- Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse certifié.
- Les auto-entrepreneurs et micro-entreprises non assujettis à la TVA ne sont pas concernés par cette obligation.
- La loi vise à lutter contre la fraude à la TVA, notamment en empêchant les commerçants d’effacer des transactions ou de contourner la collecte de la TVA.
- Les appareils concernés sont les caisses enregistreuses, terminaux de point de vente (TPV), et logiciels d'encaissement, qui doivent être certifiés NF 525.
- Si vous possédez un logiciel de caisse non certifié, vous devez soit le remplacer, soit demander une mise à niveau auprès de l'éditeur.
- En cas de non-conformité, vous disposerez de 60 jours pour régulariser la situation avant d'encourir une amende de 7 500 euros et un contrôle fiscal.
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L’obligation d’avoir une caisse enregistreuse certifiée : ce que dit la loi
Qui a l'obligation d'avoir une caisse enregistreuse certifiée ?
| Statut | Assujetti TVA | Logiciel de caisse certifié obligatoire ? |
|---|---|---|
| Commerçant avec TVA | Oui | Oui |
| Restaurateur avec TVA | Oui | Oui |
| Auto-entrepreneur sans TVA | Non | Non |
| Micro-entreprise sans TVA | Non | Non |
Cette mesure, instaurée par la loi de finances 2016, vise à lutter contre la fraude à la TVA, estimée à 14 milliards d'euros de pertes pour l'État, dont 3 milliards directement liés aux fraudes aux caisses enregistreuses (données Bercy).
Un logiciel de caisse certifié obligatoire : pour quel type d’appareil ?
La certification ne vise que certains types d'appareils :
- Caisses enregistreuses autonomes
- Terminaux de point de vente (TPV)
- Logiciels d'encaissement
- Logiciels complets (encaissement + gestion stocks + comptabilité)
Des logiciels de caisse certifiés : dans quel but ?
Certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent aujourd'hui d'effacer l'historique des transactions. Ils peuvent également s'ajuster à la gestion des stocks du commerçant. Ces manipulations effacent toute trace d'encaissement dans la comptabilité de l'entreprise.
Cette pratique permet de diminuer artificiellement le chiffre d'affaires déclaré et de contourner la collecte de la TVA. Comme le soulignait Michel Sapin : "Le consommateur paye la TVA, mais le commerçant la conserve".
Les garanties d'un logiciel de caisse certifié NF 525
La certification NF 525 garantit l'intégrité de vos données commerciales et offre plusieurs protections essentielles :
- Sécurisation des données d'encaissement
- Impossibilité d'effacer l'historique des transactions
- Traçabilité complète des ventes
- Cohérence entre stocks et encaissements
Avant d'acheter un nouveau logiciel, vérifiez systématiquement que le certificat NF 525 est bien fourni par l'éditeur. Conservez ce document précieusement en cas de contrôle.
Pour obtenir la certification de son logiciel de caisse NF 525
Vous disposez d’ores et déjà d’un logiciel de caisse, mais celui-ci n’est pas certifié ? Vous devrez soit le remplacer, soit demander à l’éditeur de votre logiciel s’il est possible de le mettre à niveau.
Les éditeurs et distributeurs commencent à mettre à niveau leur catalogue produit, mais tous les logiciels de caisse et caisses enregistreuses ne sont pas encore certifiés NF 525. Vous devrez donc valider ce critère avant l’acquisition de votre équipement.
L’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié NF 525 : quel risque ?
Depuis le 1er janvier 2018, en cas de contrôle, vous devez fournir un certificat de conformité de votre logiciel de caisse. Vous l'obtiendrez auprès de votre éditeur ou distributeur.
En cas de contrôle, vous disposez d'un délai de 60 jours pour vous mettre en conformité. Passé ce délai, vous encourrez une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié NF 525 ainsi qu'un contrôle fiscal approfondi. Anticipez cette obligation pour éviter tout risque.
Un logiciel de caisse gratuit ?
Les logiciels de caisse certifiés NF 525 gratuits sont quasi inexistants sur le marché. Le prix de ce type d'équipement varie entre 500 et 1 500 euros. Ce tarif dépend de l'éditeur choisi et des fonctionnalités proposées : de la simple caisse enregistreuse au système complet incluant le suivi des stocks et la comptabilité.
Parmi les solutions les plus utilisées par les professionnels, le logiciel de caisse CIEL s'impose comme une référence reconnue.
Sources & Références
Légifrance : LOI n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018
Légifrance : Ce qu’il faut savoir sur la certification des logiciels de caisse
Questions & réponses