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Simplification de la déclaration d'embauche au 1er août 2011

Mis à jour le 11/03/2014

Le Décret du 16 Juin 2011 simplifie les formalités de la déclaration d’embauche au 1er Août 2011.


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Au 1er Août 2011, la déclaration d’embauche permettra d’accomplir l’ensemble des formalités suivantes :

  • Immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité social ;
  • Immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie ;
  • Affiliation de l’employeur au régime d’Assurance Chômage ;
  • Demande d’adhésion à un service de Médecine du Travail;
  • Demande de visite médicale d’embauche;

Quelles sont les mentions obligatoires de la déclaration d’embauche ?


La déclaration d’embauche doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ou numéro sous lequel les cotisations de sécurité sociale sont versées ;
  • Nom, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
  • Date et heure d'embauche ;
  • Nature et durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai, le cas échéant.

Quel est l’organisme destinataire de la déclaration d’embauche ?


La déclaration d'embauche de chaque salarié est adressée par l'employeur :

  • A l'URSSAF, lorsque le salarié intéressé relève de ce régime ;
  • A la MSA (Mutualité Sociale Agricole), lorsque le salarié intéressé relève du régime de la protection sociale agricole.

La déclaration d'embauche est réalisée auprès de l'organisme de recouvrement dans le ressort territorial duquel est situé l'établissement devant employer le salarié.


Quels sont les modes de transmission de la déclaration d’embauche ?


La déclaration d'embauche est adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche par l'un des moyens suivants :

  • Voie électronique. L'organisme destinataire communique immédiatement à l'employeur un numéro de dossier ;
  • Télécopie. L'avis de réception émis par l'appareil est conservé avec le document transmis par l'employeur jusqu'à réception du récépissé;
  • Lettre recommandée avec avis de réception, datée et signée de l'employeur, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. L'employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception du récépissé.

Quelle est la preuve de la déclaration d’embauche ?

Dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception de la déclaration d'embauche, l'organisme destinataire adresse à l'employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées.
A défaut de contestation par l'employeur des informations figurant sur ce document, dans le délai de 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document vaut preuve de la déclaration.
L'avis de réception comporte un volet détachable, mentionnant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche, que l'employeur remet sans délai au salarié.
Néanmoins, la conclusion d’un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration est suffisante à satisfaire à l’obligation d’information du salarié.
Il appartient à l’employeur de conserver l'avis de réception jusqu'à la remise au salarié du premier bulletin de paie.
 

Quels sont les documents à remettre au salarié ?


L'employeur doit remettre au salarié, lors de son embauche, un document reprenant les informations mentionnées dans la déclaration d'embauche.
En cas d'expatriation du salarié pour plus d’un mois, le document remis par l'employeur au salarié doit mentionner également :

  • La durée de l'expatriation ;
  • La devise servant au paiement de la rémunération ;
  • Les avantages en espèces et en nature liés à l'expatriation ;
  • Les conditions de rapatriement du salarié.
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