- Chaque dépense de l'entreprise doit être justifiée par une facture et enregistrée en comptabilité à sa date d'émission.
- Les écritures d'achat concernent toutes les factures soumises à TVA, incluant les achats et frais généraux.
- Pour comptabiliser une facture d'achat, il faut identifier trois montants : le montant HT, la TVA déductible et le montant TTC.
- La saisie des factures doit être régulière (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), selon la périodicité des déclarations de TVA.
- Les logiciels comptables permettent une saisie rapide et fiable grâce à des automatismes (calculs de TVA, écritures récurrentes, masques prédéfinis).
- Pour faciliter le suivi, il est conseillé de créer des comptes spécifiques pour chaque fournisseur.
- Un contrôle mensuel des comptes fournisseurs (pointage, lettrage) permet de corriger rapidement les éventuelles erreurs de saisie.
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Vous avez dit écriture d'achat ?
Toute dépense effectuée par l'entreprise doit être justifiée par une facture d'un fournisseur ou d'un prestataire de services.
Ces factures doivent être enregistrées en comptabilité à leur date d'émission par la saisie des écritures d'achat.
Cette saisie concerne toutes les factures, soumises à TVA ou non, quelle que soit la nature de la dépense : achats (matières premières, marchandises) ou frais généraux (loyer, honoraires,...)
Comment passer les écritures d'achat ?
Pour comptabiliser une facture d'achat, il est nécessaire d'identifier 3 sommes figurant sur la facture :
- Le montant HT (charge réelle pour l'entreprise)
- Le montant de la TVA facturée (TVA déductible)
- Le montant TTC (somme due au fournisseur)
Exemple : L'écriture à saisir pour une facture d'achat de matières premières de 1 000 € HT est la suivante :
| Numéros de compte | Libellé écriture de jj/mm/aaaa | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4010000 | Fact. fournisseur N°.... | 1200,00 | |
| 601000 | Fact. fournisseur N°.... | 1000,00 | |
| 445660 | Fact. fournisseur N°.... | 200,00 |
Si vous effectuez des achats à l'étranger, il est désormais nécessaire d'autoliquider la TVA.
Quand saisir les factures d'achat ?
La saisie des factures d'achat doit se faire le plus régulièrement possible. L'idéal étant une saisie quotidienne ou hebdomadaire.
L'intervalle maximal correspond à la périodicité des déclarations de TVA : si la déclaration de TVA est mensuelle il faudra saisir les factures d'achat au moins une fois par mois.
Que faire pour une saisie fiable et rapide ?
Il faut utiliser au maximum les fonctionnalités du logiciel comptable :
- La saisie guidée permet des automatismes : calcul de la TVA, masque de saisie prédéfini...
- la création d'écritures automatiques pour les charges mensuelles répétitives (loyer, crédit-bail, téléphone...) permet de gagner un temps précieux.
Il faut être précis dans le libellé d'écriture : nom du fournisseur, numéro de facture, période couverte par les frais généraux... Il est important de conserver la même structure de libellé afin de faciliter les recherches et la révision de fin d'exercice (Exemple : "01/24 EDF n°125).
Il faut utiliser des comptes fournisseurs détaillés : créer un compte par fournisseur permet de faciliter le pointage des factures et des règlements.
Contrôler sa saisie d'écritures d'achat ?
Un certain nombre de contrôles seront effectués par le logiciel : sens des débits/crédits, contrôle du montant de TVA, équilibre débit = crédit...
Il est impératif de porter la mention « comptabilisée » sur les factures enregistrées pour éviter les doublons à la saisie. Enfin, un contrôle mensuel des comptes fournisseurs (pointage et lettrage) permettra de détecter les incohérences et de les corriger.
Source & Référence
Légifrance : Article 286 du CGI
Questions & réponses