Comptabilité d'un recruteur freelance

Le métier de recruteur freelance ? 

Un recruteur freelance a pour métier de comprendre les besoins d’une entreprise cliente en termes de recrutement afin de trouver le candidat idéal pour un poste donné. Le mot freelance signifie qu’il exerce son activité à titre indépendant et donc pour son propre compte.

Un travailleur indépendant est une personne qui se lance à son compte pour exercer une activité économique. Ainsi, il a la possibilité d’organiser son travail comme il l’entend et n’est pas subordonné aux ordres d’un supérieur hiérarchique à l’inverse d’un salarié. Le travailleur indépendant peut tout aussi exercer une activité commerciale, artisanale que libérale. Le recrutement freelance se classe pour sa part dans la catégorie des activités commerciales.

Être travailleur indépendant comporte plusieurs avantages et inconvénients.

A ce titre, un recruteur freelance est libre dans l’organisation de son emploi du temps, sa rémunération n’est pas plafonnée ; il a un sentiment d’autonomie et la possibilité de travailler à domicile ou en télétravail.

Néanmoins, exercer une activité en tant qu’indépendant entraîne une insécurité de l’emploi et une absence d’allocations chômage. La charge de travail est plus importante avec la prospection commerciale et la gestion du pôle administratif. En l’absence de contraintes, il est nécessaire que le travailleur indépendant soit auto-discipliné.

Face à la multitude des activités qu’ils peuvent exercer, les statuts juridiques à disposition des indépendants sont nombreux et variés. A lui de déterminer la mieux adaptée à son activité.

Le statut d’auto-entrepreneur

Le régime de l’auto-entrepreneur s’applique aux personnes créant une entreprise individuelle pour exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale à titre principal ou complémentaire. Ce statut offre des formalités de création d’entreprises allégées ainsi qu’un mode de calcul et de paiement simplifié des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.

Avantages et Inconvénients du statut Auto-entrepreneur

Le statut d’auto-entrepreneur comporte de nombreux avantages qui font de ce régime l’un des plus plébiscités par les indépendants.

En effet, avec cette forme juridique, un recruteur freelance à une gestion quotidienne simplifiée et opte pour un régime où les formalités administratives et les obligations sont réduites au minimum. Ainsi en termes de comptabilité, il devra simplement tenir un livre de recettes/dépenses; émettre des factures pour les clients, disposer d’un compte bancaire séparé de son compte personnel(si son chiffre d’affaires excède 10 000 € deux années consécutives); déclarer son chiffre d’affaires et régler ses cotisations sociales et fiscales suivant un calendrier défini.

Le statut d’auto-entrepreneur étant ouvert à tous les profils, il permet un cumul de statut pour les personnes souhaitant conserver leur statut actuel tout en complétant leurs revenus.

En tant qu’auto-entrepreneur, le recruteur freelance n’est redevable de la TVA que s’il dépasse certains seuils de chiffre d’affaires :

• 34 400 € par an pour les prestations de services relevant de la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux(BIC)
• 85 800 € par an pour son activité de prestations de services.

Ainsi il ne facturera pas de TVA à ses clients et ne sera pas soumis à l’obligation de faire une déclaration de TVA s’il respecte ces plafonds.

Le micro-entrepreneur est soumis à des charges sociales allégées et a une plus grande visibilité sur son impôt sur le revenu. Concrètement, il a la possibilité en matière d’impôts d’opter pour le versement libératoire sous conditions de revenus.

Malgré tous ces avantages, le statut d’auto-entrepreneur comporte également des inconvénients

Le premier de cette liste concerne la responsabilité engagée du micro-entrepreneur. Le recruteur freelance engage donc sa responsabilité dans ce statut et il n’y aura par conséquent pas de distinction entre son patrimoine personnel et celui de son entreprise. Ainsi, en cas de difficultés de paiement, ses biens privés ne seront pas protégés.

Ensuite nous avons l’existence de charges fixes (frais de compte bancaire, assurances, cotisation foncière des entreprises…) même en cas de chiffre d’affaires faible.

