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Les formalités d’embauche

Mis à jour le 15/06/2018

L’embauche d’un salarié ne peut se faire qu’après la déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes sociaux. Ces formalités s’impose à tous les employeurs et même les particuliers. Un seul document regroupe les anciennes déclarations préalables à l’embauche et la déclaration unique d’embauche.


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Les formalités pour tous les salariés :

  • déclaration préalable à l’embauche envoyée soit à l’URSSAF soit à la MSA : la déclaration est adressé au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche et au plus tard le jour de l’embauche à l’URSSAF ou à la MSA ;
  • déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre : obligatoire pour les entreprises employant plus de 50 salariés, cet envoi est fait à la DARES dans les 8 premiers jours de chaque mois ;
  • Insertion dans le registre unique du personnel : l’employeur est dans l’obligation de tenir à jour son registre unique du personnel en indiquant dans l’ordre des embauches le nom, prénom de tous les salariés occupés par l’établissement ;
  • Adhésion du salarié à la caisse de retraite complémentaire ;
  • Information par écrit au salarié sur la convention collective ainsi que sur les éléments essentiels du contrat ;
  • Visite médicale d’embauche.

Les formalités pour une première embauche :

Ce sont des formalités à accomplir en plus des formalités pour tous les salariés.

  • Immatriculation de l’employeur ;
  • Immatriculation du salarié à la sécurité social si c’est son premier emploi, s’il était étudiant ou s’il ne peut fournir sa carte d’assuré.

Les formalités pour les catégories ou situations particulières :

Ces formalités sont à accomplir en plus des formalités pour tous les salariés.

  • CDD : remise du bordereau individuel d’accès à la formation ;
  • Pour l’embauche d’un travailleur étranger, il faut vérifier son titre de travail ;
  • Autorisation préalable pour l’emploi de jeune de 14 à 16 ans, des enfants dans les professions du spectacle et les agences de mannequins ;
  • Pour les contrats d’apprentissage, une déclaration à l’employeur et l’enregistrement du contrat doit être fait ;
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