Mettez du contrôle de gestion dans votre entreprise (avant d’y mettre de la comptabilité)

Mis à jour le 11/09/2017

Le contrôle de gestion est un poste clé pour l’entreprise, car il sert à analyser son modèle économique, à anticiper sa rentabilité et à mener les bonnes actions pour optimiser ses performances globales. Vous n’avez pas la capacité d’embaucher un contrôleur de gestion pour votre petite entreprise ? Et si vous commenciez par adopter la mentalité du contrôleur de gestion dans votre organisation ? Gestion commerciale, classement de vos missions par ordre de priorité, bonne connaissance de la productivité de vos salariés, le contrôle de gestion consiste avant tout à organiser son entreprise en différents services, à créer des tableaux de bord pour suivre leur fonctionnement puis à anticiper et optimiser leur rentabilité. 

 

Le contrôle de gestion : quelle définition

De manière globale, le contrôle de gestion est un poste comptable destiné à analyser le modèle économique de l’entreprise, à prévoir sa rentabilité et à engager des actions correctrices pour l’optimiser. Le contrôle de gestion contribue au pilotage global de l’entreprise et vise à améliorer ses performances économiques.

Le contrôle de gestion : anticiper pour mieux maîtriser ses coûts

Le contrôle de gestion sert avant tout à anticiper le rendement de l’entreprise pour optimiser son fonctionnement et gagner en performances. En identifiant les postes les plus coûteux ou ceux qu’il est possible de réorganiser pour perdre moins d’argent, en limitant les retards dans la réalisation des missions, en anticipant les retombées des différentes actions menées, l’entreprise maîtrise ses coûts, augmente sa rentabilité, sans même augmenter son chiffre d’affaires.

Le contrôleur de gestion : un métier à part entière  

Le contrôleur de gestion occupe un poste à part entière dans l’entreprise et il est généralement entouré d’une équipe dédiée, chargée de récolter les données issues de chaque service puis d’analyser ces informations, de les corréler entre elles pour en définir des tendances, des anticipations et des actions correctrices.  
En bref, le contrôle de gestion implique :
-    une organisation de l’entreprise en différents services et la mise en place de procédures pour chacun d’entre eux
-    une analyse du fonctionnement de chaque service – par la mise en place de tableaux de bord
-    des actions correctrices pour rendre vos services plus performants
-    une anticipation de la rentabilité de chaque service et de la performance globale de l’entreprise

Comment mettre en place du contrôle de gestion dans son entreprise

Ainsi, la définition du contrôle de gestion peut vous sembler effrayante, notamment si vous êtes une petite entreprise à l’effectif et au nombre de services limités. Qu’importe ! Au-delà du métier de contrôleur de gestion, il y a la vision financière qu’implique ce domaine ; la manière de pensée et les bons réflexes du contrôleur de gestion. Vous pouvez parfaitement inclure une touche de contrôle de gestion dans chacun de vos actes et chacune de vos réflexions de dirigeant, sans forcément créer un service dédié à cette mission comptable. 
Parce que le contrôle de gestion est avant tout de l’anticipation, adoptez ses réflexes et optimisez la rentabilité de votre entreprise ! 

La gestion commerciale est la priorité du contrôle de gestion

Pour penser comme un contrôleur de gestion, et ce même si vous êtes dirigeant d’une TPE et seul maître à bord, vous pouvez commencer par rationaliser votre temps de travail par « poste », c’est-à-dire par mission à accomplir pour faire tourner l’entreprise : le poste networking, le poste production, le poste comptabilité...
... Avez-vous pensé au poste facturation et suivi de la clientèle ? Édition de factures, envoi des documents aux dates prédéfinies, suivi de paiement, relance, envoi des pénalités en cas de retard... La gestion commerciale est une mission à part entière qu’il convient de planifier, d’organiser et de suivre chaque mois au risque de désorganiser sa trésorerie, voire de perdre de l’argent. Le poste relatif à la gestion commerciale est un poste clé du contrôle de gestion puisqu’il permet d’encaisser le chiffre d’affaires aux dates définies, de réaliser des prévisions financières plus juste et de disposer d’une meilleure visibilité de sa trésorerie.  
Pour penser comme un contrôleur de gestion, vous devrez organiser votre service facturation, observer son fonctionnement et, pour ne pas perdre de temps, optimiser la manière dont vous le gérez :
-    utiliser un logiciel de facturation qui édite automatiquement les factures et les classent par ordre chronologique dans un Cloud
-    mettre en place un planning de suivi des factures et des paiements, via un logiciel ou simplement sur Excel
-    connaître les clients « mauvais payeurs » et anticiper leurs retards dans vos prévisions de trésorerie
-    développer un système d’alerte automatique en cas de retard de paiement
-    éditer des modèles de courriers de relance
-    ...

Gérer par priorité pour mieux s’organiser : le défi du contrôleur de gestion

Organiser les métiers de l’entreprise passe aussi par une gestion par priorité. Différencier l’urgent de l’important, identifier les postes clés de l’entreprise - à savoir ceux qui apportent une valeur ajoutée - prioriser certaines tâches, mettre en place un planning quotidien et hebdomadaire... relèvent du métier du contrôle de gestion et permettent d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise.

Pourquoi maîtriser votre masse salariale est important en contrôle de gestion

Si votre entreprise compte un ou plusieurs salariés, il sera important, comme le ferait un contrôleur de gestion, de piloter votre masse salariale pour en maîtriser leur coût et leur productivité. Piloter sa masse salariale, en termes de contrôle de gestion, signifie :
-    suivre la productivité individuelle
-    suivre le coût de chaque salarié : coût direct (salaire, charges et avantages octroyés), mais aussi coût indirect (coût de fonctionnement du poste : électricité, fournitures administratives...)
-    connaître le chiffre d’affaires et la richesse nette créée pour chaque salarié

Ceci vous permettra :
-    d’anticiper les périodes d’embauches supplémentaires
-    de savoir si vous êtes réellement en capacité d’embaucher ou non
-    de savoir s’il est réellement rentable d’embaucher ou s’il est préférable (et faisable) d’augmenter la productivité d’un ou plusieurs salariés

Créer des tableaux de bord pour faire du contrôle de gestion dans votre entreprise

Pour analyser vos différents services/missions, vous pourrez créer des tableaux de bord de suivi. N’hésitez pas à vous faire accompagner par votre expert-comptable dans cette démarche. Il saura vous aider à identifier les ratios clés qu’il convient d’analyser dans vos tableaux de bord, à fixer les bons objectifs et à identifier les actions correctrices à mener pour améliorer vos performances.

Faire du contrôle de gestion quand on est une TPE ? Oui ! Adopter les réflexes du contrôleur de gestion dans toute réflexion et toute action, avant même d’organiser le fonctionnement de son entreprise, permet de mieux anticiper, mieux s’organiser et, in fine, d’optimiser sa rentabilité. Tous à vos tableaux de bord ! 

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