Kbis : définition, entreprises concernées et coût

Mis à jour le 11/02/22
Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB. L’entreprise peut se procurer un extrait Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle relève (le coût varie entre 2.69 € à 4.18 €). En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis en ligne de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Depuis 2019, il existe un portail sécurisé à 100 % nommé https://Monidenum.fr qui sert à simplifier vos démarches auprès du Tribunal de commerce. Si vous êtes le mandataire de l’entreprise, vous pourrez alors télécharger un Kbis de façon gratuite et en illimité. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.). Notez que les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par le Kbis. On parle d’extrait K, soit un avis de situation de l’entreprise qui n’est pas signé par le greffier du tribunal de commerce.
Sommaire

    Qu'est-ce que le Kbis d'une entreprise ?

    Le Kbis ou « extrait Kbis » est un document officiel qui valide, à la date mentionnée, l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ; attestant ainsi son existence juridique.

    Le Kbis est un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il concerne uniquement les personnes morales.

    L’extrait Kbis pour l’auto-entrepreneur ?

    Les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis.

    L’extrait K ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce et, dans ce contexte, n’est pas un acte authentique, mais un simple document officiel informatif.

    Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez vous procurer un extrait K gratuit, appelé aussi « avis de situation », en passant par le site Web du greffe du tribunal de commerce www.infogreffe.fr ou via le site de l’INSEE.

    En bref, on parle :

    • d’extrait Kbis pour une société
    • d’extrait K pour une entreprise individuelle / un auto-entrepreneur
    • d’extrait L bis pour un établissement secondaire de l’entreprise

    L'Extrait Kbis c'est quoi ?

    En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles, telles que :

    • le greffe dont relève l’entreprise
    • la date de délivrance du Kbis
    • le numéro SIREN et le numéro SIRET
    • le code APE et l’objet social détaillé
    • la raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
    • l’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
    • la date de création de la société
    • la forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
    • le capital social
    • la durée de vie
    • le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
    • les nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)
    • l’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective

    Pourquoi et comment obtenir un extrait Kbis ?

    L’extrait Kbis, en version originale, est le document justifiant de l'existence légale d'une entreprise. la réalisation de son inscription est obligatoire au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe.

    Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

    • d’une candidature à un appel d’offre public
    • d’une ouverture de compte bancaire
    • souscrire une assurance professionnelle
    • d’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
    • de démarches administratives variées
    • ...

    Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce, car ce document officiel n'a qu'une durée valable pendant trois mois pour les demandeurs.

    La durée de validité du Kbis

    Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique.

    La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

    Où trouver son Kbis ?

    Kbis en ligne et par courrier

    L’extrait Kbis d’une société peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe).

    En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr. Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle. Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

    L’extrait Kbis est-il gratuit ?

    Un extrait Kbis est envoyé d’office au dirigeant suite à l’immatriculation de sa société. Ce premier extrait est gratuit dans le sens où l’envoi n’est pas facturé, mais le dirigeant aura tout de même versé, en amont, des frais d’immatriculation auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Or, les frais d’immatriculation comprennent les honoraires pour le greffe du tribunal de commerce.

    Combien coûte un extrait Kbis ?

    Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

    • 2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
    • 4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
    • 3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

    (Tarifs pour l'année 2022 et susceptibles d’évoluer)

    Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

    Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ?

    Monidenum, Pappers pour Kbis de moins de 3 mois :

    En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019.

    Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée.

    Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Depuis 2019, il existe un portail sécurisé à 100 % nommé https://Monidenum.fr qui sert à simplifier vos démarches auprès du Tribunal de commerce.

    Si vous êtes le mandataire de l’entreprise, vous pourrez alors télécharger un Kbis de façon gratuite et en illimité. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

    En combien de temps obtient-on un Kbis ?

    Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande.

    Comment faire pour actualiser un Kbis ?

    Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises.

    Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

    Existe t-il un Kbis association ?

    Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce. Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

    Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

    • Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
    • Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

    L’extrait Kbis association, dans ce cas, peut être demandé de la même façon que pour les sociétés sur le site en ligne infogreffe.fr

    Attention aux faux Kbis

    Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal.

    Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit.

    Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés. Il faut donc vérifier régulièrement un Kbis d’entreprise par le biais de Monidenum.fr par exemple.

    Si vous constatez la moindre modification, il est conseillé de déposer immédiatement une plainte auprès du Procureur de la République ou auprès du commissariat pour faux et usage de faux.

     

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    Antoine RICHARD

    Accompagnement des freelances chez L-Expert-Comptable.com

    Depuis 2016 Antoine accompagne et conseille les indépendants aussi bien sur la création que l'optimisation des sociétés, le tout avec le sourire ! Pour lui la digitalisation et la proximité ne sont pas deux termes opposés mais bien complémentaires !

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