Gestion notes de frais en freelance : Quels frais mettre à la charge de son entreprise ?

Les notes de frais et frais déductibles, c’est quoi ?

La gestion d’entreprise et notamment des notes de frais ne doit rien laisser au hasard. En effet, selon la nature des dépenses engagées, celles-ci peuvent être déduites du résultat imposable de votre entreprise ou échapper au paiement de l’impôt sur le revenu. Elles sont également exonérées de cotisations sociales. Attention, l’URSSAF et l’administration fiscale veillent au grain et traquent les fraudes ! Vous devez donc être très vigilant en les répertoriant.

On entend par notes de frais les documents prouvant les dépenses que vous avancez dans le cadre de votre activité. À moins de devenir freelance auto-entrepreneur, vous pouvez déduire ces dépenses de votre résultat, que celui-ci soit soumis au régime de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés. Cependant, pour être déductibles, les notes de frais doivent réunir trois conditions.

• Les dépenses doivent être faites pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise ;

• Les frais engagés doivent se rattacher à une gestion normale de l’entreprise, ce qui signifie qu’ils ne doivent pas être excessifs ou fictifs ;

• Vous devez pouvoir justifier ces dépenses sous peine de redressement fiscal.

Quels frais puis-je mettre à la charge de mon entreprise en freelance ?

Devenir entrepreneur, c’est donc pouvoir mettre de nombreuses dépenses à la charge de sa société, dès lors qu’elles répondent aux conditions que nous venons d’exposer. Généralement, les notes de frais recouvrent :

LES FRAIS DE RESTAURATION ET DE REPAS

Pas question pour autant d’inviter vos proches ou vos clients dans un trois étoiles sur le dos de votre entreprise ! Vous pouvez seulement déduire un montant fixé par la loi, qui correspond à la différence entre le montant de la note et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture.

En 2020, le montant déductible par jour est fixé à 14.10 €, l’évaluation forfaitaire à 4.90 € et vous ne pourrez, dans tous les cas, dépasser le plafond de 19 € de frais de repas.

Par exemple, si la note est de 35 €, les frais déductibles représentent 19 - 4.90 = 14.10 €. En outre, vous devez indiquer au dos de la note de restaurant le nom de vos invités et les circonstances qui justifient le caractère professionnel du repas ;

LES FRAIS DE DÉPLACEMENT/TRANSPORT

Peuvent être portés sur vos notes de frais les frais de déplacements professionnels, les frais liés au trajet domicile travail, billets d’avion ou les voyages d’affaires si ceux-ci sont rendus nécessaires par votre mission.

Pour calculer les notes de frais kilométriques, il faudra que le freelance précise les motifs du déplacement ainsi que le nombre de kilomètres effectués, le lieu et la puissance fiscale du véhicule qu’il aura utilisé. Toutefois, les frais concernant le trajet entre le domicile et le lieu de travail ne peuvent pas être considérés comme des frais déductibles.

En ce qui concerne les frais de péage, il est conseillé de garder les justificatifs. Ces derniers permettront de justifier les déplacements effectués.

LES DÉPENSES DE LOGEMENT ET D’HÉBERGEMENT

Elles sont remboursables seulement si vous ne pouvez pas regagner votre domicile à la suite du rendez-vous avec votre client, soit parce que votre logement est éloigné de plus de 50 km, soit parce que vous devez faire au moins 1h30 de trajet pour rentrer chez vous.

LES FRAIS DE FOURNITURE

Si vos frais de fournitures sont inférieurs à 500€ HT alors ils peuvent également être déduits du résultat imposable. Parmi eux on peut retrouver du matériel informatique (claviers d’ordinateur, souris, câbles, webcam, cartouches d’encre) ou des fournitures de bureau (agrafeuses, fauteuil, lampes...).

LES FRAIS DE FORMATION

À condition que cette formation réponde à une finalité professionnelle et ait un intérêt économique pour l’entreprise, il est possible de financer une formation avec sa société.

Si vous souhaitez apprendre une nouvelle langue, il faut que celle-ci vous apporte une plus-value dans votre exercice professionnel afin que les frais soient pris en compte.

Il est également possible de bénéficier d’un crédit d’impôt formation d’au minimum le SMIC horaire multiplié par 40 heures. Il suffit de demander que votre nom ainsi que le nombre d’heures de formation soient mentionnés sur la facture pour le calculer.

