La gestion des notes de frais en freelance : quels frais mettre à la charge de son entreprise ?

Les notes de frais et frais déductibles, c’est quoi ?

La gestion d’entreprise et notamment des notes de frais ne doit rien laisser au hasard. En effet, selon la nature des dépenses engagées, celles-ci peuvent être déduites du résultat imposable de votre entreprise ou échapper au paiement de l’impôt sur le revenu. Elles sont également exonérées de cotisations sociales. Attention, l’URSSAF et l’administration fiscale veillent au grain et traquent les fraudes !

On entend par notes de frais les documents prouvant les dépenses que vous avancez dans le cadre de votre activité. À moins de devenir freelance auto-entrepreneur, vous pouvez déduire ces dépenses de votre résultat, que celui-ci soit soumis au régime de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés. Cependant, pour être déductibles, les notes de frais doivent réunir trois conditions.

• Les dépenses doivent être faites pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise ;
• Les frais engagés doivent se rattacher à une gestion normale de l’entreprise, ce qui signifie qu’ils ne doivent pas être excessifs ou fictifs ;
• Vous devez pouvoir justifier ces dépenses sous peine de redressement fiscal.

Quels frais puis-je mettre à la charge de mon entreprise en freelance ?

Devenir entrepreneur, c’est donc pouvoir mettre de nombreuses dépenses à la charge de sa société, dès lors qu’elles répondent aux conditions que nous venons d’exposer. Généralement, les notes de frais recouvrent :

Les frais de restauration et de repas

Pas question pour autant d’inviter vos proches ou vos clients dans un trois étoiles sur le dos de votre entreprise ! Vous pouvez seulement déduire un montant fixé par la loi, qui correspond à la différence entre le montant de la note et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture.

En 2020, le montant déductible par jour est fixé à 14.10 €, l’évaluation forfaitaire à 4.90 € et vous ne pourrez, dans tous les cas, dépasser le plafond de 19 € de frais de repas.

Par exemple, si la note est de 35 €, les frais déductibles représentent 19 - 4.90 = 14.10 €. En outre, vous devez indiquer au dos de la note de restaurant le nom de vos invités et les circonstances qui justifient le caractère professionnel du repas ;

Les frais de transport

Peuvent être portés sur vos notes de frais les frais de déplacements professionnels, les frais liés au trajet domicile travail, billets d’avion ou les voyages d’affaires si ceux-ci sont rendus nécessaires par votre mission.

Les dépenses de logement et d’hébergement

Elles sont remboursables seulement si vous ne pouvez pas regagner votre domicile à la suite du rendez-vous avec votre client, soit parce que votre logement est éloigné de plus de 50 km, soit parce que vous devez faire au moins 1h30 de trajet pour rentrer chez vous.

Quelles dépenses ne sont pas déductibles ?

Si vous vous êtes déjà lancé dans l’entrepreneuriat, vous savez sans doute que certaines dépenses ne peuvent pas être portées sur les notes de frais. C’est notamment le cas :

• Des dépenses luxueuses ;
• Des cadeaux d’affaires dont le montant est disproportionné par rapport au contrat que vous avez conclu avec votre client (par exemple, vous lui offrez un objet d’une valeur de 2 500 € alors que la prestation que vous réalisez pour lui n’est que de 8 000 €) ;
• Les amendes que vous recevez d’une administration, par exemple une amende de stationnement.

Comment sont remboursées les notes de frais ?

La gestion des notes de frais obéit à des règles bien spécifiques, et vous ne pouvez pas rembourser les dépenses comme vous l’entendez. En principe, les frais sont pris en compte pour leur montant réel, sur la base des justificatifs. Cependant, vous pouvez vous faire rembourser selon un calcul :

• Forfaitaire : seules certaines professions libérales sont concernées. Cette possibilité n’est pas offerte si vous êtes gérant minoritaire d’une SARL ou président d’une SAS ;
• Au barème : c’est surtout le cas pour les indemnités kilométriques. La loi prévoit ainsi un montant de remboursement au kilomètre en fonction de la puissance fiscale de votre véhicule personnel (voiture ou votre deux-roues) et du type de carburant.

Bon à savoir : les mêmes règles s’appliquent si vous avez opté pour le portage salarial.

Peut-on se rembourser ses notes de frais quand on est freelance /indépendant en micro-entreprise ?

Si vous êtes freelance micro-entrepreneur, le régime de gestion des notes de frais diffère. En effet, vous n’êtes pas autorisé à déduire une quelconque dépense de votre chiffre d’affaires. Tout simplement parce que l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire qui prend en compte vos frais professionnels. Le taux varie en fonction de la nature de votre activité en indépendant :

• 71 % du CA pour les freelances spécialisés dans l’achat-revente ou la fourniture de logement ;
• 50 % du CA pour les freelances qui exerce une autre activité relevant des BIC ;
• 34 % du CA pour les freelances qui dégagent des BNC.

Comment faire pour la gestion des justificatifs quand on est freelance ?

C’est simple : conservez tous les pièces justificatives de vos dépenses ! Elles devront être jointes à vos notes de frais et être le plus détaillées possible. Il vous faut donc garder les tickets de péage, de restaurant, les factures d’hôtels, etc. et indiquer le motif professionnel pour obtenir le remboursement des frais.

Quels outils pour les notes de frais et justificatifs ?

La gestion d’entreprise n’est pas chose aisée. Heureusement, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion ou un logiciel de comptabilité pour vos notes de frais :

• Tiime : cette application mobile vous permet de dématérialiser tous vos justificatifs de note de frais, gratuitement et en illimité ;
• Cleemy : ce logiciel de gestion de notes de frais vous propose de déclarer vos dépenses au fil de l’eau et de prendre en photo les justificatifs ;
• Expensya : adaptée aux freelances et indépendants, cette application de gestion vous permet d’économiser un temps précieux dans la gestion de vos notes de frais, grâce à la reconnaissance intelligente des factures.

Si vous préférez vous décharger complètement de la gestion de notes de frais pour vous concentrer sur votre métier de freelance, vous pouvez également faire appel à un professionnel de notre cabinet L’Expert-Comptable.com. Gestion des frais, dématérialisation des pièces justificatives : profitez de notre service comptable 100 % gratuit pour gagner du temps et de l’argent !