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Fiche de paie: conservation et mentions interdites

Mis à jour le 06/10/2011

Les mentions prohibées viennent en complément des mentions obligatoires, qui doivent être respectées lors de l'établissement d'une fiche de paie. Elles sont nettement moins nombreuses que les mentions obligatoires du bulletin de paie. Les mentions prohibées ne concernent que les heures de grève (pour les salariés grévistes) et les heures de représentation (pour les représentants du personnel).

Comment renseigner les heures de grève sur une fiche de paie ?

Les mentions "salarié en grève", "jour de grève" ou toute autre mention s'en rapprochant sont interdit sur une fiche de paie.
Par contre, il est normal d'indiquer sur le bulletin de paie le montant retenu sur le salaire mais les raisons ne doivent pas être clairement expliquées. Ainsi, pour établir la fiche de paie d'un salarié gréviste (ou ayant été gréviste), il est préférable d'utiliser une expression neutre telle que "absence non rémunérée".

Doit-on renseigner l'activité des représentants du personnel sur la fiche de paie ?

Parmi les mentions interdites, l'activité des représentants du personnel ne doit en aucun cas être mentionnée sur le bulletin de salaire. Que les heures prises pour la représentation du personnel le soient sur les horaires de travail ou en heures supplémentaires, elles sont inscrites sur le bulletin de paie sans aucune autre précision (en prenant néanmoins le soin de distinguer les heures normales des heures supplémentaires).

Si la description des activités de représentation fait partie des mentions prohibées de la fiche de paie, leur nature et leur montant doivent néanmoins être renseignés sur une fiche annexe au bulletin de salaire.

Est-il obligatoire de conserver un double de chaque bulletin de paie ?

Pour chaque salarié, l'employeur doit garder un double de ses bulletins de paie. Ce double peut être exigé en cas de contrôle par l'inspection du travail, ou tout autre organisme habilité.
Le code du travail impose de les conserver 5 ans mais l'administration fiscale prescrit de les garder 6 ans. Il est possible de déroger à ces règles de conservation en ayant recours à la conservation numérisée.

Comment doit se faire la conservation des doubles de bulletin de paie ?

Les doubles de bulletin de paie doivent impérativement être conservés au sein de l'entreprise. S'il y a plusieurs établissements, ils seront conservés dans chaque établissement distinct.