Qu'est ce qu'une écriture de vente ?
La facture est un document obligatoire établi à la livraison d'un bien ou à la fin de l'exécution d'une prestation. Les factures doivent être enregistrées en comptabilité à leur date d'émission, par la saisie des écritures de vente.
Comment sont passées les écritures de vente ?
Pour comptabiliser une facture de vente, il est nécessaire d'identifier 3 sommes figurant sur la facture :
- Le montant HT
- Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)
- Le montant TTC (somme due par le client)
L'écriture à saisir est la suivante en prenant l'exemple d'une facture de vente de 1 000 € HT :
| Numéros de compte | Libellé écriture du jj/mm/aaaa | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411000 | Fact. client N°.... | 1196,00 | |
| 707000 | Fact. client N°.... | 1000,00 | |
| 445710 | Fact. client N°.... | 196,00 |
A quel rythme saisir les factures de vente ?
La saisie des factures de ventes doit se faire selon la même périodicité que l'établissement des factures. L'idéal étant une saisie régulière quotidienne ou hebdomadaire.
L'intervalle maximal correspondant à la périodicité des déclarations de TVA : si la déclaration de TVA est mensuelle il faudra saisir les factures de vente au moins une fois par mois.
Quelles sont les astuces pour que ma saisie soit fiable et rapide ?
Il faut utiliser au maximum les fonctionnalités du logiciel comptable :
- La saisie guidée permet des automatismes : calcul de la TVA, masque de saisie prédéfini...
- Imports des écritures de ventes depuis le logiciel de facturation (si le lien existe)
Il faut être précis dans le libellé d'écriture : nom du client, numéro de facture afin de faciliter les recherches. Il faut utiliser des comptes clients détaillés : créer un compte par client, ceci facilitera le pointage des factures et des règlements par client.
Comment contrôler ma saisie des écritures de vente ?
Un certain nombre de contrôles seront effectués par le logiciel : sens des débits/crédits, contrôle du montant de TVA, équilibre débit = crédit...
Il est impératif de porter la mention « comptabilisé » sur les factures enregistrées pour éviter les doublons à la saisie. Enfin un contrôle des comptes clients mensuel (pointage et lettrage) permettra de détecter les incohérences et de les corriger.