La gestion des notes de frais

Mis à jour le 27/02/2014

Dans notre système actuel, de plus en plus d’entreprises doivent assurer la mobilité de leurs collaborateurs afin de conquérir de nouveaux marchés, ou encore de trouver les meilleurs fournisseurs. Ces déplacements plus ou moins longs entraînent forcément des charges supplémentaires qui vont être directement imputées à l’entreprise. Une bonne politique de gestion des notes de frais permet d’assurer une certaine maîtrise des coûts et de procéder à un contrôle qui permet d’éviter les abus.

Trois systèmes de remboursements de frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels peut se faire au travers de trois méthodes différentes.

Le remboursement des frais réels tout d’abord. Dans ce cas, le collaborateur remet ses justificatifs (tickets de péages, reçus de stationnement, notes de restauration ou d’hébergement, ticket d’essence,… ) au service comptabilité ou ressources humaines, afin d’en percevoir le remboursement.

La deuxième méthode consiste à appliquer un montant forfaitaire aux frais. Il s’agit d’un barème forfaitaire établi par l’Urssaf et qui régit certains éléments de frais comme le montant d’un repas, la nuitée, et même les frais engagés dans le cadre d’un déménagement. Ce barème fixe également le plafond forfaitaire d’exonération des remboursements de frais sur l’assiette des cotisations sociales.

Enfin, l’on peut opter pour la déduction supplémentaire pour frais. Pour un remboursement plafonné à 7 600 € par an, les conditions de la mise en place de la DFS figurent elles aussi sur le site de l’Urssaf.

 

L’intérêt de se fier aux notes de frais

L’établissement de notes de frais permet d’avoir une vision claire de la dépense et d’en garder une trace certifiée comme exacte par le salarié, la direction, et un tiers qui s’avère être le fournisseur (par le biais d’un justificatif de restaurant, station-service,… ). Une bonne gestion des notes de frais passe par un transfert des documents à une date fixe, permettant ainsi d’accéder par la même occasion à une bonne gestion de la trésorerie disponible.

 

Les avantages fiscaux

Les remboursements de frais ne rentrent pas dans le montant imposable déclaré par l’employé. Les frais forfaitaires et frais réels représentent une somme déductible du bénéfice imposable pour l’entreprise. Les frais réels sont également exonérés de cotisations sociales, mais les frais forfaitaires le sont seulement à hauteur du plafond fixé par l’Urssaf.

 

Et la TVA ?

La TVA payée par l’entreprise au titre des frais professionnels ne peut en aucun cas être récupérée. Cela est valable aussi bien pour les employés que pour la direction.

 

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