- Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un document dématérialisé obligatoire reprenant toutes les écritures comptables d'un exercice, à fournir lors d'un contrôle fiscal selon l'article L47 A du Livre des Procédures Fiscales.
- Sont concernées toutes les entreprises tenant une comptabilité informatisée (IS, BIC, BNC, BA au régime réel), avec des dispenses pour les micro-entrepreneurs et certaines SCI sous conditions strictes.
- Le FEC doit respecter des normes précises : format fichier plat ou XML, avec 18 champs obligatoires par écriture (code journal, date de comptabilisation, numéro de compte, montants débit/crédit...).
- La DGFIP met à disposition un outil gratuit "Test Compta Demat" permettant de vérifier la conformité de votre FEC et d'anticiper sereinement un éventuel contrôle fiscal.
- Le non-respect de cette obligation expose à des sanctions lourdes : amende forfaitaire de 5 000 € ou 10% des rectifications si ce montant est supérieur, plus un risque d'évaluation d'office.
- Pour gagner du temps et assurer la conformité de vos obligations comptables et fiscales, un expert-comptable dédié peut prendre en charge l'ensemble de ces formalités techniques et vous accompagner en cas de contrôle.
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Quelle est la signification de Fichier des Écritures Comptables ?
Le Fichier des écritures comptables est un document reprenant toutes les écritures comptables qui se sont déroulées durant un exercice donné d'une entreprise. Il s'agit d'un document dématérialisé et normé par arrêté du ministre en charge du budget.
À quoi sert le fichier des écritures comptables ?
L'article 54 du Code Général des Impôts (CGI) requiert que le contribuable soit en mesure de fournir à l'administration fiscale tous les justificatifs nécessaires prouvant l'exactitude des bénéfices, déficits et rémunérations déclarés.
Ainsi, le FEC a été rendu obligatoire par l'article L47 A du Livre des procédures fiscales (LPF) et permet à l'administration de s'assurer de la concordance entre les éléments présents dans les comptes et des données reçues dans les déclarations fiscales.
Qui doit fournir un fichier FEC ?
Comme évoqué plus tôt, ce sont les contribuables qui sont tenus de tenir une comptabilité informatisée et qui sont concernés par l'obligation de fournir le Fichier des écritures comptables.
Y sont soumis ceux passibles de l'impôt sur les sociétés, ou bien de l'impôt sur les revenus dans les catégories des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC), des bénéfices agricoles (BA) au régime réel.
Cette obligation intervient lors d'un contrôle fiscal, soit lorsque l'administration adresse un avis de vérification au contribuable.
Toutefois, certains contribuables ayant une activité professionnelle ou immobilière font l'objet d'une dispense de présentation du FEC. Il s'agit:
- Des micro-entrepreneurs : la dispense s'applique si le micro-entrepreneur (qu'il soit micro-BIC ou micro-BNC) qui suit ses recettes via un fichier papier ou tableur, mandate un tiers pour la tenue de la comptabilité et que cette dernière est saisie de façon centralisée au moins mensuellement.
- Des Sociétés Civiles Immobilières (SCI) : concernant la SCI, la dispense est plutôt restrictive car elle ne va concerner que les SCI déclarant des revenus fonciers et dont les associés sont intégralement des personnes physiques. Cela signifie que dès lors que l'activité relève des BIC, ou est à l'impôt sur les sociétés, ou dès lors que l'un des associés est une personne morale, alors la SCI tombe sous la même obligation que les autres contribuables.
Cela n'exonère pas de tenir à disposition de l'administration l'ensemble des documents justifiant les déclarations fiscales. Même ces activités peuvent faire l'objet d'un contrôle.
Quel est le format du Fichier des Écritures Comptables ?
Le FEC est un document informatisé dont les normes fixées par arrêté se trouvent à l'article A47 A-1 du Livre des Procédures fiscales. L'article définit notamment les deux modes possibles de transmission du FEC, à savoir :
- Fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
- Fichiers structurés et codés en XML
Dans les deux cas, des spécificités sont imposées.
Comment vérifier le FEC ?
