Obligations d'utiliser des logiciels de caisse en 2018

L'article en brefÀ partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse certifié pour garantir la sécurité et la traçabilité des transactions. Cette obligation, issue de la loi de finances pour 2016 et initiée par Michel Sapin et Christian Eckert, vise à lutter contre la fraude à la TVA, responsable de pertes estimées à 14 milliards d’euros par an. Les auto-entrepreneurs et micro-entreprises, non assujettis à la TVA, ne sont pas concernés par cette mesure. Les appareils concernés incluent les caisses enregistreuses autonomes, les terminaux de point de vente, et les logiciels complets d’encaissement.

L’objectif principal de cette certification est de prévenir la manipulation frauduleuse des transactions par certains logiciels de caisse qui permettent d'effacer les historiques et de réduire artificiellement le chiffre d’affaires, évitant ainsi la collecte de la TVA. Les commerçants doivent donc utiliser des appareils certifiés NF 525, garantissant qualité, performance et sécurité. En cas de contrôle, l'absence de certification expose à une amende de 7 500 euros par logiciel non conforme, et un délai de 60 jours est accordé pour se mettre en règle. Les logiciels certifiés NF 525 sont rarement gratuits, avec des coûts variant de 500 à 1 500 euros selon les fonctionnalités. Les professionnels doivent vérifier la certification avant l'achat ou la mise à jour de leur équipement pour éviter ces sanctions.
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Article rédigé et certifié par Guillaume DELEMARLE
 
Expert-comptable avec plus de 9 ans d'expérience. Spécialisé dans l'accompagnement des TPE et créateurs d'entreprise.
Temps de lecture : 2minDernière mise à jour : 24/06/2024
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L’obligation d’avoir une caisse enregistreuse certifiée : ce que dit la loi

Tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) qui utilisent un logiciel de comptabilité, de gestion ou une caisse enregistreuse devront s’équiper d’un appareil certifié sécurisé à compter du 1er janvier 2018, sous peine de devoir verser une amende de 7 500 euros par logiciel de caisse non conforme.
Auto-entrepreneurs et micro-entreprises, vous n’êtes pas assujettis à la TVA, vous n’êtes donc pas concernés ! 
Cette mesure, instaurée dans la loi de finances pour 2016, est à l’initiative du ministre des Finances Michel Sapin et du secrétaire d’État chargé du budget Christian Eckert. Elle vise à lutter contre la fraude à la TVA qui représenterait près de 14 milliards d’euros de perte pour l’État (dont 3 milliards en provenance directe des fraudes à la caisse enregistreuse) – données Bercy

Un logiciel de caisse certifié obligatoire : pour quel type d’appareil ?

La certification vise plus exactement les caisses enregistreuses autonomes, les terminaux de point de vente (dits « TPV »), les logiciels d’encaissement ainsi que les logiciels complets d’encaissement (incluant la gestion des stocks et le suivi de la comptabilité). Si vous utilisez un ou plusieurs de ces appareils ou que vous souhaitez en utiliser, vous êtes concernés ! 

Des logiciels de caisse certifiés : dans quel but ?

En effet, certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent aujourd’hui d’effacer l’historique des transactions et de s’ajuster à gestion des stocks du commerçant, effaçant ainsi toute trace d’encaissement dans la comptabilité de l’entreprise ; une manière de diminuer son chiffre d’affaires et de contourner la collecte de la TVA. « Le consommateur paye la TVA, mais le commerçant la conserve », soulignait Michel Sapin pour expliquer sa mesure.

Un logiciel de caisse certifié NF 525

C’est donc à compter du 1er janvier 2018 que les commerçants, restaurateurs et professionnels soumis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse devront s’équiper d’un appareil certifié NF 525 par l’administration fiscale, garantissant ainsi « la qualité, la performance et la sécurité d’un système d’encaissement ».

Pour obtenir la certification de son logiciel de caisse NF 525

Vous disposez d’ores et déjà d’un logiciel de caisse, mais celui-ci n’est pas certifié ? Vous devrez soit le remplacer, soit demander à l’éditeur de votre logiciel s’il est possible de le mettre à niveau.
Les éditeurs et distributeurs commencent à mettre à niveau leur catalogue produit, mais tous les logiciels de caisse et caisses enregistreuses ne sont pas encore certifiés NF 525. Vous devrez donc valider ce critère avant l’acquisition de votre équipement.

L’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié NF 525 : quel risque ?

Attention ! À compter du 1er janvier 2018, en cas de contrôle, si vous n’êtes pas en mesure de fournir un certificat de conformité de votre logiciel de caisse, obtenu auprès de votre éditeur ou distributeur, vous disposerez de 60 jours pour régulariser votre situation. Passé ce délai, vous encourrez une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié NF 525 ainsi qu’un contrôle fiscal. 

Un logiciel de caisse gratuit ?

Il vous sera difficile de trouver un logiciel de caisse certifié NF 525 gratuit. Ce type d’équipement va de 500 à 1 500 euros selon l’éditeur et les fonctionnalités du logiciel (de la simple caisse enregistreuse au système complet de suivi des stocks et de la comptabilité). Le logiciel de caisse CIEL (marque reconnue) est le plus couramment utilisé par les professionnels.

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