Saisir les écritures d'achat

Vous avez dit écriture d'achat ?

Toute dépense effectuée par l'entreprise doit être justifiée par une facture d'un fournisseur ou d'un prestataire de services.
Ces factures doivent être enregistrées en comptabilité à leur date d'émission par la saisie des écritures d'achat.
Cette saisie concerne toutes les factures soumises à TVA, quelle que soit la nature de la dépense : achats (matières premières, marchandises) ou frais généraux (loyer, honoraires,...)

Comment passer les écritures d'achat ?

Pour comptabiliser une facture d'achat, il est nécessaire d'identifier 3 sommes figurant sur la facture :

  • Le montant HT
  • Le montant de la TVA facturée (TVA déductible)
  • Le montant TTC (somme due au fournisseur)

L'écriture à saisir est la suivante en prenant l'exemple d'une facture d'achat de matières premières de 1 000 € HT :

Numéros de compte Libellé écriture de jj/mm/aaaa Débit Crédit 
 4010000Fact. fournisseur N°....   1196,00
 601000 Fact. fournisseur N°.... 1000,00 
 445660 Fact. fournisseur N°.... 196,00 

Quand saisir les factures d'achat ?

La saisie des factures d'achat doit se faire selon la même périodicité que la réception des factures. L'idéal étant une saisie régulière quotidienne ou hebdomadaire.
L'intervalle maximal correspondant à la périodicité des déclarations de TVA : si la déclaration de TVA est mensuelle il faudra saisir les factures d'achat au moins une fois par mois.

Que faire pour une saisie fiable et rapide ?

Il faut utiliser au maximum les fonctionnalités du logiciel comptable :

  • La saisie guidée permet des automatismes : calcul de la TVA, masque de saisie prédéfini...
  • la création d'écritures automatiques pour les charges mensuelles répétitives (loyer, crédit-bail, téléphone...) permet de gagner un temps précieux.

Il faut être précis dans le libellé d'écriture : nom du fournisseur, numéro de facture, période couverte par les frais généraux, afin de faciliter les recherches et la révision de fin d'exercice.

Il faut utiliser des comptes fournisseurs détaillés : créer un compte par fournisseur, ceci facilitera le pointage des factures et des règlements.

Contrôler sa saisie d'écritures d'achat ?

Un certain nombre de contrôles seront effectués par le logiciel : sens des débits/crédits, contrôle du montant de TVA, équilibre débit = crédit... 

Il est impératif de porter la mention « comptabilisé » sur les factures enregistrées pour éviter les doublons à la saisie. Enfin un contrôle des comptes fournisseurs mensuel (pointage et lettrage) permettra de détecter les incohérences et de les corriger.

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