De plus, le micro-entrepreneur ne devra pas dépasser certains plafonds pour continuer à bénéficier de ce statut et en pratique, ces seuils sont rapidement atteignables.

Dans ce régime, les cotisations sont payées sur la base du Chiffre d’affaires et non du bénéfice ce qui n’est pas forcément avantageux.

En outre, la TVA demeure non récupérable en deçà d’un seuil. S’il existe donc de nombreux frais professionnels mais un chiffre d’affaires faible, l’auto-entrepreneur devra donc assumer pleinement ces achats et ce statut ne sera plus le plus avantageux dans ce cas.

Enfin, les auto-entrepreneurs exerçant leur activité d’indépendant à titre exclusif bénéficient d’une couverture sociale limitée contrairement aux salariés.

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

Pour bénéficier du régime d’auto-entrepreneur, le chiffre d'affaires annuel doit être au plus égal à :

176 200 € pour

• les activités de vente de marchandises, d’objets, de fournitures de denrées à emporter ou à consommer sur place,
• les prestations d’hébergement

72 600 € pour

• les autres prestataires de services relevant des Bénéfices Industriels et Commerciaux(BIC)
• les professionnels libéraux relevant des Bénéfices Non Commerciaux(BNC)

Si votre activité est mixte ou si vous exercez deux activités distinctes :

• le CA global ne doit pas excéder 176 200 € et à l’intérieur de ce CA, la partie afférente aux activités de services ne doit pas dépasser 76 200 €.

En outre, les entrepreneurs ayant une micro-entreprise bénéficient d’allègements significatifs au niveau comptable. Ainsi, le micro-entrepreneur n’a aucune obligation de produire des comptes annuels et de tenir des livres comptables (grand-livre et livre-journal). Seul l’enregistrement chronologique des recettes et des achats non modifiable est exigé.

Plus concrètement, au niveau des obligations comptables, le recruteur freelance au régime de micro-entreprise doit simplement:

- Tenir un livre-journal des recettes;

- Tenir un registre des achats suivant son activité

- Utiliser un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle

Le livre des recettes d’un Auto-entrepreneur

Le livre des recettes contient l’ensemble des recettes encaissées au jour le jour et en détail. On doit y reporter:

- le montant et l’origine des recettes,

- le mode de règlement,

- et les références aux pièces justificatives

Le registre des achats

Le registre des achats est un état récapitulatif des achats engagés chaque année. Il est exigé uniquement lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter ou à fournir des prestations d’hébergement. En l’espèce, le recruteur en freelance n’est pas concerné.

Le compte bancaire dédié à l’activité professionnelle

Le micro-entrepreneur doit obligatoirement détenir un compte dédié à l’ensemble des transactions financières liées à son activité professionnelle, dans un établissement de crédit ou un bureau de chèques postaux uniquement s’il encaisse plus de 10 000 euros de recettes, pendant deux années civiles consécutives.

Il doit s’agir d’un compte séparé du compte bancaire personnel afin de distinguer clairement les transactions professionnelles des transactions privées.

Imposition des micro-entrepreneurs

La fiscalité de l’auto-entrepreneur est simple. Il a le choix entre le régime classique ou le versement fiscal libératoire.

Si l’auto-entrepreneur opte pour le régime classique, il devra déclarer son chiffre d’affaires complet avec sa déclaration d’impôts sur le revenu (IR) et un abattement forfaitaire pour frais professionnels aura lieu de :

• 71% du CA pour une activité d’achat vente ou de fournitures de prestations d'hébergement,
• 50% du CA pour une autre activité relevant des Bénéfices Industriels et Commerciaux(BIC),
• 34% du CA pour une activité libérale

En l’espèce, le recruteur freelance ayant une micro-entreprise serait donc imposé à hauteur de 50% de son chiffre d’affaires.

Dans le cas où l’auto-entrepreneur opterait plutôt pour le versement libératoire, l’IR sera payé à titre définitif au fur et à mesure de l’encaissement du chiffre d’affaires. Chaque mois ou chaque trimestre selon l’échéance choisie pour les cotisations sociales, l’IR devra être réglée.

