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Les conditions et le formalisme à respecter pour établir sa fiche de paie

Mis à jour le 06/10/2011

Même s'il existe quelques souplesses, des mentions appelées "mentions obligatoires" doivent figurer impérativement sur le bulletin de paie. On en recense environ 16. Elles sont décrits ci-après et concernent à la fois l'employeur, le salarié et les organismes collecteurs.

Quel est le risque en cas de non respect des obligations de contenu ?

Méconnaître les dispositions relatives au bulletin de paie est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 3e classe. Concrètement, en cas de non-respect des règles applicables au bulletin de paie, chaque bulletin irrégulier donne lieu à une contravention de 3e classe (peine encourue de 750 euros).

Quelles informations sur l'employeur doivent obligatoirement apparaître sur la fiche de paie ?

Les premières choses à renseigner sur la fiche de paie sont le nom et l'adresse de l'employeur.
La fiche de paie doit aussi comporter les informations à propos de l'organisme qui reçoit les cotisations de sécurité sociale de la part de l'employeur.
Enfin, les mentions obligatoires imposent aux employeurs ayant un numéro SIREN (code INSEE permettant d'identifier une entreprise française) de renseigner sur le bulletin de paie de leurs salariés le code APE de l'entreprise (code attribué par l'INSEE qui permet de déterminer l'activité principale exercée par l'entreprise).

Quelles sont les informations obligatoires sur le salarié ?

Il faut bien évidemment renseigner sur le bulletin de paie le nom, l'emploi ainsi que la position du salarié dans la classification conventionnelle.
S'il y en a une, il faut indiquer sur la fiche de paie l'intitulé de la convention collective qui s'applique à la branche dans laquelle travaille le salarié (métallurgie par exemple). Dans le cas contraire, c'est l'article du code de travail concerné qui sera inséré.
Enfin, les mentions obligatoires imposent d'indiquer le nom de l'établissement dont dépend le salarié s'il y a lieu, et toujours insérer une mention incitant le salarié à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée.

Le temps de travail fait-il partie des mentions obligatoires de la fiche de paie ?

La fiche de paie doit renseigner la période et le nombre d'heures de travail. Il convient de distinguer les heures payées au taux normal de celles qui comportent une majoration. Par exemple, c'est le cas des heures supplémentaires.
Les dates de congé, selon les mentions obligatoires, doivent être inscrites sur le bulletin de paie de la période considérée.
Enfin, il est nécessaire de renseigner sur la fiche de paie la date de paiement du salaire.

Quelles obligations en matière de rémunération imposent les mentions obligatoires de la fiche de paie ?

La fiche de paie doit comporter la rémunération brute ainsi que la rémunération nette (ou le salaire net du salarié). Lorsque le cas se présente, il est également nécessaire de renseigner le montant versé au salarié afin de maintenir sa rémunération suite à une réduction du temps de travail.
Les compléments de salaire (tels que les gratifications, les primes ou encore les avantages en nature) doivent aussi être renseignés sur la fiche de paie. Il en est de même pour certains avantages alloués par le comité d'entreprise.
Enfin, les indemnités de congé doivent apparaître sur le bulletin de paie.

Les mentions obligatoires de la fiche de paie imposent-elles de détailler précisément les cotisations ?

Qu'il s'agisse des cotisations patronales ou salariales, il faut impérativement que soient renseignés leur nature ainsi que leur montant sur la fiche de paie. Les charges patronales et salariales concernées sont :

  • La sécurité sociale
  • Le chômage
  • La retraite complémentaire y compris la contribution exceptionnelle complémentaire,
  • Les cotisations aux régimes de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire.

Il n'est pas obligatoire de les faire apparaître sur toutes les fiches de paie, mais elles doivent néanmoins être portées à la connaissance du salarié cycliquement selon des règles précises.