Vous avez dit écriture d'achat ?
Toute dépense effectuée par l'entreprise doit être justifiée par une facture d'un fournisseur ou d'un prestataire de services.
Ces factures doivent être enregistrées en comptabilité à leur date d'émission par la saisie des écritures d'achat.
Cette saisie concerne toutes les factures soumises à TVA, quelle que soit la nature de la dépense : achats (matières premières, marchandises) ou frais généraux (loyer, honoraires,...)
Comment passer les écritures d'achat ?
Pour comptabiliser une facture d'achat, il est nécessaire d'identifier 3 sommes figurant sur la facture :
- Le montant HT
- Le montant de la TVA facturée (TVA déductible)
- Le montant TTC (somme due au fournisseur)
L'écriture à saisir est la suivante en prenant l'exemple d'une facture d'achat de matières premières de 1 000 € HT :
| Numéros de compte | Libellé écriture de jj/mm/aaaa | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4010000 | Fact. fournisseur N°.... | 1196,00 | |
| 601000 | Fact. fournisseur N°.... | 1000,00 | |
| 445660 | Fact. fournisseur N°.... | 196,00 |
Quand saisir les factures d'achat ?
La saisie des factures d'achat doit se faire selon la même périodicité que la réception des factures. L'idéal étant une saisie régulière quotidienne ou hebdomadaire.
L'intervalle maximal correspondant à la périodicité des déclarations de TVA : si la déclaration de TVA est mensuelle il faudra saisir les factures d'achat au moins une fois par mois.
Que faire pour une saisie fiable et rapide ?
Il faut utiliser au maximum les fonctionnalités du logiciel comptable :
- La saisie guidée permet des automatismes : calcul de la TVA, masque de saisie prédéfini...
- la création d'écritures automatiques pour les charges mensuelles répétitives (loyer, crédit-bail, téléphone...) permet de gagner un temps précieux.
Il faut être précis dans le libellé d'écriture : nom du fournisseur, numéro de facture, période couverte par les frais généraux, afin de faciliter les recherches et la révision de fin d'exercice.
Il faut utiliser des comptes fournisseurs détaillés : créer un compte par fournisseur, ceci facilitera le pointage des factures et des règlements.
Contrôler sa saisie d'écritures d'achat ?
Un certain nombre de contrôles seront effectués par le logiciel : sens des débits/crédits, contrôle du montant de TVA, équilibre débit = crédit...
Il est impératif de porter la mention « comptabilisé » sur les factures enregistrées pour éviter les doublons à la saisie. Enfin un contrôle des comptes fournisseurs mensuel (pointage et lettrage) permettra de détecter les incohérences et de les corriger.