Frais kilométriques : définition et barème 2017

Mis à jour le 07/04/2017

Les frais kilométriques définissent les frais engagés lors de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Que vous soyez dirigeant ou salarié, vos frais de déplacement à l’aide de votre véhicule personnel peuvent vous êtes remboursés par l’entreprise. On appelle cela les indemnités kilométriques, évaluées au forfait par l’administration fiscale selon un barème appelé « barème kilométrique ». 

 

Les frais kilométriques en entreprise : définition

On parle de frais kilométriques pour définir les sommes engagées par le dirigeant ou le salarié dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, c’est-à-dire au nom et pour le compte de l’entreprise pour laquelle il travaille. Dans ce contexte, l’entreprise rembourse à l’utilisateur du véhicule les sommes qu’il a engagées en lui versant une indemnité, appelée indemnité kilométrique.
Les indemnités kilométriques ne visent que l’utilisation d’u véhicule personnel !
Attention, les indemnités ou frais kilométriques visent l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de l’exercice de l’activité professionnelle. Nous n’aborderons pas ici les modalités de remboursement d’éventuels autres frais de déplacement (train, avion, taxi...) ni les modalités d’utilisation d’un véhicule de société
Par ailleurs, l’indemnité kilométrique ne concerne pas les trajets effectués du domicile personnel au lieu de travail, mais seulement les dépenses engagées dans le cadre de déplacements professionnels pour les intérêts de l’entreprise tels que des rendez-vous en clientèle ou pour effectuer une mission relative au poste de travail

Les frais kilométriques sont remboursés au forfait appelé barème kilométrique

Les dépenses liées à l’utilisation professionnelle du véhicule personnel sont remboursées par l’entreprise via un système de forfait dont les modalités de calcul varient selon les kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. L’administration fiscale est susceptible de réévaluer le barème kilométrique chaque année

Le remboursement des frais kilométriques pour l’employeur ou le salarié

Le remboursement des frais kilométriques dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles peut concerner l’employeur / dirigeant de l’entreprise ou son effectif salarié. 

Le calcul des indemnités kilométriques

Le forfait appliqué en remboursement des indemnités kilométriques est calculé en fonction du nombre de chevaux fiscaux (CV) du véhicule personnel utilisé. Pour chaque CV, un coefficient - fixé par l’administration fiscale - est appliqué au nombre de kilomètres qui ont été parcourus dans le cadre professionnel. Le résultat détermine le montant remboursé.

Le barème kilométrique en 2017

Le barème kilométrique 2017 ci-dessous concerne l’utilisation d’un véhicule de tourisme. 

Chevaux Fiscaux (CV) Distance parcourue (d) Jusqu’à 5 000 km Distance parcourue (d) De 5001 à 20 000 km Distance parcourue (d) Au-delà de 20 000 km
3CV d*0.41 (d*0.245)+824 d*0.286
4CV d*0.493 (d*0.277)+1082 d*0.332
5CV d*0.543 (d*0.305)+1188 d*0.364
6CV d*0.568 (d*0.32)+1244 d*0.382
7CV et + d*0.595 (d*0.337)+1288 d*0.401

 

La distance parcourue (d) est évaluée selon le nombre de kilomètres effectués et à partir des justificatifs de déplacements (adresse du client ou du prospect rencontré...). Il s’agit de présenter ces justificatifs au service comptable (ou à l’expert-comptable) chargé de suivre l’entreprise afin qu’il détermine le nombre de kilomètres pris en référence pour évaluer le barème kilométrique. Le résultat obtenu représente la somme qui sera remboursée au titre des indemnités kilométriques.

Les indemnités kilométriques et leur traitement fiscal

Les sommes perçues au titre des indemnités kilométriques ne sont soumises ni à l’impôt sur le revenu si aux charges sociales. Pour un dirigeant, ce montant est déductible du résultat de l’entreprise.
Par ailleurs, si le nombre de kilomètres justifié est inférieur à 15 000 km par an, l’entreprise ne verse pas de taxe sur les véhicules de société

Les frais kilométriques en entreprise : détail du remboursement et déductions annexes

Le remboursement des frais kilométriques au forfait, c’est-à-dire le barème kilométrique, vise à compenser les dépenses engagées par l’utilisateur d’un véhicule personnel dans le cadre de l’exercice de l’activité professionnelle, et plus exactement :
-    les frais d’essence
-    le coût de dépréciation du véhicule : frais de réparation et d’entretien
-    la prime d’assurance
-    le coût de la location lorsque le dirigeant ou le salarié concerné n’est pas propriétaire du véhicule
Le barème kilométrique n’inclut pas :
-    les frais de stationnement et de péage
-    le coût de l’emprunt lié à l’achat du véhicule personnel
-    les amendes
Les frais de stationnement et de péage peuvent être remboursés en supplément (remboursement de frais de déplacement), à condition d’apporter une facture ainsi qu’un justificatif, comme l’adresse du client, par exemple. Pour le dirigeant de l’entreprise, ces frais sont déductibles de l’entreprise, sous les mêmes conditions de justificatifs. Les intérêts de l’emprunt pour l’achat du véhicule personnel sont également déductibles dans une certaine limite fixée par l’expert-comptable. 

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