Le grand livre en comptabilité : Contenu, présentation & réglementation

Le grand livre en comptabilité est un document comptable obligatoire en comptabilité. Qu’est-ce qu’un grand livre ? Quelles sont les informations qui figurent au grand livre ? Présentation ? Délai de conservation ?

Le grand livre : Définition

Le grand livre est composé de l’ensemble des comptes de l’entreprise qui figurent au journal. Il est utilisé en comptabilité pour l’ouverture et le suivi des comptes. Aucune forme particulière n’est requise pour la présentation du grand livre.

Grand livre : les 3 types

• Grand Livre Client
• Grand Livre Fournisseur
• Grand Livre Général

Que doit contenir le grand-livre ?

Le grand-livre doit obligatoirement faire mention de plusieurs éléments. Il doit établir la liste des comptes, classés dans l'ordre de leurs numéros, en donnant pour chacun d'eux les informations suivantes :

• Numéro du compte
• Nom du compte 

Dans l'ordre chronologique des opérations effectuées, on obtient les informations suivantes :

• Date
• Libellé de l'écriture
• N° de pièce comptable
• Journal de passation (banque, achats, ventes, opérations diverses)
• Montant (en débit ou en crédit) 

Le grand-livre permet ainsi d'entrer dans le détail des comptes et de retrouver les correspondances entre les différents mouvements. En résumé, il donne une vision simple et analytique de l'ensemble des informations.

Comment se présente un grand livre ?

Le grand-livre regroupe l’ensemble des comptes qui ont été utilisés par l’entreprise dans le cadre de la tenue de sa comptabilité. Il se décline généralement en 2 formats :

• Le grand-livre général : comptes des classes 1 à 7,
• Le grand-livre auxiliaire : détail des comptes 411 (grand livre auxiliaire clients) ou détail des comptes 401 (grand livre auxiliaire fournisseurs).

Habituellement, les comptes qui figurent dans le grand-livre sont :

• les actifs à court terme ;
• les biens d'équipement ;
• le passif ;
• les éléments de revenus et de dépenses ;
• les profits ;
• les pertes.

Le grand-livre général doit présenter :

• le solde du compte au début de la période,
• l’ensemble des mouvements ayant affecté le compte au cours de l’exercice (débit et crédit),
• Et le solde final de ce compte.

Voici de quelle manière sont classés les comptes, opérations, et sommes des débits et crédits dans un grand livre général :

• les comptes sont classés par numéro, dans l’ordre prévu par le plan comptable ;
• les opérations sont classées par ordre chronologique,
• la somme des débits doit être égale à la somme des crédits.

Avant l'informatisation des systèmes comptables, le report des écritures dans le grand-livre était effectué manuellement. La tenue d'un grand-livre devait être réalisée sans blanc ni altération d'aucune sorte afin de garantir son caractère définitif. Avec l'utilisation des bases de données, ce traitement est entièrement géré par le système. On doit simplement s'assurer de la fiabilité de ce dernier, en vérifiant notamment que les totaux correspondent à ceux des journaux.

Le grand-livre peut être détaillé en autant de livres auxiliaires qu'on le juge utile. La seule condition consiste à procéder à une centralisation des écritures au moins une fois par mois dans le grand-livre général. Ainsi, on peut avoir des grands-livres auxiliaires fournisseurs, clients, etc.

Réglementation concernant le grand-livre

Les entreprises doivent conserver leur grand-livre pendant une période de 10 ans minimum à compter de la date de la dernière inscription.

La réglementation n’impose pas de condition de forme pour le grand-livre. Mais souvent, les comptes seront présentés sous forme de tableau : avec une colonne débit à gauche et une colonne crédit à droite.

Il existe aussi une alternative assez courante pour présenter tous ses comptes. Il s’agit de les présenter sous forme de T : le numéro et intitulé du compte est inscrit au-dessus de la barre horizontale du T et le côté gauche du T constitue la colonne crédit tandis que le côté droit du T constitue la colonne des débits.