Entrepreneur : ne vous perdez pas dans votre compta

Les obligations comptables d’un auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur)

En tant qu’ auto-entrepreneur , la réglementation vous autorise à tenir une comptabilité simplifiée. Elle vous exempte de la préparation de comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable, annexe) et de la soumission d’une liasse fiscale. Néanmoins, vous devez connaître vos obligations légales et comptables.

Tenir le livre des recettes

La législation vous impose de tenir votre comptabilité dans un livre des recettes si vous relevez du régime :

• micro-social en tant qu’auto-entrepreneur ;

• micro-BIC en tant que micro-entrepreneur ;

• micro-BNC pour les professions libérales.

Afin de répondre aux exigences fiscales et empêcher les modifications a posteriori, votre cahier de recettes prend impérativement l’une de ces formes :

• un livre en format papier ;

• un document officiel téléchargeable sur Internet ;

• un logiciel de gestion.

Votre registre des recettes contient obligatoirement les données suivantes :

• la date d’encaissement ;

• le numéro de la pièce justificative ;

• le nom du tiers ;

• la nature de la vente ;

• le montant perçu ;

• le mode de règlement, à savoir espèces, chèque, virement ou carte bancaire.

Notez que vous devez enregistrer vos revenus quotidiennement et qu’aucune rature n’est autorisée dans votre cahier des encaissements. Pour réduire les risques d’erreurs et gagner du temps, pensez à utiliser un logiciel de comptabilité ou confier cette tâche à un cabinet comptable.

Compléter le registre des achats

En complément de votre livre des recettes, vous avez l’obligation de tenir un registre des achats si vous exercez une de ces activités en tant qu’auto-entrepreneur :

• vente de marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place ;

• fourniture de logement.

Comme pour le cahier des recettes, votre livre des décaissements ne doit pas être modifiable. Vous devez y consigner les informations relatives à chaque dépense professionnelle engagée pour les besoins de votre activité, à savoir :

• la date de paiement ;

• la référence de la facture ;

• l’identité du fournisseur ;

• la nature des frais ;

• le montant de l’opération ;

• le mode de règlement de la prestation.

Fournir des devis à ses prospects

L’envoi d’un devis à un client potentiel marque le début de votre collaboration et l’informe de la nature de la prestation et du prix. Le devis constitue une preuve juridique des engagements pris par chaque partie, notamment en cas de litige à l’issue de l’exécution de la prestation.

L’édition d’un devis reste facultative entre professionnels. En revanche, à l’exception des interventions urgentes, vous devez impérativement réaliser un devis pour les particuliers lors de :

• services de déménagement ;

• prestations funéraires ;

• travaux dans le secteur du bâtiment et de l’équipement domestique ;

• services à la personne pour un tarif supérieur à 100 euros par mois ;

• prestations dont le total excède 1 500 euros ;

• demande expresse du client.

À l’instar d’une facture, le devis ne souffre d’aucun formalisme. Libre à vous d’utiliser le modèle de votre choix, tant que vous vous assurez qu’il reprend toutes les mentions obligatoires .

Émettre des factures à ses clients

Comme tout professionnel, la réglementation vous oblige à délivrer une facture à vos clients pour chaque vente ou prestation si l’opération concerne :

• un autre professionnel ;

• un particulier et que le montant excède 25 euros ;

• une vente à distance.

Vous émettez votre facture en deux exemplaires : un pour votre comptabilité et un pour votre client. Elle doit nécessairement être rédigée en français et être établie au format papier ou numérique, à condition que le client accepte ce dernier.

Votre facture doit se conformer à des impératifs précis et présenter les mentions obligatoires suivantes :

• vos coordonnées ;

• le numéro de la facture, qui doit respecter une séquence chronologique continue ;

• la date d’émission ;

• la date de livraison ou de réalisation ;

• l’identité du client ;

• un descriptif détaillé des prestations exécutées, y compris la quantité et le prix unitaire ;

• le montant total à payer.

Pensez bien à ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA.

Dans le cas d’émission d’une facture à un autre professionnel, indiquez les mentions suivantes :

• la date limite de règlement ;

• le taux des pénalités de retard ;

• le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de paiement tardif, à savoir 40 euros.

Détenir un compte bancaire dédié

Conformément à la loi PACTE, si vous réalisez un chiffre d’affaires annuel supérieur à 10 000 euros HT pendant deux années consécutives, vous devez procéder à l’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité endéans 12 mois.

