Acheter du matériel informatique pour professionnel

Mis à jour le 15/10/21

Au début de la généralisation des nouvelles technologies dans l’entreprise, avoir un fournisseur professionnel nécessitait de posséder un parc de machines plus que conséquent. Les petites structures devaient alors se tourner vers les enseignes ouvertes aux particuliers, se privant par la même occasion du suivi que nécessite toute entreprise. De nombreux détaillants B2B ont vu le jour et ils n’exigent aucun minimum de commande, s’adaptant davantage à votre budget. Quant aux leaders historiques de la distribution, ils ont pour la plupart ouvert une branche dédiée au matériel informatique pour professionnels.

Sommaire

La nécessité d’avoir des outils informatiques performants

Une économie de plus en plus informatisée

A l’ère de la quatrième révolution industrielle, le matériel informatique est omniprésent dans de nombreuses entreprises. On constate que l’économie est de plus en plus informatisée et parfois même totalement selon certains secteurs (services par exemple). A la différence des autres révolutions industrielles, celle-ci a la particularité d’évoluer non plus linéairement mais de manière exponentielle, d’où la nécessité pour les professionnels de s’équiper efficacement. La digitalisation fournit aux différentes structures un avantage compétitif immense qu’elles doivent utiliser à bon escient. L’investissement informatique doit être réfléchi et préparé.

Les nombreux nouveaux acteurs

Il est loin le temps où seules les grandes entreprises dominaient le marché. Aujourd’hui, ce sont les PME et TPE qui, par leur malléabilité et leur capacité à évoluer rapidement, arrivent à se faire une place dans l’économie, et notamment grâce aux nouvelles technologies. Les NTIC (Nouvelles Technologies d'Information et de Communication) permettent d’être plus compétitif et ainsi de rivaliser avec certains magnats tout en ayant des fonds bien moins importants. Il suffit d’être innovant et ambitieux.

Du matériel informatique performant

Qu’importe la marque que vous décidez d’utiliser (Microsoft, Apple, HP…), il est nécessaire de pouvoir travailler avec du matériel informatique de qualité. Que ce soit pour les performances de l’entreprise ou même pour le bien être personnel. Un poste de travail performant et un parc informatique complet est primordial. Scanner, laser couleur, ordinateur fixe ou ordinateur portable, imprimante, vidéoprojecteur ou encore photocopieur doivent être présents dans les entreprises et notamment celles effectuant du télétravail.

 

Les différents moyens de commande

Le B2B

Afin de réduire drastiquement les coûts, certaines entreprises décident de réaliser des activités commerciales et marketing entre elles. On appelle cette pratique le B2B, mais on peut également parler de commerce inter-entreprises.

Voici quelques exemples de commerces en Business to Business : une entreprise qui achète des ordinateurs à une autre entreprise ou une société qui s’équipe en logiciels auprès d’un prestataire.

Comme le marché en B2B est plus restreint que le marché du grand public, il a l’avantage d’être plus spécialisé et personnalisé, proposant alors des produits très distincts aux entreprises choisissant ce mode d’approvisionnement.

Les plateformes centralisées

Sur internet, vous pourrez retrouver de nombreuses plateformes de E-commerce proposant une importante diversité de matériel high-tech tels que des ordinateurs portables, des imprimantes ou encore des disques durs. Ces plateformes spécialisées dans la vente de matériel informatique proposent de très grandes marques aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels et prennent en compte les différents budgets.

On distingue deux types de plateformes de vente de matériels informatiques : celles proposant des produits neufs et celles qui, depuis peu, proposent des produits reconditionnés. Les appareils reconditionnés sont des appareils qui ont déjà été utilisés mais qui, après remise en état, sont en capacité de fournir les mêmes capacités qu’un produit neuf de la même marque. On constate une très large expansion de ces plateformes dans un souci financier d’abord mais également d’un point de vue de durabilité : réparer au lieu de changer.

Parmi elles, on peut notamment citer Backmarket qui propose une large gamme de smartphones, tablettes tactiles, et ordinateurs portables avec un très bon rapport qualité.

Attention toutefois à la durée de vie de ces appareils reconditionnés : elle est souvent plus courte que celle des appareils neufs. Il faudra alors prendre en compte cette durée dans vos calculs d’amortissement de votre matériel.

Les revendeurs et grossistes

Certaines entreprises décident de se fournir directement chez un grossiste informatique pour leur achat de matériel informatique. Ils peuvent ainsi négocier directement avec eux concernant le prix et la quantité. Aussi, la qualité des produits proposés par les grossistes est excellente, le service après vente est assuré et il y a la possibilité de passer un contrat de maintenance (document qui régit le contenu des prestations et les obligations des parties en matière de maintenance des produits informatiques). Pour cela, il suffit de se rendre directement dans le magasin d’informatique concerné et le fournisseur s’occupera du dépannage, de la maintenance informatique et des réparations nécessaires.

Si l’entreprise n’a pas besoin de très grandes quantités de matériel informatique, elle peut par ailleurs se regrouper avec d’autres entreprises qui utilisent les mêmes produits et logiciels.

Peut-on louer du matériel informatique ?

Face au coût important que peut représenter l’achat de matériel high tech, certaines entreprises décident de le louer. On parlera aussi de leasing. Mais quels sont les avantages et contraintes que cette pratique peut entraîner ?