Afin d'accompagner les entreprises face à cette obligation intervenue depuis 2014, la direction générale des Finances publiques (DGFIP) a élaboré un outil appelé "Test Compta Demat".
Cet outil permet notamment aux chefs d'entreprise de s'assurer de la validité de la structure du fichier. Il relève également toutes les anomalies. Ainsi, il est possible de procéder à des rectifications en amont des éventuels contrôles fiscaux.
Est-ce obligatoire d'avoir un FEC en comptabilité ?
L'obligation de remettre le FEC est déterminée par l'article L47 A du Livre des Procédures fiscales (LPF). Lorsque l'administration souhaite émet un avis de vérification, le contribuable qui n'accède pas à cette demande s'expose à des sanctions pénales.
Il en est de même pour le contribuable qui produit un FEC ne respectant par l'article précité du LPF. Les sanctions sont les suivantes :
- Une amende forfaitaire de 5 000 euros
- Une amende égale à 10% du montant des rectifications préconisées par l'administration à l'issue du contrôle si ces 10% sont supérieurs à l'amende forfaitaire.
Le contribuable s'expose aussi à une évaluation d'office de ses bases d'imposition.
Que contient le Fichier des écritures comptables ?
Le FEC reprend l'intégralité des données comptables de l'exercice concerné. Concrètement, il compile toutes les écritures des journaux comptables, classées par ordre chronologique.
Les écritures incluses dans le FEC
Le fichier intègre notamment :
- Les écritures d'inventaire (amortissements, dépréciations, provisions)
- Les écritures de stocks et régularisations
- Les reprises de solde antérieur
Les écritures de solde des comptes de charges et produits ainsi que les écritures de centralisation ne sont pas incluses dans le FEC.
Les 18 champs obligatoires du FEC
Chaque écriture comptable doit comporter 18 informations obligatoires. Voici les principales :
| Catégorie | Champs obligatoires |
|---|---|
| Identification | Code journal, libellé journal, numéro de compte |
| Dates | Date de comptabilisation, date de validation |
| Montants | Montant au débit, montant au crédit |
| Références | Numéro de pièce, référence de la pièce justificative |
| Libellés | Libellé de l'écriture, libellé du compte |
Structure technique des champs
Pour chaque information, la structure est normalisée selon trois types de champs :
- Numérique : pour les montants et codes
- Alphanumérique : pour les libellés et références
- Date : pour les dates de comptabilisation et validation
Selon votre régime fiscal (IR ou IS) et votre type de comptabilité (trésorerie ou engagement), certains champs peuvent rester vides.
Les informations complémentaires à joindre
Lors de la remise du FEC à l'administration, une description détaillée doit accompagner le fichier avec :
- Le nom, la nature et la signification de chaque zone
- La signification des codes utilisés
- Les informations techniques nécessaires au traitement informatique du fichier
Quand doit-on rendre un FEC ?
Le FEC doit être fourni lors de la réception de l'avis de vérification du contrôleur. Plusieurs supports sont possibles, physiques ou électroniques.
L'administration a notamment ouvert un serveur sécurisé pour la transmission de ces documents. Le fait de fournir ces documents de façon informatisée permet également au contrôleur de faire une partie de ses vérifications à distance, et non dans les locaux. La demande de pièces justificatives peut donc intervenir plus tard.
Pour être prêt, il est essentiel de bien anticiper cette étape en amont. Découvrez notre article sur la clôture comptable : focus sur une formalité obligatoire, un préalable incontournable à l’édition d’un FEC conforme.
Analyse FEC, contrôle et obligations : devenez un FEC expert même avec un FEC provisoire sous Sage 100
L’analyse du FEC est une étape essentielle pour toute entreprise soumise à l’obligation comptable. Devenir un FEC expert, c’est aussi savoir détecter les erreurs avant un contrôle fiscal. Que vous utilisiez un FEC provisoire sous Sage 100 ou un fichier définitif, respecter la réglementation FEC est crucial pour éviter les sanctions.
Sources & références
Impots.gouv.fr - Fichiers standards des écritures comptables
Légifrance - Article L47 A - Livre des procédures fiscales
Ministère de l'Économie - Outil de test des fichiers des écritures comptables (FEC)
Questions & réponses