Comment faire un changement de siège social de votre entreprise ?

Le siège social d’une entreprise : définition

C'est à l'adresse du siège social que l'entreprise est enregistrée auprès des autorités fiscales et administratives, et c'est également à cette adresse que les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux peuvent envoyer des correspondances. Cette adresse apparaîtra sur tous les documents officiel tels que l'extrait K-bis, factures, devis...

Le choix du siège social aussi appelé la domiciliation offre trois possibilités : 

1. Au domicile du gérant : le gérant d'une entreprise peut s'il le souhaite choisir son domicile comme le siège social pour son entreprise (sous réserve des conditions présentes dans son bail).
2. Au lieu d'activité : les locaux de l'entreprise
3. Dans une société de domiciliation : location d'une adresse de siège social à une entreprise. Ce lieu de domiciliation est aussi appelé "bureau virtuel. Certaines adresses prestigieuses permettent un bon référencement auprès des partenaires de l'entreprise. 

Le choix du siège social est une décision importante pour toute entreprise, car il peut avoir des implications juridiques, fiscales et commerciales. Par exemple, la localisation du siège social peut déterminer le taux d'imposition de l'entreprise, ses obligations légales et ses relations avec les partenaires commerciaux. Il est donc essentiel de choisir soigneusement l'adresse du siège social dès la création de l'entreprise.

Changement de siège social : la procédure et les formalités

Le changement de siège social d'une entreprise est une procédure qui nécessite néanmoins une certaine attention. Cette procédure implique quatre étapes :

1. Prise de décision du changement d'adresse du siège social de la société
2. Modification des statuts
3. Publication d'un avis de transfert dans un journal d'annonces légales
4. Inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS)

Étape 1 : Prise de décision du changement d'adresse du siège social de la société

La prise de décision pour le transfert du siège social d'une entreprise se fait généralement dans le cadre d'une assemblée général extraordinaire (AGE). La convocation doit être communiquée aux associés ou actionnaires au moins 21 jours avant la date de réunion. Elle doit également mentionner le type d'assemblée générale (AG) dont il s'agit, le lieu, la date et l'heure de la réunion, l'ordre du jour et les modalités de vote.

Cependant, il est à noter que les modalités quant à la prise de décision varient d'un statut à l'autre.

Modalités pour une SARL /EURL

Selon que le transfert a lieu en France ou à l'étranger les conditions de vote seront différentes : 

• en France : la décision est prise par le gérant sous réserve de sa ratification par la majorité des associés
• à l’étranger : vote en assemblée générale à l'unanimité des associés

Modalités pour une SAS/SASU

La prise de décision ainsi que les modalités de convocation concernant le transfert de siège social est librement déterminée par les statuts d'une SAS. Si aucune disposition spécifique n'a été mise en place le vote se fera en assemblée générale à l'unanimité des actionnaires.

La question ne se pose pas dans le cas d'une SASU, l'actionnaire étant par définition unique.

Modalité pour une SA

Selon que le transfert a lieu en France ou à l'étranger les conditions quant à la prise de décision seront différentes : 

• Transfert du siège social en France : la décision est prise par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance sous réserve de sa ratification par en assemblée générale ordinaire
• Transfert du siège social à l’étranger : la décision est prise dans le cadre d'un vote en AGE à l’unanimité des actionnaires

Modalités pour une SCI

Le vote a lieu en assemblée générale extraordinaire à l'unanimité des associés.

Le procès-verbal de transfert de siège social

A l'issue de l'AGE, un procès-verbal de transfert de siège social doit être rédigé. Il sera notamment demandé lors de la déclaration de la modification auprès du Guichet unique. Le procès-verbal a pour but de prouver que les modalités de vote ont été respectées.

Étape 2 : Modification des statuts

Le siège social est une mention obligatoire dans les statuts de toute société comme le prévoit l'article 1835 du code Civil. Lorsqu'un changement s'opère il convient donc de procéder à une modification de ces derniers.

Suite à la décision de transfert de siège social, les nouveaux statuts de l'entreprise doivent être rédigés pour prendre en compte cette modification. Les nouveaux statuts doivent contenir notamment la nouvelle adresse du siège social, ainsi que toutes les modifications connexes nécessaires.

Ils doivent être ensuite déposés au greffe du tribunal de commerce avec les autres pièces nécessaires à l'enregistrement de la modification de siège social. Une fois le dépôt effectué, l'entreprise reçoit un récépissé de dépôt qui atteste de la prise en compte de la modification.

Étape 3 : Publication d'un avis de transfert dans un journal d'annonces légales

Cette étape sera différente selon que le transfert du siège social s'effectue dans le même département ou dans un département différent de l'adresse initiale. La publication dans un journal d'annonces légales a pour objectif d'informer les tiers de tous les changements qui touchent la société.