Il suffira d’appliquer sur le Chiffre d’affaires ou sur les recettes réalisées un pourcentage supplémentaire de :

• 1% du CA pour une activité d’achat ou de fournitures de prestations d’hébergement,
• 1.7% pour une autre activité relevant des Bénéfices Industriels et Commerciaux(BIC)
• 2.2% pour une activité libérale

Au niveau de la gestion des cotisations sociales, l’entrepreneur au régime micro-entreprise qui relève automatiquement du micro-social simplifié ne doit pas déclarer annuellement son revenu social sur la déclaration sociale des indépendants (DSI).

La déclaration de ses revenus aux organismes sociaux est effectuée à l’occasion de la déclaration mensuelle ou trimestrielle des recettes encaissées. Le paiement des cotisations sociales intervient suite à la déclaration.

Le recruteur freelance en société

Le recruteur freelance pourra également décider de créer une société pour exercer son activité. Il aura le choix entre l’EURL/la SASU (s’il veut être seul) et la SARL/SAS sinon. Opter pour la constitution d’une société ( personne morale) lui permettra de protéger son patrimoine personnel dans certains cas. Ce statut permettra également au recruteur indépendant anciennement micro-entrepreneur d’intégrer de nouveaux associés s’il le souhaite et ainsi de mutualiser les coûts et frais de fonctionnement liés à sa structure.

De plus, l’exercice en société permet de donner du poids dans les relations avec les partenaires commerciaux, car la garantie sera plus élevée du fait de l’existence d'un capital social.

Néanmoins, la création d’une société est plus complexe et entraîne la réalisation de formalités plus lourdes comme le dépôt du capital social en banque, la publication d’une annonce légale ainsi que l’immatriculation de l’entreprise.

1. Obligations comptables

SARL/EURL

La SARL et l’EURL sont tenues d’établir une comptabilité régulière et sincère. Ainsi, elles doivent respecter les dispositions légales en vigueur et les appliquer de bonne foi, à savoir :

• enregistrer de manière chronologique les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise (achats, ventes, opérations bancaires, caisse etc.)
• établir une facturation et respecter un certain formalisme (mentions obligatoires sur les factures)
• réaliser un inventaire au moins une fois par an afin de contrôler physiquement l’existence et la valeur des actifs et des passifs de son patrimoine
• conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans.

Par ailleurs, la SARL ou l’EURL relevant d’un régime simplifié d’imposition bénéficie d’allègements comptables :

• elle peut effectuer une comptabilité de trésorerie tout au long de son exercice comptable
• et ne comptabilise les créances et les dettes qu’à la clôture de son exercice comptable.

Ainsi, seuls les encaissements et les décaissements sont comptabilisés tout au long de l’année, de manière quotidienne.

Une SARL/EURL doit obligatoirement tenir à jour :

• le livre-journal : ce document contient l’enregistrement chronologique de toutes les opérations comptables
• le grand livre : cet état regroupe toutes les opérations par numéro de compte.

Et établir des comptes annuels constitués :

• d’un bilan (tableau synthétisant le patrimoine de la SARL : ce qu’elle possède et ce qu’elle doit)
• d’un compte de résultat (tableau récapitulant les opérations de l’exercice écoulé et se soldant par un résultat)
• d’une annexe(note qui complète le bilan et le compte de résultat).

SAS/SASU

Pour gérer la comptabilité d’une SAS, comme d’une SASU, le recruteur freelance devra tenir à jour et être en mesure de présenter différents livres comptables obligatoires, à savoir :

• le livre journal, aussi appelé journal comptable , qui enregistre chronologiquement chacune des opérations comptables et classifie les écritures en cours par type (achat, vente, banque, etc.) ;
• le grand livre, qui détaille l’ensemble des opérations (débit/crédit) et les ventile par numéro de compte, suivant le plan comptable de l’entreprise,
• le livre d’inventaire, qui consigne tous les éléments de passif et d’actif issus de l’inventaire.

