Frais de déplacement : quel remboursement espérer ?

Mis à jour le 19/12/2013

Que dit la loi concernant le remboursement des frais de déplacements ? Quel montant doit être pris en charge ? Qu’en est-il des exonérations de charges sociales ? Quels sont les impacts de la loi de financement de la Sécurité Sociale ?

Les employés engageant des frais dans le cadre de déplacements entre leurs domiciles et leur lieu de travail peuvent bénéficier du remboursement d’une partie de ces frais.  

Cas des transports en communs

Depuis 2009 sur l’ensemble du territoire les employeurs sont tenus de rembourser une partie des charges de transports de leurs employés même si ceux-ci utilisent les transports en commun. La loi prévoit le remboursement de la moitié des coûts d’abonnements.  

Les employés à temps partiel sont aussi concernés par cette mesure. En revanche le calcul du montant de remboursement dépend du nombre d’heures travaillées par le salarié :

  • si la durée de travail du salarié est supérieure ou égale à la durée légale de travail l’employeur devra s’acquitter du remboursement de 50% des frais de transport.
  • si la durée est inférieure à la moitié de la durée légale de travail le montant du remboursement est calculé au pourcentage d’heures travaillées par rapport à la moitié du nombre d’heures réalisées par un par salarié à temps complet.

Voici deux exemples illustrant les deux situations précédentes : 

Dans une entreprise où les salariés à temps plein travaillent 35h par semaine :

  • un salarié travaillant 20h par semaine se verra rembourser 50% de ses charges de transport
  • un salarié travaillant 17h par semaine se verra rembourser le montant de : (17/17,5)*50% de ses charges de transport.

Le remboursement des charges de transports donne lieu sera exonéré de charges sociales quel que soit le type de contrat (dans la limite des frais remboursés).

Cas particulier de la voiture

Les frais de carburants sont aussi considérés comme des charges de transport dans deux situations : 

  • si le salarié réside en dehors d’une zone urbaine ou d’un périmètre de transport urbain. 
  • si le salarié ne peut emprunter les transports en commun en raison d’horaires ne correspondant aux horaires de service des services publics. 

Dans le cas particulier de la voiture, l’exonération de charges sociales est plafonnée à 200€ par an et par salarié. 

Si vous êtes employeur, pensez à faire parvenir la photocopie de la carte grise de la voiture à l’URSAAF.

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