Tableau de bord comptable : Comment piloter votre entreprise

Quels tableaux de bord suivre quand on crée son entreprise ?

Lors de la création de votre entreprise, mettre en place des tableaux de bord est essentiel pour piloter efficacement votre activité. Un tableau de bord vous permet de suivre vos indicateurs clés, d'anticiper les difficultés et de prendre des décisions éclairées dès le démarrage. Qu'il s'agisse de tableaux de bord financiers, commerciaux ou comptables, ces outils vous aident à garder le contrôle de votre entreprise et à ajuster votre stratégie en temps réel.

Pourquoi faire des tableaux de bord au démarrage de l’entreprise ?

Les tableaux de bord sont indispensables pour transformer vos prévisions en réalité. Les créateurs d'entreprise réalisent des prévisions financières au sein de leur business plan, mais ne doivent pas s'arrêter là une fois dirigeants.

Souvent, les estimations faites en amont peuvent s'avérer différentes de la réalité : l'activité peine à démarrer, les charges d'exploitation sont plus lourdes que prévu, le chiffre d'affaires tarde à décoller...

Mettre en place des tableaux de bord permet de :

• Piloter votre entreprise en prenant les bonnes décisions financières et commerciales

• Anticiper les difficultés financières avant qu'elles ne deviennent critiques

• Réajuster vos prévisions par rapport à la réalité terrain

• Adapter votre trésorerie en fonction de l'évolution de votre activité

• Comprendre les ressorts de votre secteur d'activité sur le terrain

Les tableaux de bord sont particulièrement utiles pendant les 12 premiers mois d'activité, période où les écarts entre prévisions et réalité sont les plus importants.

Les différents types de tableaux de bord pour gérer son entreprise

Il existe trois grandes catégories de tableaux de bord, chacune répondant à un objectif de gestion spécifique. Comprendre ces distinctions vous aide à choisir les bons outils selon vos besoins.

Le tableau de bord stratégique

Le tableau de bord stratégique vous donne une vision long terme de votre entreprise. Il aide à la prise de décisions stratégiques en suivant l'atteinte de vos objectifs globaux : part de marché, positionnement, développement de nouveaux produits...Ce tableau répond à la question : "Mon entreprise avance-t-elle dans la bonne direction ?"

Le tableau de bord budgétaire

Le tableau de bord budgétaire compare vos prévisions avec la réalité. Il suit le budget prévu versus le réalisé et met en évidence les écarts pour vous permettre d'ajuster rapidement vos dépenses. Ce tableau répond à la question : "Mes dépenses et revenus correspondent-ils à ce que j'avais prévu ?"

Le tableau de bord opérationnel

Le tableau de bord opérationnel suit l'activité quotidienne de votre entreprise : production, délais de livraison, satisfaction client, stocks... Il permet un pilotage au jour le jour. Ce tableau répond à la question : "Mon activité tourne-t-elle correctement au quotidien ?

Au démarrage, concentrez-vous sur les tableaux budgétaires et opérationnels. Le stratégique viendra naturellement après quelques mois d'activité.

Le tableau de bord comptable et financier : essentiel au démarrage

Le tableau de bord comptable est le plus critique pour les créateurs d'entreprise. Il vous permet de surveiller votre santé financière et d'éviter les difficultés de trésorerie qui tuent 31% des entreprises dans les 5 ans suivant leur création, avec un taux de survie à 1 an de 94,6%.