Concernant l’établissement et la tenue des comptes annuels, les SAS et SASU concernées doivent prévoir à la clôture comptable :

• un bilan , qui offre un aperçu du patrimoine de la SAS ou de la SASU, c’est-à-dire son actif (ce qu’elle possède) et son passif (ce qu’elle doit) ;
• un compte de résultat , qui répertorie, sur un exercice comptable, les produits (recettes ou ventes) et les charges (dépenses) de l’entreprise ;
• une annexe légale, sous la forme d’une note explicative, qui apporte des éléments de compréhension sur le bilan et le compte de résultat.

Système d’imposition

Dans le cadre de sa création d’entreprise, l’entrepreneur est confronté à plusieurs choix, dont celui relatif au régime d’imposition fiscale des bénéfices : Impôt sur le revenu (IR) ou Impôt sur les Sociétés(IS) ?

Les options possibles : l’IR et l’IS

Il existe deux modes d’imposition des bénéfices possibles pour une entreprise : l’IR ou l’IS. Lors de la création de son entreprise, l’entrepreneur doit choisir entre l’un de ces deux régimes d’imposition (à condition toutefois que le statut retenu lui laisse le choix).

L’imposition à l’IR se traduit par une imposition directe des bénéfices au nom de l’entrepreneur ou au nom de chaque associé en cas d’exercice en société.

A contrario, le choix de l’IS fait supporter l’imposition des bénéfices sur l’entreprise directement. L’entrepreneur ou les associés sont quant à eux imposés personnellement sur les rémunérations et les dividendes qu’ils perçoivent.

Impôt sur le revenu (taux, calcul, déclaration, acompte et paiement)

Lorsque l’entreprise est soumise à l’impôt sur le revenu, l’imposition s’applique directement au niveau de l’entrepreneur et/ou des associés. L’entreprise ne subit aucune imposition fiscale. Les bénéfices réalisés par l’intermédiaire de l’entreprise sont imposés dans la catégorie dont relève l’activité exercée : BIC, BNC ou bénéfices agricoles.

L'EURL est par défaut soumise à l’IR, Par ailleurs, certaines sociétés soumises à l'IS peuvent opter pour le régime de la translucidité fiscale. C'est ainsi le cas des SARL de famille sous conditions.

Ensuite, les statuts juridiques suivants peuvent, sur option, être soumis à l’IR :

les SARL, les SAS et les SA pour une durée de 5 exercices maximum.

Dans les entreprises soumises à l'IR, les associés sont imposés sur la quote-part de résultat leur revenant.

Ainsi, les associés personnes physiques seront imposés à l'impôt sur le revenu et les associés soumis à l'IS, à l'impôt sur les sociétés.

Les règles relatives à la détermination de cette quote-part dépendent à la fois de la nature des associés et de l’activité exercée.

Ainsi, si les associés sont de nature différente, une comptabilité différenciée pourra être effectuée.

Impôt sur les Sociétés (taux, calcul, déclaration, acompte et paiement)

Lorsque l’entreprise est soumise à l’IS, l’imposition des bénéfices est appliquée directement au nom de l’entreprise. La SARL, la SAS, la SASU sont par défaut soumises à l’impôt sur les sociétés. L’IS est calculé au taux normal mais un taux réduit de 15% sur les 38 120 premiers euros de bénéfices est possible sous conditions. Dans cette configuration, l’entrepreneur ou les associés ne sont imposables personnellement à l’IR que sur les rémunérations et les dividendes qu’ils perçoivent.

Ensuite, les statuts juridiques suivants peuvent, sur option, être soumis à l’IS :

les EURL avec un associé unique personne physique,

les EIRL,

les SNC,

les sociétés civiles.

Pour calculer le montant de l’IS, il faut partir du résultat fiscal du dernier exercice comptable de l’entreprise. Celui-ci doit ensuite être multiplié par le taux d’imposition adéquat. En effet, en fonction des bénéfices réalisés, un taux réduit ou un taux normal s’appliquera.

Le taux normal

En 2018, les taux pour les entreprises réalisant un bénéfice imposable inférieur ou égal à 500 000€, le taux en vigueur est de 28% ; pour les bénéfices supérieurs, le taux normal est fixé à 33.33%.

