Les mentions prohibées et les obligations de conservation des fiches de paie

Une fois les mentions obligatoires respectées, établir une fiche de paie est-il un exercice libre ?Après avoir respecté les contraintes imposées par toutes ces mentions obligatoires, nous sommes en droit de penser que toutes les obligations légales ont été respectées dans l'établissement d'une fiche de paie. Ce n'est vrai qu'en partie, car de nouvelles mentions viennent se greffer aux mentions obligatoires : ce sont les mentions prohibées des fiches de paie.

Elles sont nettement moins nombreuses que les mentions obligatoires. Elles ne concernent que les heures de grève (pour les salariés grévistes) et les heures de représentation (pour les représentants du personnel).

Comment renseigner les heures de grève sur une fiche de paie ?

Les mentions "salarié en grève", "jour de grève" ou toute autre mention s'en rapprochant sont interdit sur une fiche de paie.
Par contre, il est normal d'indiquer sur le bulletin de paie le montant retenu sur le salaire mais les raisons ne doivent pas être clairement expliquées. Ainsi, pour établir la fiche de paie d'un salarié gréviste (ou ayant été gréviste), il est préférable d'utiliser une expression neutre telle que "absence non rémunérée".

Doit-on renseigner l'activité des représentants du personnel sur la fiche de paie ?

Parmi les mentions interdites, l'activité des représentants du personnel ne doit en aucun cas être mentionnée sur le bulletin de paie. Que les heures prises pour la représentation du personnel le soient sur les horaires de travail ou en heures supplémentaires, elles sont inscrites sur le bulletin de paie sans autre précision (en prenant néanmoins soin de répartir les heures normales des heures supplémentaires).

Si la description des activités de représentation fait partie des mentions prohibées de la fiche de paie, leur nature et leur montant doivent néanmoins être renseignés sur une fiche annexe au bulletin de paie.

Est-il obligatoire de conserver un double de chaque bulletin de paie ?

Pour chaque salarié, l'employeur doit garder un double de ses bulletins de paie. Ce double peut être exigé en cas de contrôle par l'inspection du travail, ou tout autre organisme habilité.
Le code du travail impose de les conserver 5 ans mais l'administration fiscale prescrit de les garder 6 ans. Il est possible de déroger à ces règles de conservation en ayant recours à la conservation numérisée.

Comment doit se faire la conservation des doubles de bulletin de paie ?

Les doubles de bulletin de paie doivent impérativement être conservés au sein de l'entreprise. S'il y a plusieurs établissements, ils seront conservés dans chaque établissement distinct.