Par conséquent, toutes vos transactions professionnelles doivent transiter sur ce compte bancaire, à savoir :

• l’encaissement de vos recettes ;

• le règlement de vos charges sociales ;

• le paiement des frais engagés pour les besoins de votre société ;

• le versement de votre rémunération.

Notez que la législation ne vous impose pas l’ouverture d’un compte professionnel. Un simple compte courant à votre nom suffit, ce qui vous évite de supporter des frais bancaires élevés.

Sachez que si vous exercez plusieurs activités au sein de la même entreprise individuelle, vous pouvez centraliser toutes les opérations sur un seul compte bancaire.

4 conseils pour ne plus se perdre dans sa compta en tant que micro-entrepreneur

Choisir des outils adaptés

Gérer sa comptabilité sous Excel peut rapidement entraîner une perte de temps, ressource très précieuse pour un chef d’entreprise. L’acquisition de logiciels adaptés à la gestion administrative d’une société apparaît comme incontournable.

Commencez par analyser vos besoins pour suivre le développement de votre entreprise afin de déterminer l’outil numérique qui y répond :

• un logiciel de facturation pour améliorer l’émission de vos devis et factures ;

• un logiciel de gestion de trésorerie pour contrôler vos flux entrants et sortants ;

• une application pour centraliser les notes de frais de vos salariés.

Bien que vous bénéficiiez d’une exemption de la tenue d’une comptabilité commerciale, vous pouvez opter pour la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’engagement afin de mieux maîtriser l’évolution de votre activité et le patrimoine de votre entreprise. Dans ce cas, choisissez une solution de comptabilité en ligne complète qui intègre une automatisation des écritures comptables.

Faire preuve de rigueur

En fonction du régime sélectionné lors de la constitution de votre entreprise, vous déclarez votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’URSSAF pour vous acquitter de vos cotisations sociales. N’attendez pas le dernier jour pour classer vos documents comptables et calculer vos recettes.

Astreignez-vous à une routine administrative rigoureuse pour éviter toute erreur ou omission :

• ouvrez votre courrier quotidiennement ;

• consultez vos e-mails 2 à 3 fois par jour ;

• vérifiez vos soldes bancaires de façon hebdomadaire ;

• rangez vos pièces comptables après numérisation tous les mois.

De plus, pour conserver votre statut de micro-entrepreneur et le régime de la franchise en base de TVA vous ne devez pas dépasser les seuils réglementaires. Faute de quoi, vous risquez une requalification et la perte des avantages liés à ces régimes.

Conserver précieusement ses documents

La gestion de vos pièces comptables s’avère cruciale pour établir votre comptabilité et piloter votre entreprise. Mais également parce que vous devez les conserver pendant 10 ans et être en mesure de les présenter en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Anticipez les éventuelles pertes de justificatifs et prenez de bonnes habitudes dès votre première année en tant que travailleur indépendant. Effectuez une copie numérique lors de la réception ou de l’émission d’un document comptable et sauvegardez là précieusement :

• dans un système de stockage à distance de type cloud ;

• sur un disque dur externe.

Même si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA, gardez les factures pour les achats relatifs à votre activité professionnelle. En cas de dépassement de seuil au cours de l’exercice comptable, vous pourrez récupérer la TVA déboursée sur ces dépenses.

Faire appel à un expert-comptable

Contrairement à l’intervention des commissaires aux comptes, la loi n’impose pas le recours à un expert-comptable pour la tenue de votre comptabilité. Néanmoins, un professionnel vous apporte une plus-value pour le pilotage de votre activité.

En tant qu’entrepreneur, développer votre société reste votre priorité. Consacrer du temps à la gestion de la comptabilité vous éloigne de vos objectifs et n’assure pas la pérennité de votre business. Confier votre comptabilité à un expert-comptable vous libère de cette tâche et réduit le risque d’erreurs.

Le rôle d’un expert-comptable ne se cantonne pas à la saisie des écritures comptables, il vous apporte des conseils avisés sur la fiscalité et la législation. En tant qu’intervenant externe, il porte un regard objectif sur votre entreprise et vous accompagne dans son développement.

Pour vous aider dans la prise de décisions stratégiques, il vous fournit des tableaux de bord adaptés. Vous bénéficiez ainsi d’une image fidèle du patrimoine de votre société et évaluez sa santé financière.

Afin d’éviter toute déconvenue, assurez-vous que le cabinet d’expertise comptable est enregistré auprès de l’Ordre des experts-comptables et consultez les avis des clients avant d’arrêter votre choix.