Notez qu’une diminution progressive du taux normal de l’IS est en cours :

• À partir de 2019, le taux à 28% concerne les entreprises réalisant un bénéfice allant jusqu’à 500 000€ ; pour les bénéfices dont le montant est supérieur, le taux sera de 31%.
• Puis à partir de 2020, le taux normal sera fixé à 28% pour toutes les entreprises et sur la totalité de leurs bénéfices.
• À partir de 2021, le taux normal sera fixé à 26.5% pour toutes les entreprises et sur la totalité de leurs bénéfices.
• Pour terminer, à partir de 2022, le taux normal sera fixé à 25% pour toutes les entreprises et sur la totalité de leurs bénéfices.

Le taux réduit

Pour les entreprises réalisant 38 120€ ou moins de bénéfices, un taux réduit à 15% s’applique. Pour cela, trois conditions supplémentaires doivent être réunies. À savoir :

• Le chiffre d’affaires HT doit être inférieur à 7.63 millions d’euros ;
• Le capital doit détenu au moins à 75% par des personnes physiques ;
• Le capital doit être entièrement libéré .

Noter qu’à partir du 1er janvier 2019, le plafond du chiffre d’affaires passera de 7,63 millions d’euros à 50 millions d’euros.

Payer l’IS : quelles modalités ?

Tous les ans, une entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés doit verser 4 acomptes d’IS au plus tard les 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre. Ces derniers sont calculés sur la base du quart de l’impôt payé l’année précédente. Le solde de l’impôt restant doit ensuite être versé au plus tard le 15ème jour du 4ème mois suivant la clôture (par exemple, le 15 mai pour une clôture de l’exercice comptable au 31 décembre).

Les régimes de TVA en fonction de l’activité de l’entreprise

Entreprises de ventes et assimilées

Lorsque le chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise est inférieur ou égal à 818 000 euros, le régime simplifié d’imposition s’applique de plein droit. Une option est néanmoins possible pour le régime du réel normal.

Lorsque le chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise est supérieur à ce seuil, le régime du réel normal est applicable.

Enfin, si le montant de la taxe exigible au titre d’un exercice est supérieur à 15 000 euros, l’entreprise doit obligatoirement déposer une déclaration de TVA mensuellement à compter de l’exercice suivant. Une période de tolérance est prévue pour la période allant du début du nouvel exercice à la date limite de dépôt de la déclaration annuelle de TVA relative à l’exercice précédent.

Remarque : lorsque l’entreprise dépasse le seuil du régime simplifié d’imposition, elle peut tout de même continuer à bénéficier de ce régime durant la première année au cours de laquelle le seuil est dépassé, sauf si le chiffre d’affaires de l’année en cours excède 901 000 euros. Dans ce dernier cas, le régime cesse immédiatement de s’appliquer au moment du dépassement.

Entreprises de prestations de services

Lorsque le chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise est inférieur ou égal à 247 000 euros, le régime simplifié d’imposition s’applique de plein droit. Une option est néanmoins possible pour le régime du réel normal.

Lorsque le chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise est supérieur à ce seuil, le régime du réel normal est applicable.

Enfin, si le montant de la taxe exigible au titre d’un exercice est supérieur à 15 000 euros, l’entreprise doit obligatoirement déposer une déclaration de TVA mensuellement à compter de l’exercice suivant. Une période de tolérance est prévue pour la période allant du début du nouvel exercice à la date limite de dépôt de la déclaration annuelle de TVA relative à l’exercice précédent.

Remarque : lorsque l’entreprise dépasse le seuil du régime simplifié d’imposition, elle peut tout de même continuer à bénéficier de ce régime durant la première année au cours de laquelle le seuil est dépassé, sauf si le chiffre d’affaires de l’année en cours excède 279 000 euros. Dans ce dernier cas, le régime cesse immédiatement de s’appliquer au moment du dépassement.

La franchise en base de TVA

L’option pour ce régime n’est possible que pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est :

inférieur ou égal à 85 800 euros pour les activités de ventes et assimilées,

inférieur ou égal à 34 400 euros pour les activités de prestations de services,

inférieur ou égal à 44 500 € pour les activités réglementées d’avocats et des avoués, les opérations portant sur les œuvres de l’esprit et certaines activités des auteurs-interprètes.