Le tableau de trésorerie : votre priorité absolue

Le tableau de bord financier le plus courant est le tableau de trésorerie, qui récapitule vos différentes échéances de paiement et prévoit des objectifs de chiffre d'affaires pour pouvoir les couvrir. Après un tableau d'anticipation, vous pourrez réaliser votre tableau de suivi de trésorerie. Ce tableau vous permet de visualiser :

• Vos entrées d'argent (encaissements clients, apports)
• Vos sorties d'argent (fournisseurs, charges sociales, salaires)
• Votre solde de trésorerie prévisionnel mois par mois
• Les périodes à risque où vous pourriez manquer de liquidités

Les autres tableaux de bord financiers essentiels

D'autres tableaux de bord financiers peuvent concerner des postes clés de l'entreprise, pour suivre leur coût et leur retour sur investissement :

• Budget publicité : suivi du coût par acquisition client, retour sur investissement des campagnes
• Frais de déplacement des commerciaux par rapport au chiffre d'affaires généré
• Coût par service ou activité : allocation optimale des ressources disponibles

Ce type de tableau, qui analyse le résultat poste par poste, est souvent utilisé comme tableau de bord en contrôle de gestion.

Les indicateurs comptables à suivre absolument

Pour un pilotage financier efficace, suivez ces indicateurs comptables clés :

• Le chiffre d'affaires (CA) par client ou par produit
• La marge commerciale pour mesurer votre rentabilité
• Les encours clients : argent que vous devez encore encaisser
• Les encours fournisseurs : argent que vous devez payer
• Le besoin en fonds de roulement (BFR) : argent nécessaire pour financer votre cycle d'exploitation

Dans une entreprise de services, surveillez particulièrement vos délais de paiement clients. Un retard de 30 jours peut mettre votre trésorerie en danger.

Étapes pour créer votre tableau de bord

Créer un tableau de bord efficace ne s'improvise pas. Suivez ces étapes pour élaborer un outil vraiment utile à votre gestion.

1. Définir l'objectif de votre tableau de bord

Avant toute chose, déterminez à quoi servira votre tableau de bord :

• Suivre au quotidien l'évolution d'un poste, d'une activité ou d'un service pour anticiper et adapter le bon fonctionnement de votre société
• Comprendre la situation et les capacités des différents départements dans le but de saisir toutes les opportunités
• Suivre le coût des services, activités ou postes afin d'allouer au mieux les ressources encore disponibles (heures de travail, compétences, machines, matières premières)

2. Construire votre tableau de bord étape par étape

Une fois l'objectif défini, suivez cette méthode :

1. Lister les jalons nécessaires à la réalisation de vos objectifs
2. Désigner les indicateurs qui permettront de mesurer l'atteinte de ces objectifs
3. Choisir les collaborateurs qui auront pour charge de compléter le tableau
4. Créer le tableau sous Excel ou à l'aide d'un progiciel (avec graphiques, cadrans...)
5. Tester et corriger les données inutiles ou manquantes
6. Valider et communiquer sur le remplissage, le suivi et le partage du tableau

L'exactitude de vos données sources est cruciale : c'est elle qui garantira l'utilité de votre tableau de bord et vous permettra de prendre les meilleures décisions stratégiques.

Adapter votre tableau de bord à votre entreprise

Chaque entreprise est unique, votre tableau de bord doit l'être aussi. Il n'existe pas de modèle universel : vous devez personnaliser vos indicateurs selon votre secteur d'activité, votre taille et vos objectifs.

Personnalisation selon votre secteur

Un tableau de bord e-commerce ne ressemblera pas à celui d'un consultant :

• E-commerce : taux de conversion, panier moyen, coût d'acquisition client
• Consulting : taux d'occupation, marge par mission, délai de paiement moyen
• Restaurant : ticket moyen, rotation des tables, coût matière

Évolution dans le temps

Votre tableau de bord doit évoluer avec votre entreprise. Au démarrage, vous suivez 5 indicateurs simples. Après un an, vous en aurez peut-être 15. Après 3 ans, vous reviendrez peut-être à 8 indicateurs plus pertinents.

Limitez-vous à maximum 10 indicateurs par tableau de bord pour rester lisible et exploitable.

Quels indicateurs clés (KPI) suivre dans vos tableaux de bord ?

Les Key Performance Indicators (KPI) sont les métriques qui comptent vraiment pour votre activité. Ils dépendent de votre secteur, de vos objectifs et de la finalité de votre tableau (pilotage global, financier, commercial...).

