des déclarations sociales 

L'écriture à saisir est la suivante en prenant l'exemple d'un salaire brut de 2 000 €, des charges salariales pour 400 € et des cotisations patronales pour 800 € :
 

 Numéros de compte   Libellé écriture de jj/mm/aaaa  Débit  Crédit 
645  Charges salariales et patronales  1200,00   

431 

 Organisme sociaux    1200,00 

A quel rythme saisir les écritures de paie ?

La comptabilisation des bulletins de salaires sera faite tous les mois après leur établissement. La saisie des charges sera opérée selon la périodicité des bordereaux : mensuelle ou trimestrielle.

Des astuces pour une saisie fiable et rapide

Dans ce contexte, le mieux est d'exploiter les fonctionnalités du logiciel comptable :

  • L'import des écritures de paie depuis le logiciel de paie (si le lien existe) offre une rapidité et limite les erreurs de saisie 
  • La création d'écritures automatiques pour les paies et les charges sociales permet de gagner du temps.

Il faut être précis dans le libellé d'écriture des charges sociales en précisant la période du bordereau (1er trimestre...) afin de faciliter les recherches et la révision de fin d'exercice comptable.

Astuce : il est préférable de créer un compte (421) par salarié afin de faciliter le pointage en cours d'année.

Contrôler ma saisie des écritures de paie ?

Le premier contrôle consiste à vérifier que les comptes d'organismes sociaux (431) sont à zéro après chaque règlement. Il en est de même pour les comptes du personnel (421).

Le deuxième contrôle est de rapprocher pour une même période, les comptes de salaires (641) avec un récapitulatif des salaires (livre de paie) issu du logiciel de paie et de justifier les écarts.

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