Comment fonctionne le régime du réel normal de TVA ?

Les entreprises soumises au réel normal sont normalement tenues de produire mensuellement une déclaration de TVA, en reprenant les opérations écoulées au titre du mois précédent.

Les dates de dépôt des déclarations varient en fonction du type de société et de la zone géographique.

L’imprimé utilisé pour les déclarations de TVA est le formulaire CA3, qui doit être déposé au service des impôts dans les délais, en un seul exemplaire.

Tout retard ou omission de dépôt de la déclaration de TVA CA3 entraîne l’application d’un intérêt de retard et d’une majoration des droits dus au titre de la période en question.

En matière de déclaration, les entreprises ont l’obligation de télédéclarer et de télépayer la TVA.

Comment fonctionne le régime simplifié de TVA?

Pour les entreprises qui ont opté pour le régime simplifié d’imposition à la TVA, le processus est le suivant :

2 acomptes semestriels de TVA sont dus pendant l’année, le premier en juillet et le second en décembre,

et le déclarant déposera ensuite une déclaration annuelle de TVA pour régulariser sa situation, appelée déclaration CA 12.

La déclaration annuelle est en principe basée sur l’année civile mais il est possible d’aligner la déclaration de TVA sur l’exercice comptable au cas où ce dernier ne coïncide pas avec l’année civile.

Les entreprises nouvelles, n’ayant pas de base de référence pour calculer le montant des acomptes, doivent les déterminer elles-mêmes. Il faut dans ce cas que la TVA soit au moins égale à 80 % de la TVA réellement due au titre de la période.

Aucun acompte semestriel n’est dû lorsque le montant de TVA à payer au titre de l’exercice précédent est inférieur à 1 000 euros (sans retenir l’éventuelle TVA déductible sur les investissements).

Enfin, lorsque le montant de la taxe annuelle exigible excède 15 000 euros, l’entreprise est tenue de déposer des déclarations mensuellement.

Importance du choix du régime de TVA approprié

Le choix du régime de TVA dans le cadre de la création de votre activité ne doit pas être pris à la légère.

Il a un impact important au niveau de la trésorerie de l’entreprise. En fonction de l’option retenue, une déclaration qui occasionne une sortie (TVA à payer) ou une entrée (crédit de TVA à rembourser) de trésorerie doit être produite suivant une certaine périodicité.

L’impact du choix du régime de TVA peut être analysé lors de la réalisation de votre prévisionnel, sur la partie consacrée au plan de trésorerie.

Pourquoi être accompagné par un Expert Comptable?

Un entrepreneur dispose de plusieurs options pour gérer sa comptabilité :

• la gérer lui-même en intégralité,
• la sous-traiter en intégralité à un expert-comptable,
• se charger d’une partie des travaux et de confier le reste à un expert-comptable,
• embaucher un comptable en interne.
• Confier la comptabilité à un expert-comptable

La plupart des entrepreneurs confient la gestion de leur comptabilité à un expert-comptable pour plusieurs raisons : faute de temps, manque de compétences sur ce domaine, besoin de conseils… En effet, un expert-comptable délivre normalement une prestation de conseil afin d’accompagner l’entrepreneur tout au long de la vie de son entreprise, en plus de la gestion de sa comptabilité.

Même si le recruteur freelance ne souhaite pas tenir lui-même sa comptabilité, il pourra très bien décider de confier la révision, l’établissement du bilan et des déclarations liées à un expert-comptable. En effet, ces travaux peuvent être délicats à gérer en l’absence de connaissances solides et le recours à un professionnel vous permet également d’obtenir des conseils.

Par ailleurs, le choix du bon régime de TVA est une problématique qui doit être évoquée avec l’expert-comptable, comme tous les autres choix liés à la création d’une entreprise (statut juridique, imposition…). Il est donc important de trouver son expert-comptable avant de créer l’entreprise afin d’être conseillé sur ces choix.