L’Extrait Kbis: définition, utilité, coût et conditions d’obtention

Qu'est-ce que le Kbis ?

L’extrait Kbis est un document administratif très important, puisqu’il est le seul document qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. En effet, toute entreprise doit, en tant que personne physique ou personne morale s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés ( RCS ) lors de sa création. Ainsi, toute société civile ou commerciale doit absolument être inscrite dans ce registre et l’extrait Kbis permet à l’entreprise d’attester de son inscription au RCS. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce (ou du tribunal d’instance, ou même de grande instance pour l’Alsace-Moselle).

Pour information, on peut écrire Kbis ou k-bis. Les deux orthographes sont acceptées.

À quoi sert le Kbis ?

Le Kbis est indispensable pour réaliser de nombreuses formalités, notamment pour :

• débloquer les fonds présents sur le compte bancaire de la société

• obtenir un prêt bancaire professionnel

• réaliser des achats divers au nom de la société (pour prouver l’existence légale de l’entreprise auprès d’un fournisseur)

• répondre à un appel d'offre public

Les informations mentionnées dans le Kbis

Pour être valable et complet, l’extrait Kbis doit être signé par le Greffier du Tribunal de Commerce et doit comporter les mentions suivantes :

• le greffe dont relève la société

• la date de création de la société

• son statut juridique ( SARL , EURL , SAS , SASU , …)

• son capital social

• sa durée de vie

• les noms, prénoms, dates et communes de naissance, nationalités des représentants légaux

• l’adresse du siège social (domiciliation) et celle des différents établissements secondaires

• le numéro de SIREN et le numéro de SIRET de la société

• son code APE (ou NAF) et son objet social

• sa raison sociale, son sigle le cas échéant

• son nom de domaine (adresse Web), le cas échéant

• la date de délivrance du Kbis (date de signature par le greffier)

• la mention d’une procédure collective en cours à la date de délivrance du Kbis, le cas échéant (redressement judiciaire, liquidation judiciaire…)

La durée de validité du Kbis

Le Kbis certifie l’existence juridique et les informations relatives à la société à la date de signature de l’acte. Dans ce contexte, il n’a pas de durée de validité légale, mais généralement, les organismes officiels sollicitent un extrait de moins de 3 mois pour être sûr d’obtenir les informations actualisées, qui peuvent être amenées à évoluer (procédure collective, adresse, capital social ...).

Il convient tout de même de conserver précieusement les K-bis précédents. En tant que carte d’identité de votre entreprise à un instant précis, ils pourront toujours vous être utiles.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Les informations communiquées par le RCS sont publiques. Ainsi, toute personne le souhaitant peut obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise donnée. Pour se faire, il faut connaître la dénomination sociale de l’entreprise ou son numéro SIREN.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Les extraits Kbis peuvent être délivrés :

• Auprès du greffe du tribunal de commerce auquel est inscrite l’entreprise, qui est son CFE (Centre de Formalités des entreprises) compétent

• Via le site Infogreffe, qui regroupe tous les Greffes des Tribunaux de commerce de France

Il est aussi possible d’obtenir les informations contenues sur le K-bis d’une entreprise sur des sites spécialisés tels que www.societe.com. Il convient tout de même de noter que les éléments inscrits sur ces documents sont mis à jour avec un certain décalage (entre 2 et 4 semaines).

Attention, seuls les extraits délivrés par le greffe et le site d’Infogreffe (signés par le Greffier du Tribunal de Commerce) font foi pour toutes les démarches administratives.

Combien coûte un extrait K-bis ?

Les extraits Kbis en version papier

Les 4 premiers exemplaires d’extraits Kbis qui font suite à la création de la personne morale ne sont pas facturés par le greffe, car la société a versé, en amont, des frais d’immatriculation.

Si vous voulez commander de nouveaux extraits Kbis, les envois suivants sont facturés, au 1er janvier 2021:

• 2.69 euros pour une commande de Kbis au greffe

• 4.03 euros pour une commande de Kbis par courrier

• 3.37 euros pour un envoi électronique

Ces tarifs, fixés par le greffe, sont susceptibles d’évoluer.