Les avantages de la location

  • Le prix

  • L’avantage fiscal

  • La performance des outils

  • La gestion externe de l’entretien des produits

Les inconvénients de la location

  • Les clauses et la durée du contrat de location : les problèmes d’engagement

  • La disponibilité des appareils chez un même prestataire

  • Les risques d’indemnités en cas de dégâts matériels

Finalement, la location de matériel informatique est une bonne opportunité à étudier afin de profiter d’un matériel neuf de bonne qualité et de dernière génération sans pour autant détériorer sa trésorerie à court terme.

Le souscripteur peut également adopter un système de location évolutive qui lui permet de renouveler du matériel informatique, bureautique ou même de télésurveillance, de manière régulière afin de bénéficier des meilleurs outils et des technologies les plus performantes.

 

L’entretien et la gestion du parc informatique

Faire l’inventaire

Pour avoir une bonne vision sur votre parc informatique, il est nécessaire de savoir comment réaliser un inventaire de l’ensemble de votre matériel : PC portables, ordinateurs fixes, écrans, téléphones, casques audio, souris, claviers, imprimantes, cartouches d’encre etc. Cela vous permettra de savoir à l’avance quelles sont vos dépenses futures informatiques.

Bien utiliser son matériel informatique pour qu’il dure

Afin de limiter les réparations informatiques et ainsi éviter certains coûts supplémentaires, il est aussi très important de bien entretenir son parc informatique. Cela passe par une bonne gestion du matériel en le transportant dans une housse de protection, en l’éteignant régulièrement etc.

Cela passe aussi par une bonne gestion de l’ordinateur en interne. Il faut prendre soin du disque dur, nettoyer régulièrement les données mais aussi éviter les virus et éviter de télécharger des fichiers qui peuvent ralentir votre ordinateur.

Pour entretenir au mieux votre ordinateur, il est donc conseillé de faire régulièrement les mises à jour, de mettre en place des mots de passe robustes, mais aussi d’avoir un antivirus efficace, tels que Bitdefender, Norton AntiVirus Plus ou encore Avast Software pour protéger vos données informatiques.

Pour ce qui est de la politique de sécurité du réseau, il est également judicieux d’utiliser un firewall qui est un logiciel et/ou un matériel qui définit quels sont les types de communications autorisées sur un réseau informatique défini. Il surveille et contrôle ainsi les applications et les flux de données.

Renégocier vos contrats de maintenance et de support des matériels informatiques

En effet, si vous faites appel à des prestataires externes pour la maintenance et la réparation de vos appareils, il peut être intéressant d’établir les dernières opérations de maintenance qui ont été réalisées et de revoir les conditions de vos contrats. Vous pouvez aussi changer de prestataire. Vous réaliserez ainsi quelques économies non négligeables.

 

La comptabilisation de ce matériel informatique

Le matériel informatique inférieur à 500€ hors taxe : matériel entièrement déductible

Les conditions

Le matériel informatique d’une valeur inférieure à 500€ HT comprend par exemple :

  • les claviers d’ordinateurs, souris et tapis de souris

  • disque dur externe ssd pour les sauvegardes

  • carte graphique

  • webcam, micro-casque

  • étiqueteuse

  • carte-mère

  • graveur

  • cartouches d’encre, consommables

  • téléphone sans fil

  • chargeurs, câblage, clés USB et autres fournitures

  • logiciel, anti-virus...

 

Il est également nécessaire de retenir que la limite de 500€ hors taxe s'apprécie par rapport au prix unitaire de chaque élément pris séparément.

L’ensemble de ce support informatique, pour être déductible, doit évidemment répondre à l’activité de l’entreprise, servir à son bon fonctionnement et à sa pérennité.

Concernant sa durée d’utilisation, elle doit être supérieure à un exercice comptable

Le matériel informatique supérieur à 500€ hors taxe

Lorsqu’on parle de matériel informatique, on entend le plus souvent des équipements importants et très techniques permettant la bonne gestion de l’activité de l’entreprise, tels que :

  • ordinateur de bureau ou PC portable doté d’un bon processeur

  • imprimante multifonction, copieur

  • scanners

  • tablette tactile

Il est également nécessaire d'investir dans un système de connexion performant.

Les conditions

Les outils informatiques d'une valeur supérieure à 500 € hors taxes ne sont plus enregistrés comme des charges mais comme des immobilisations. Le processus de comptabilisation est alors différent.

Toutefois, ce type de matériel doit également répondre aux critères de durabilité dans le temps (supérieur à un exercice), être directement lié à l'activité de l'entreprise et doit également être porteur d'avantages futurs.

Déterminer son amortissement

Comme les outils informatiques sont comptabilisés en tant qu'immobilisations, il est nécessaire de déterminer la durée d'utilisation future du produit en vue de calculer son amortissement, l'amortissement obligatoire à la fin de chaque exercice comptable.

En comptabilité, l'amortissement d'une immobilisation commence à compter de la mise en service du bien.

 

Plusieurs méthodes d'amortissement sont autorisées en comptabilité, qu'il s'agisse d'amortissement linéaire, d'amortissement dégressif ou encore d'amortissement variable.

 

 
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Sébastien LECOANET

Accompagnateur de freelances chez L’Expert-comptable.com

Sébastien accompagne les indépendants dans leur projet de création d'entreprise. Avec lui, bonne humeur, sourire et bienveillance sont toujours au rendez-vous !

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