Exemples d'indicateurs qui calculent et comparent des données chiffrées

• Le chiffre d'affaires (CA) global et par segment
• Le montant des devis en attente de validation
• Les encours fournisseurs et clients
• Les litiges en cours de traitement par le SAV
• Les dépenses en ressources humaines (notes de frais, salaires)
• Le nombre de visiteurs uniques sur votre site internet
• Le panier moyen sur votre site e-commerce

Les indicateurs de pilotage

Il est également possible d'utiliser des indicateurs de pilotage ayant pour but de déterminer la progression des actions : en cours, réalisées, ou en retard dans l'entreprise.Ces indicateurs se doivent d'être :

• Clairs : compréhensibles par tous
• Prédictifs : permettant d'anticiper
• Non manipulables : basés sur des données objectives
• Évolutifs : adaptables selon votre stratégie

Présenter vos indicateurs dans un tableau de bord efficace

Après avoir sélectionné vos indicateurs clés, présentez-les de manière cohérente et méthodique (par exemple par service ou par type de donnée).

Structure recommandée d'un tableau de bord

Intégrez systématiquement ces 4 colonnes :

1. Prévu : votre objectif initial
2. Réel : le résultat constaté
3. Écart (réel - prévu) : pour visualiser immédiatement les différences
4. Action correctrice : les mesures que vous allez prendre

Ajoutez également le cumul et le taux d'avancement de l'objectif final en fin de période étudiée.

Exemple de tableau de bord pratique

Semaine X :

N'oubliez pas de mettre à jour votre tableau de bord et de réaliser un suivi régulier. Sans cela, le tableau manquera de pertinence et perdra toute son utilité.Bon à savoir : la fréquence de mise à jour dépend de votre activité. Pour un e-commerce, une mise à jour hebdomadaire est recommandée. Pour un consultant, une mise à jour mensuelle peut suffire.

Tableaux de bord commerciaux : pilotez vos ventes

Les tableaux de bord commerciaux vous permettent de suivre la performance de votre activité commerciale et d'identifier rapidement ce qui fonctionne ou non dans votre offre.

Indicateurs commerciaux à suivre

Vous pouvez suivre :

• Le chiffre d'affaires réalisé par client ou par gamme de produits
• La marge commerciale par produit ou service
• Vos stocks et leur rotation
• Vos délais de livraison
• Le degré de satisfaction de vos clients
• La productivité de vos employés

Ces indicateurs vous permettent par exemple de valider votre catalogue produit et de décider si vous continuez ou non de vendre certains d'entre eux. Vous identifiez vos produits stars et vos produits à faible rentabilité.

Tableaux de bord de communication : informer et mobiliser

Les tableaux de bord de communication ont un objectif informatif au niveau de l'activité de la société. Ils sont généralement composés d'indicateurs globaux donnant des renseignements sur les niveaux d'avancement de l'entreprise et de ses services.Ces tableaux comparent les résultats au plan d'action global de l'entreprise. Tout collaborateur doit ainsi être en capacité de poser un diagnostic sur les résultats de son implication dans la société.

Attention : veillez à ne pas surcharger ces tableaux avec des indicateurs secondaires additionnels, ce qui pourrait les rendre compliqués à lire.

Utiliser le tableau de bord pour gérer et piloter votre entreprise

Un tableau de bord n'est pas qu'un outil de suivi : c'est un outil de management. Il vous permet de prendre des décisions rapides sur la base d'éléments objectifs, concrètement mesurés.

