Comprendre les buts et la portée de la fiche de paie

Avant de commencer la rédaction d'une fiche de paie, il est nécessaire d'en comprendre la portée.

Est-il réellement nécessaire d'établir un bulletin de paie?

A chaque fois que l'employeur rémunère son ou ses salariés, il doit leur délivrer la fameuse fiche de paie (ou bulletin de paie). Cette fiche de paie, qui n'est en fait qu'une feuille imprimée, est renseignée à la fois de données chiffrées et de renseignements textuels. Généralement, les salariés étant rémunérés mensuellement, le bulletin de paie est lui-même délivré mensuellement.

Faut-il établir une fiche de paie pour tous les salariés?

Cette fiche de paie concerne toutes les personnes salariées, ou travaillant à quelque titre que ce soit. Elle est délivrée quel que soit le lieu de travail, quel que soit le nombre d'employeurs, quelle que soit la rémunération (cela concerne aussi bien le montant que le type de rémunération), et n'est discriminante envers aucun mode de paiement ou type de contrat.

Existe-il des modalités pour remettre la fiche de paie au salarié ?

La remise du bulletin de paie au salarié est en principe libre (sauf si une convention particulière impose une forme particulière). La fiche de paie peut donc être remise au salarié en main propre, par voie postale ou par tout autre moyen.

Le bulletin de paie doit-il être forcément une fiche imprimée ?

Le législateur n'impose aucune condition de forme en ce qui concerne le bulletin de paie. Généralement, la fiche de paie est présentée sous forme de fiche imprimée ce qui est conseillé. Le bulletin de paie peut également être manuscrite mais ce procédé est de plus en plus rare. Dans ce cas, il doit être établi avec un procédé d'écriture indélébile.

Depuis le 14 mai 2009, l'employeur peut remettre aux salariés ayant donnés leur accord, des fiches de paie sous forme électronique. Pour cela, il faut que l'intégrité des données soit garantie (le format utilisé doit donc être non modifiable et l'entreprise doit se doter d'un logiciel sécurisé).

Comment simplifier une fiche de paie ?

Même s'il reste de nombreuses obligations, certains aspects de la fiche de paie peuvent être simplifiés :

• La fiche de paie n'est soumise à aucune obligation en termes de forme
• Il est possible de délivrer aux salariés consentant leurs bulletins de paie sous forme électronique
• Depuis 2005, il existe un bulletin de paie simplifié allégé et plus lisible. Cette nouvelle fiche de paie permet de regrouper en une seule ligne les montants collectés par les mêmes organismes et calculer sur la même assiette.

La fiche de paie constitue-t-elle une preuve du paiement du salaire ?

Ce n'est pas parce que le bulletin de paie a été accepté par le salarié que le salaire est présumé versé. L'employeur devra donc prouver par d'autres moyens que le salaire a bien été versé au salarié (par exemple à l'aide de pièces comptables).

Au final, c'est au salarié de prouver qu'il a le droit à une rémunération. Mais c'est à l'employeur de démontrer que le salaire a été effectivement versé. En cas de paiement en espèces, la simple signature d'un reçu par le salarié constitue une preuve de paiement (ce sera alors au salarié d'apporter la preuve de son non-paiement).