Comment son remboursées les notes de frais ?

La gestion des notes de frais obéit à des règles bien spécifiques, et vous ne pouvez pas rembourser les dépenses comme vous l’entendez. En principe, les frais sont pris en compte pour leur montant réel, sur la base des justificatifs. Cependant, vous pouvez vous faire rembourser selon un calcul :

• Forfaitaire : seules certaines professions libérales sont concernées. Cette possibilité n’est pas offerte si vous êtes gérant minoritaire d’une SARL ou président d’une SAS ;

• Au barème : c’est surtout le cas pour les indemnités kilométriques. La loi prévoit ainsi un montant de remboursement au kilomètre en fonction de la puissance fiscale de votre véhicule personnel (voiture ou votre deux-roues) et du type de carburant.

Et pour les freelances en portage salarial ?

Si vous optez pour le portage salarial, les mêmes règles s’appliquent. Vos frais professionnels sont catégorisés comme des frais de fonctionnement et sont donc pris en charge à condition de présenter les justificatifs nécessaires. Ils ne doivent toutefois pas excéder 30% du salaire brut.

Peut-on se rembourser ses notes de frais quand on est freelance/indépendant en micro-entreprise ? 

Si vous êtes freelance micro-entrepreneur, le régime de gestion des notes de frais diffère. En effet, vous n’êtes pas autorisé à déduire une quelconque dépense de votre chiffre d’affaires. Tout simplement parce que l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire qui prend en compte vos frais professionnels. Le taux varie en fonction de la nature de votre activité en indépendant :

• 71 % du CA pour les freelances spécialisés dans l’achat-revente ou la fourniture de logement ;

• 50 % du CA pour les freelances qui exercent une autre activité relevant des BIC (Bénéfices industriels et commerciaux).

• 34 % du CA pour les freelances qui dégagent des BNC (Bénéfices non commerciaux).

Quelles dépenses ne sont pas déductibles ?

Si vous vous êtes déjà lancé dans l’entrepreneuriat, vous savez sans doute que certaines dépenses ne peuvent pas être portées sur les notes de frais. C’est notamment le cas :

• Des dépenses luxueuses

• Les tenues qui peuvent être portées en dehors du cadre professionnel (costume, tailleur)
  Seuls les vêtements spécifiques sont autorisés (blouse de médecin, robe d’avocat)

• Des cadeaux d’affaires dont le montant est disproportionné par rapport au contrat que vous avez conclu avec votre client (par exemple, vous lui offrez un objet d’une valeur de 2 500 € alors que la prestation que vous réalisez pour lui n’est que de 8 000 €) ;

• Les amendes que vous recevez d’une administration, par exemple une amende de stationnement.

Comment faire pour la gestion des justificatifs quand on est freelance ? 

C’est simple : conservez toutes les pièces justificatives de vos dépenses ! Elles devront être jointes à vos notes de frais et être le plus détaillées possible. Il vous faut donc garder les tickets de péage, de restaurant, les factures d’hôtels, etc. et indiquer le motif professionnel pour obtenir le remboursement des frais.

DIFFÉRENCIER FRAIS PERSONNELS ET FRAIS PROFESSIONNELS

Une des principales conditions au remboursement de ses notes de frais réside dans le caractère indispensable de votre activité professionnelle. Il est important d’identifier les frais personnels et les frais professionnels que vous effectuez.

QUELS OUTILS POUR LES NOTES DE FRAIS ET JUSTIFICATIFS ?

La gestion d’entreprise n’est pas chose aisée. En tant que freelance, vous avez déjà de nombreuses charges administratives et répertorier régulièrement ses frais dans un tableau Excel peut s’avérer très fastidieux. Heureusement, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion ou un logiciel de comptabilité pour vos notes de frais :

• Tiime : cette application mobile vous permet de dématérialiser tous vos justificatifs de note de frais, gratuitement et en illimité.

Si vous préférez vous décharger complètement de la gestion de notes de frais pour vous concentrer sur votre métier de freelance, vous pouvez également faire appel à un professionnel de notre cabinet L’Expert-Comptable.com. Gestion des frais, dématérialisation des pièces justificatives : profitez de notre service comptable 100 % gratuit pour gagner du temps et de l’argent !