Transfert de siège social dans le même département

Après la signature du procès-verbal de décision, le représentant légal dispose d'un délai d'un mois pour publier cette modification dans un journal d'annonces légales. Lorsque le transfert s'effectue à une adresse située dans le même département que l'ancien siège social une seule annonce dans un journal d'annonces légales du département est suffisante.

L'annonce doit faire état de plusieurs mentions obligatoires telles que la dénomination sociale, le transfert du siège social avec la nouvelle et l'ancienne adresse, le numéro unique d'identification, la forme juridique de la société...

Transfert de siège social dans un autre département

La particularité dans le cas où le siège social serait transféré dans un autre département est l'obligation de publier deux annonces de modification :

• l'une dans un journal d'annonces légales du département de l'ancien siège social
• l'autre dans un journal d'annonces légales (JAL) du département nouveau siège social

A l'issue de cette publication, il sera remis à la société une attestation de parution dans un JAL qui est a conserver et devra être fourni à la prochaine étape.

Étape 4 : Inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS)

Il s'agit de la dernière étape de la procédure de transfert de siège social. Depuis le 1er janvier 2023, la modification s'effectue auprès du guichet unique des formalités des entreprises sur le site de l’INPI (plus besoin de remplir le formulaire M2).

Quels documents à communiquer pour un transfert de siège social ?

Lors de la déclaration dématérialisée, les documents suivants seront demandés : 

• Un exemplaire du procès-verbal de transfert de siège social
• Un exemplaire daté des statuts et mis à jour
• L’attestation de parution de l’avis dans un journal d’annonces légales (ou les 2 attestations de parution dans un journal d’annonces légales en cas de transfert dans un autre département)
• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (titre de propriété, contrat de domiciliation, factures, etc.)
• Une liste des anciens sièges sociaux successifs depuis l’immatriculation

Une fois la demande de modification complète, le guichet unique se charge de transmettre le dossier aux organes administratifs compétents pour effectuer l'inscription modificative.

Transfert siège social à l’étranger

Le transfert du siège social d'une société française à l'étranger est possible mais les démarches sont plus lourdes et complexes qu'un changement sur le territoire français. La procédure varie selon que le transfert a lieu dans pays membres de l'Union européenne ou non.

Cependant deux étapes se retrouvent : 

1. La dissolution de la société en France
2. La constitution de la nouvelle société à l'étranger

La procédure pour un transfert de siège social hors de l'Union européenne (UE)

Les formalités administratives se rapprochent d'un transfert de siège social sur le territoire français. Avant de lancer la prise de décision en AGE, le gérant doit planifier la liquidation et la dissolution de la personne morale en France. C'est-à-dire solder les prêts ou contrats en cours, plus généralement apurer les comptes. En effet, la liquidation-dissolution est la cinquième étape lors d'un transfert de siège social dans un pays hors de l'UE.

L'entreprise est alors radiée du registre du commerce et des sociétés. Une nouvelle société doit être créée dans le nouveau pays du siège social en conformité avec la loi applicable dans ce pays.

La procédure pour un transfert de siège social dans un pays membre de l'Union européenne (UE)

La législation européenne simplifie la procédure grâce au principe de la liberté d'établissement qui permet de transférer le siège social d'une entreprise de la France vers un pays membre de l'UE tout en maintenant sa personnalité morale et juridique.

Il est à noté que le transfert du siège social et la création d’une société dépendent également de la loi du pays d’accueil. Même si c’est un État membre de l’Union Européenne, il est donc fortement recommandé aux entreprises et à leurs dirigeants de s’informer de la législation en vigueur.

Quel est le coût pour changer d’adresse de siège social

Le coût d'un changement de siège social peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la forme juridique de l'entreprise, le département dans lequel elle est enregistrée, le nombre d'annonces légales à publier, les honoraires des professionnels impliqués, etc.

Le coût des formalités s'élève en moyenne entre 500 et 1300 euros.

Voici une estimation des coûts les plus courants :

• Modification des statuts de l'entreprise : les frais peuvent varier selon la forme juridique de l'entreprise, il faut compter entre 200 et 500 euros.

• Publication d'une annonce légale : le coût d'une annonce légale peut varier en fonction du département dans lequel l'entreprise est enregistrée et du nombre d'annonces légales à publier. Compter en général entre 100 et 300 euros.

• Frais de greffe : lors de l'enregistrement des nouveaux statuts auprès du greffe du tribunal de commerce, des frais sont à prévoir. Les frais varient en fonction du département dans lequel l'entreprise est enregistrée et du capital social de l'entreprise. Ils peuvent aller entre 200 et 400 euros.

Le montant total peut augmenter dans le cas où l'entreprise décide de faire appel à un professionnel pour accomplir les formalités administratives, les honoraires peuvent varier en fonction du professionnel choisi et de la complexité de la procédure. En général, il faut compter entre 500 et 2000 euros.

Un autre facteur peut intervenir si l'entreprise décide de transférer son siège social à l'étranger : des frais de déplacement peuvent être à prévoir. Ils dépendront alors de la destination et du mode de transport choisi.