Le tableau de bord comme outil de décision

Grâce à vos tableaux de bord, vous pouvez :

• Anticiper vos problèmes de trésorerie avant qu'ils ne surviennent
• Décider du recrutement d'un nouveau collaborateur au bon moment
• Prévoir une montée de vos charges et vous y préparer
• Planifier le lancement d'une nouvelle activité avec les bons moyens
• Maintenir les performances de votre société dans la durée

Le tableau de bord comme outil de communication

Les tableaux de bord facilitent également la communication avec vos partenaires externes :

• Négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs potentiels en montrant des chiffres concrets
• Négocier des solutions financières à court terme auprès de votre banquier
• Négocier un découvert bancaire en justifiant un besoin temporaire
• Vous fixer des objectifs réalistes en termes de chiffre d'affaires

Un tableau de bord bien présenté rassure votre banquier et facilite l'obtention de financements.

Maîtriser son pilotage à l'aide d'outils

Lorsque vous élaborez votre tableau de bord, vous souhaiterez qu'il soit efficace et personnalisé. Pour cela, plusieurs solutions s'offrent à vous.

Tableaux de bord Excel

Les tableaux de bord peuvent prendre la forme que vous souhaitez, mais ils doivent vous aider à prendre des décisions sans perdre de temps. La majorité des créateurs d'entreprise et des dirigeants créent leurs tableaux de bord sur Excel.L'idéal est de prévoir :

• Une colonne pour la prévision
• Une colonne pour la donnée réelle
• Une colonne pour l'écart entre prévision et réalité
• Une colonne pour les actions correctrices que vous allez mener

Les outils avancés pour aller plus loin

Il peut être intéressant d'utiliser :

• Un logiciel de gestion RH pour suivre vos ressources humaines
• Un ERP (Enterprise Resource Planning) pour centraliser toutes vos données
• Un e-CRM (Electronic Consumer Relationship Management) pour gérer votre relation client
• Un logiciel analytique reposant sur l'analyse BI (Business Intelligence)

Dans une perspective d'exploitation de la smart data, ces outils vous permettent de rassembler vos informations clés en se connectant automatiquement à vos outils.

Anticiper, piloter et corriger : suivre la santé financière de votre entreprise

Lorsque votre société sera lancée, vous aurez besoin d'assistance pour respecter vos équilibres financiers définis avant sa création, mais ne correspondant plus parfaitement à la réalité (charges qui s'accumulent, décollage des ventes plus lent que prévu...).Il conviendra alors de réaliser de nouvelles prévisions en tenant compte des données réelles de la société. Ceci vous permettra d'éviter les mauvaises surprises en matière de trésorerie. C'est ici que les tableaux de bord de gestion se révéleront précieux.

À qui s'adresser pour créer un tableau de bord de gestion ?

Plusieurs organismes peuvent vous accompagner :

• Les centres de gestion agréés (CGA) et les associations agréées (AA) dont la mission consiste à assister le chef d'entreprise en matière de gestion
• Les organismes d'accompagnement et de suivi de jeunes entreprises
• Les experts-comptables lors de la mise en place de votre contrôle de gestion

Il est fortement recommandé de vous faire accompagner : un expert connaît votre secteur d'activité et saura identifier les ratios les plus judicieux à suivre pour votre entreprise.

Faites-vous accompagner par L-Expert-Comptable.com

Nous le savons, diriger une entreprise peut s'avérer complexe : plusieurs étapes, allers-retours avec l'administration, analyse du bilan et des SIG, comptabilité à tenir, prendre les bonnes décisions pour pérenniser son activité...Mais bonne nouvelle ! Il est possible (et recommandé) de se faire accompagner facilement dans votre gestion d'entreprise par des professionnels experts-comptables.L-Expert-Comptable.com peut vous aider à :

• Mettre en place les tableaux de bord adaptés aux besoins de votre entreprise
• Comprendre votre structure financière, vos besoins de financement et votre taux d'endettement
• Analyser vos indicateurs et prendre les bonnes décisions stratégiques
• Automatiser le suivi de vos données comptables et financières

Vous avez un doute quant au changement de votre statut juridique ? Dans vos démarches de création d'entreprise ? Posez-nous la question, notre équipe sera ravie de vous aider. Pour cela, il vous suffit de nous contacter.

Sources & Références

INSEE - https://www.insee.fr/fr/statistiques/8634190