Obtenir un Kbis numérique gratuitement

Cette possibilité a été ouverte récemment pour les dirigeants d’entreprise. Ils peuvent obtenir un Kbis numérique gratuit. Pour ceci, il convient de se rendre sur monidenum.fr et une fois leur compte activé, les dirigeants peuvent accéder gratuitement à leur Kbis numérique. Cette formalité pour obtenir un extrait Kbis exige au dirigeant de confirmer son identité numérique et ensuite de se connecter à son espace grâce à des identifiants.

Quel est le délai d’attente pour l’obtention du Kbis ?

Le délai d’obtention d’un k-bis à la création d’entreprise

Il faut compter en moyenne entre 3 et 7 jours ouvrables après le dépôt de la demande d’immatriculation de l’entreprise pour obtenir un extrait Kbis suite à la création de l’entreprise.

Notez que lorsque le numéro Siren a bien été attribué par l’Insee, certains greffes délivrent des K-bis provisoires afin de faire gagner quelques jours aux créateurs d’entreprise pressés par le temps. Il faut pour cela se faire confirmer cette possibilité puis se rendre au greffe 48 ou 72 heures après le dépôt du dossier de création d’entreprise. Bien entendu, si l’extrait K-bis est provisoire, il en est de même pour le numéro RCS . Ce dernier ne sera fourni de façon définitive que dans le K-bis définitif qui sera consultable quelques jours plus tard.

Le délai d’obtention de l’extrait kbis en cours de vie sociale

Il en va de même si vous faites une demande d’extrait Kbis pendant la vie de l’entreprise. Vous recevrez le Kbis par voie postale dans un délai moyen similaire. Si vous faites une demande de Kbis en ligne, vous pourrez visualiser et télécharger l’extrait Kbis immédiatement et recevrez ensuite un exemplaire par voie postale.

Que risque-t-on si on n’a pas d’extrait Kbis ?

Immatriculer son entreprise, et donc obtenir l’extrait Kbis, est nécessaire car l’absence d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés peut être considérée par l’Urssaf comme un délit de travail dissimulé et vous fait encourir jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45000 d’amende.

Comment obtenir un extrait de Kbis auto-entrepreneur ?

Le Kbis ne concerne que les personnes morales. Cependant, depuis la “loi PINEL” en 2014, les micro-entreprises ont l’obligation d’être immatriculées au RCS. Les auto-entrepreneurs peuvent donc prouver leur existence légale au moyen d’un « extrait K ». L’extrait K prouve l’existence juridique de la micro-entreprise, et le statut de micro-entrepreneur. Il reprend les mêmes informations que l’extrait Kbis, mais il n’est pas un acte authentique signé par le greffier.

En ce qui concerne les personnes physiques, on parle de L pour l’établissement secondaire.

Vous recevrez un exemplaire à la déclaration de commencement d’activité. Par la suite, vous demanderez d’autres extraits K sur le site d’infogreffe.

Comment obtenir un Kbis pour une entreprise individuelle ?

Les entreprises individuelles ( EI ) et entreprises individuelles à responsabilité limitée ( EIRL ) ne sont pas concernées par le Kbis, elles obtiennent un extrait K. Si vous égarez votre exemplaire ou qu’il a plus de trois mois, vous pouvez en redemander un sur le site Infogreffe.

Comment obtenir un Kbis artisanat ?

L’activité artisanale n’étant pas une activité commerciale, il n’est donc pas concerné par le Kbis. Cependant, après s’être inscrits au Répertoire des métiers ( RM ), les artisans reçoivent un extrait D1.

Comment obtenir un Kbis association ?

Comme les associations n’ont en principe pas d’objet commercial, elles ne sont pas concernées par le Kbis. Cependant, elles peuvent en avoir un si elles émettent des obligations ou des titres de créances négociables ou si elles exercent des opérations de change manuel à titre habituel.