Le mandat de facturation est un contrat qui permet à un fournisseur d’autoriser l’un de ses clients à émettre eux-mêmes les factures qui découlent de leur relation commerciale. Ce type de mandat obéit à différentes règles de formes et de fond pour être valable (contrat écrit, double exemplaire, etc). Le mandataire doit authentifier toutes les factures émises à son nom et pour son compte par un mandataire. Il reste responsable d’éventuels manquement à l’une des obligations en matière de facturation.
Qu’est-ce qu’un mandat de facturation ?
Un mandat de facturation est un contrat par lequel le mandant (livreur de marchandises ou prestataire de services) donne pouvoir à son client ou à un tiers de se charger d’émettre les factures. Ces dernières sont émises par le mandataire au nom et pour le compte du mandant.
Quelles sont les conditions de validité du mandant de facturation ?
Les conditions de fond
Mandat de facturation
La première condition est l’existence d’un mandat de facturation entre le client et le fournisseur. Le client devient alors le mandataire et le fournisseur le mandant.
Nombre d’exemplaires
Les factures émises par le mandataire doivent être éditées systématiquement en double exemplaire. L’original de la facture est conservé chez le client (mandataire) alors qu’un double est remis au fournisseur (mandant).
Antériorité du mandat
Le mandat de facturation doit être antérieur à la conclusion du contrat de prestation de services ou de livraison des marchandises.
Les conditions de forme
Un contrat écrit
Le mandat de facturation doit être posé par écrit. En principe, aucun mandat de facturation tacite ou oral n’est accepté.
Mentions obligatoires
Les factures émises dans le cadre d’un mandat de facturation doivent contenir toutes les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur toute facture. Il faut également que les factures émises par le mandataire comportent la mention « auto-facturation ».
D’autres éléments doivent être mentionnés dans le mandat de facturation :
le mandant reste responsable de ses obligations quant à la facturation et à ses conséquences
le mandant reste aussi soumis à la TVA avec paiement de cette dernière au Trésor Public.
le mandant s’engage à exiger le double des factures que le mandataire ne lui aurait pas délivrées et à avertir son mandataire de tout changement dans ses éléments d’identification.
le mandat doit préciser le délai dans lequel le mandant peut contester les factures que le mandataire a établi à son nom.
Comment le mandat de facturation est-il mis en œuvre ?
En général, le fournisseur (le mandant) se charge d’authentifier les factures que le mandataire émet à son nom et pour son compte. A défaut d’authentification par le mandataire, la facture émise par le client (le mandataire) doit obligatoirement porter la mention de son établissement par un mandataire : il faut clairement y mentionner que la facture a été faite par un mandataire et non par le mandant. Dans le cadre d’un mandat tacite, il faut que le mandant accepte expressément la facture émise.
Qu’en est-il de la responsabilité de chacune des parties au mandat ?
Le mandant demeure responsable en cas de manquement aux obligations de facturation. Il lui est impossible de rejeter la faute sur la tête de son mandataire dans le cas où l’une des obligations relatives à la facturation n’a pas été respectée. Sur le plan pratique, les factures émises par le mandataire sont séparées de celles émises par le mandant lui-même. Il doit isoler les factures émises par chacun de ses mandataires dans le cas où il a recours à plusieurs, aucun mélange ne devant avoir lieu.
Audrey
Champion de la création, Grégoire conseille les entrepreneurs qui souhaitent passer à leur compte. Sa spécialité ? Le vidéo-message pour répondre clairement à toutes les questions
